Planuj, trzymaj ludzi odpowiedzialnych, komunikuj i komunikuj trochę więcej
To dobra definicja akademicka, ale co robią menedżerowie projektów?
Mówiąc wprost, zarządzają projektami. Być może jest to zbyt proste, ale to właśnie robią. W granicach etycznych robią wszystko, co jest konieczne do osiągnięcia celów projektu.
PMI definiuje projekt jako "tymczasową aktywność grupową zaprojektowaną w celu wytworzenia unikalnego produktu, usługi lub wyniku." Słowo unikatowe jest kluczem do tej definicji. Codzienne zadania nie obejmują projektów. Działania, które składają się na projekt, nie mają już miejsca po zakończeniu projektu.
Kierownicy projektów organizują zasoby - takie jak czas, pieniądze i ludzie - aby projekty były skuteczne. Po zakończeniu jednego projektu menedżerowie projektów przenoszą się na inny projekt.
Co robią menedżerowie projektu
Jeśli zadaniem kierownika projektu jest uporządkowanie zasobów, aby projekty były skuteczne, jak to się dzieje?
Kierownicy projektów planują projekty. Zasiadają ze sponsorami projektu, aby ustalić cele projektu. Biorą te cele i wypuszczają je w karcie projektu .
Karta projektu jest dokumentem, który formalizuje początek projektu. Karta projektu określa oczekiwania wysokiego poziomu projektu, takie jak kamienie milowe, budżet i ramy czasowe. Dokładne składniki kart projektów różnią się w zależności od organizacji.
Kierownik projektu i sponsor projektu omawiają, kogo chcą w zespole projektowym.
Kierownik projektu i sponsor zastanawiają się, w jaki sposób pozyskają tych ludzi do projektu. Sponsor projektu powinien mieć pozycję organizacyjną i być w stanie podejść do menedżerów wysokiego szczebla, aby pozyskać zasoby kadrowe dla projektu.
Pracownicy ci nie będą formalnie zgłaszać kierownikowi projektu, ale będą odpowiedzialni do kierownika projektu za wykonanie powierzonych zadań projektowych. Jest to być może najtrudniejsza sprawa w zarządzaniu projektami: kierownik projektu nie ma pełnej władzy menedżerskiej nad członkami zespołu projektowego. Ci ludzie mają inne zadania i priorytety poza projektem. Jeśli pojawią się problemy osobiste, menedżerowie projektów próbują poradzić sobie z nimi z członkiem zespołu projektowego, ale jeśli problemy te utrzymają się, kierownik projektu może musieć udać się do menedżera członka zespołu, aby osiągnąć rozwiązanie.
Gdy kierownik projektu zna swoje zasoby na projekt, kierownik projektu opracowuje plan projektu i strukturę podziału pracy (WBS). WBS dzieli kamienie milowe projektu na porcje, które można przypisać do jednej osoby. Zadanie nie musi być wypełniane przez jedną osobę, ale jedna osoba musi być odpowiedzialna za zadanie.
Kiedy kierownik projektu opracowuje WBS, zastanawia się, które zadania są od siebie zależne. Odpowiednio porządkuje zadania. Rozważa także mocne i słabe strony oraz inne zobowiązania członków zespołu projektowego.
Większość pracy kierownika projektu to komunikacja. W fazie planowania kierownik projektu i sponsor są w stałej komunikacji. Podczas spotkania inauguracyjnego kierownik projektu nadaje ton całemu projektowi. Po rozpoczęciu projektu kierownik projektu komunikuje się z członkami zespołu projektowego, sponsorami projektu i zainteresowanymi stronami . Interesariusze mogą być zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji. Kierownik projektu regularnie spotyka się z zespołem projektowym i w razie potrzeby spotyka się z poszczególnymi członkami zespołu. Kierownik projektu spotyka się również regularnie z sponsorem projektu, aby zapewnić, że projekt będzie realizowany zgodnie z oczekiwaniami sponsora projektu.
Gdy projekt dobiega końca, kierownik projektu musi się komunikować, aby upewnić się, że wszystko się zgadza. Po zamknięciu kierownik projektu dokumentuje i przekazuje wnioski wyciągnięte z projektu.
Organizacje rządowe często nakładają na menedżerów projektów duże wysiłki przy użyciu komponentów technologii informacyjnej, takich jak ważne aktualizacje oprogramowania i odświeżenia sprzętu. Mniejsze projekty dotyczące technologii informatycznych mają większe szanse na posiadanie formalnych struktur zarządzania projektem niż mniejsze projekty bez konsekwencji technicznych. Menedżerami projektów dla tych mniejszych projektów nietechnicznych mogą być pracownicy, którzy nie mają przeszkolenia w zarządzaniu projektami i którzy mają zamiar ominąć pracę.
Wiele osób popada w zarządzanie projektami od bycia zmuszonym do zmagania się. Pochodzą z różnych środowisk. Niezależnie od tego, czy są policjantami , kierownikami kontraktów, specjalistami ds. Programów nauczania , urzędnikami ds. Informacji publicznej czy czymś innym, zaczynają jako eksperci merytoryczni, którzy mają umiejętności organizacyjne i kończą pracę jako menedżerowie projektów. Gdy zdobędą trochę doświadczenia i szkolenia, stwierdzą, że lubią zarządzać projektami. Poszukują większych możliwości zarządzania projektami, szkoleń podnoszących ich kwalifikacje i być może certyfikatów, aby zapewnić sobie większą wiarygodność i możliwości zatrudnienia.
