Audytorzy wewnętrzni przeszukują biznes innych ludzi. Na pozór brzmi to tak, jakby wstawiali się tam, gdzie nie należą, ale w rzeczywistości odgrywają kluczową rolę w ochronie ich organizacji.
W trakcie kariery w służbie publicznej istnieje duża szansa, że będziesz musiał odpowiedzieć na pytania, które stanowią audytorzy wewnętrzni. Te pytania mogą pochodzić z wielu różnych powodów, a bardzo niewiele z nich oznacza, że jesteś oskarżony o wykroczenie. W ogromnej większości okoliczności zbierają tylko informacje. Na przykład mogą próbować zrozumieć, jak funkcjonuje Twoja część organizacji.
Nie ma potrzeby zwiększania napięcia, gdy audytor wewnętrzny z tobą rozmawia. Audytorzy wewnętrzni to profesjonaliści, którzy jedynie próbują wykonać swoją codzienną pracę. To prawda, że ich praca może sprawić, że ty i inni poczujecie się niekomfortowo. Wskazują słabości systemów i zalecają działania naprawcze.
Ale w końcu sprawiają, że ich organizacje działają lepiej, a twoje reakcje na ich pytania są niezbędne, aby tak się stało. Oto trzy wskazówki dotyczące reagowania na audytorów wewnętrznych, gdy pukają do twoich drzwi.
01 Odpowiedz szczerze.
Audytorzy wewnętrzni wiedzą, kiedy coś się nie zgadza. Nie dawaj im powód, by wątpić w swoją wiarygodność, będąc czymś mniej niż całkowicie uczciwym.
Jeśli nie znasz odpowiedzi na pytanie, nie próbuj blefować na swój sposób. Po prostu skończysz, wyglądając głupio, kiedy znajdą właściwą odpowiedź. O wiele lepszym wyborem jest po prostu stwierdzenie, że nie znasz odpowiedzi. Jeśli jest to coś, co możesz dla nich wyszukać, zaproponuj to. Mogą Cię zainteresować ofertą lub mogą mieć już pomysły na uzyskanie odpowiedzi.
Kiedy uważasz, że audytorzy wewnętrzni mogą nie lubić twojej odpowiedzi, nie wahaj się dać odpowiedzi. Chcą zrozumieć rzeczy, które faktycznie istnieją, więc nawet jeśli odpowiedź nie jest tym, co ułatwi ich pracę lub czego oczekują, muszą znać prawdę.
02 Załóżmy, że nie wiedzą nic o twojej specjalizacji.
Audytorzy wewnętrzni to zwykle ludzie żyjący w zgodzie, ale nie mogą być ekspertami we wszystkim. Niektórzy koncentrują się na szkoleniu zawodowym i pracują nad poszczególnymi aspektami audytu wewnętrznego, takimi jak systemy informacyjne lub finanse, ale nie zakładaj, że znają twój obszar specjalizacji.
Brzmi to jak podane, ale przy opisywaniu procesów można łatwo użyć żargonu lub pominąć kroki. To, co jest dla ciebie bezmyślnym działaniem, prawdopodobnie nie dotyczy audytora wewnętrznego, który chce zrozumieć twoje procesy biznesowe. Pomyśl o każdej podejmowanej akcji. Coś, co może wydawać ci się jednym krokiem, może być kilka kroków, które połączyłeś w swoim umyśle przez lata powtarzania.
Nawet jeśli rozmowa wydaje się nużąca i zbyt prosta, pamiętaj, że audytorzy wewnętrzni próbują rozkładać procesy na ich najmniejsze działania. Tylko wtedy mogą znaleźć miejsce, w którym procesy mogą pójść nie tak.
03 Połącz kropki dla nich.
Nie tylko audytorzy wewnętrzni dekonstruują procesy do najmniejszych bitów, ale także poszukują powiązań między ludźmi i procesami. Szukają oni wszystkich osób zaangażowanych w proces, aby zobaczyć, kto musi być zaangażowany, kto nie jest zaangażowany, ale musi nim być, w jaki sposób osoby te wchodzą w interakcje i czy istnieją wystarczające mechanizmy kontrolne, aby zapobiegać oszustwom, marnotrawstwu lub nadużyciom.
Odpowiadając na audytorów wewnętrznych, wskaż, gdzie ty i twoje procesy wchodzisz w interakcję z innymi i ich procesami. Łączenie takich kropek daje wyraźniejszy obraz tego, jak organizacja działa jako całość. Takie informacje dają także audytorom wewnętrznym możliwość wyboru z kim rozmawiać i gdzie znaleźć dodatkowe informacje.