Charakterystyka kierowników projektów
Istnieje kilka cech wspólnych wśród odnoszących sukcesy kierowników projektów. Dzięki tym cechom kierownicy projektów są na dobrej drodze do realizacji celów swoich projektów.
Kierownicy projektów muszą być godni zaufania. Aby zainteresowane strony i członkowie zespołu projektowego mogli ufać, że projekt się powiedzie, muszą zaufać menedżerowi projektu. Niezależnie od tego, czy wszystko idzie dobrze, czy nie, kierownik projektu musi być otwarty i szczery na temat tego, co dzieje się z projektem. Taka szczerość zwiększa wiarygodność kierownika projektu. Ludzie wiedzą, że otrzymają wiarygodne informacje bez względu na to, co dzieje się w projekcie.
Menedżerowie projektów są ekstrawertyczni. Ekstrawersja to dobra jakość dla menedżerów projektów, ponieważ stale komunikują się. Niezależnie od tego, czy komunikuje się ze sponsorem projektu, zainteresowanymi stronami czy członkami zespołu, menedżerowie projektów muszą maksymalnie wykorzystać możliwości rozpowszechniania i zbierania informacji. Introwertyczni menedżerowie projektów mogą odnieść sukces; Muszą jednak zmusić się do opuszczenia swojej strefy komfortu.
Planowanie ma kluczowe znaczenie dla sukcesu w zarządzaniu projektami. Kierownicy projektów muszą być planistami, nie tylko po to, aby stworzyć dobry plan, ale także podążać za planem i wiedzieć, kiedy ten plan wymaga zmiany. Kierownicy projektów trzymają się planu, dopóki nie spełni on już wymagań projektu. Następnie wprowadzają korekty w locie, aby zapewnić realizację celów projektu. Przekazują zmiany potrzebnym odbiorcom.
Kierownicy projektów nie zawsze są ekspertami w temacie swoich projektów. W przypadku większych projektów praktycznie żaden menedżer projektu nie może być ekspertem we wszystkich aspektach projektu. Właśnie dlatego zespoły są tak ważne. Aby wyeliminować brak wiedzy merytorycznej kierownika projektu, menedżerowie projektów muszą być zorientowani na dane. Muszą naciskać członków swojego zespołu, aby dać im weryfikowalne dane, aby udowodnić, że projekty postępują tak, jak powinny. Kiedy podejmowane są kluczowe decyzje dotyczące czasu, jakości i zakresu, menedżerowie projektów potrzebują danych, aby określić, co należy zrobić.
Ponieważ menedżerowie projektu potrzebują danych, powinni być analityczni. Muszą być w stanie przeciąć uprzedzenia i emocje, aby znaleźć odpowiednie informacje i zastosować je w procesie podejmowania decyzji.
Certyfikaty Project Managers Can Earn
Ponieważ zarządzanie projektem przekształciło się w odrębną dyscyplinę, wzrosła wartość certyfikatów. W rzeczywistości, wiele ogłoszeń o pracę w sektorze publicznym i prywatnym pokazuje, że pracodawcy wymagają lub wolą, aby rekrutowano nowych pracowników. Osoby z długimi historiami pracy w zarządzaniu projektami mogą nie potrzebować certyfikatów, ale ci nowi w tej branży muszą ich realizować. Im więcej osób wejdzie w obszar zarządzania projektami, tym więcej ludzi będzie musiało się wyróżnić jako kompetentnych.
W USA najbardziej rozpowszechnioną certyfikacją dla kierowników projektów jest Project Management Professional, czyli PMP®, oferowany przez PMI. Aby uzyskać referencje PMP®, kierownik projektu spełnia wymagania edukacyjne, dotyczące doświadczenia i szkolenia. Wymagania te można spełnić na jeden z dwóch sposobów. Po pierwsze, kierownik projektu musi mieć dyplom ukończenia szkoły średniej, pięcioletnie doświadczenie z 7500 godzinami zarządzania projektami i 35 godzin odpowiedniego szkolenia. Po drugie, kierownik projektu musi mieć tytuł licencjata, trzy lata doświadczenia z 4500 godzinami zarządzania projektami i 35 godzin odpowiedniego szkolenia.
Po spełnieniu tych wymagań kierownik projektu musi złożyć wniosek wraz z PMI i przystąpić do egzaminu. Egzamin ten opiera się na systemie zarządzania projektami lub PMBOK®.
W sumie PMI oferuje dziewięć certyfikatów zarządzania projektami. PMP® i łatwiejszy do uzyskania certyfikat Certified Associate w Project Management lub CAPM® , są dwie ogólne certyfikaty PMI. Pozostałe siedem certyfikatów dotyczy określonych aspektów zarządzania projektem - takich jak analiza biznesowa, planowanie i zarządzanie ryzykiem - lub konkretne metody zarządzania projektami - takie jak Agile i OPM3.
Wynagrodzenia Kierownicy projektów Zarabiaj
Podobnie jak w przypadku niemal każdej pracy, która istnieje zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym, ci, którzy pracują dla rządu, mogą spodziewać się zarobić nieco mniej niż ich odpowiednicy z sektora prywatnego. Organizacja rządowa ma lepsze pakiety świadczeń niż prywatne firmy.
Menedżerowie projektów na początku swojej kariery robią mniej niż ci, którzy mają więcej doświadczenia. Gdy menedżerowie projektów zdobywają doświadczenie, mogą zarządzać wyższymi wynagrodzeniami.