Keep Project Moving Forward
Przyjrzymy się także niektórym narzędziom do zarządzania zmianami, z których można korzystać, oraz temu, w jaki sposób zarządza się zasięgiem projektu.
Zanim jeszcze porozmawiamy o procesach lub narzędziach, chcę omówić twój pogląd na zmiany.
Akceptuj zmiany się zdarzają
Zmiany mogą nastąpić w dowolnym momencie cyklu życia projektu .
Najłatwiejszym sposobem zarządzania zmianami w projektach mniejszym bólem głowy jest wiedzieć, że tak się stanie i zaplanować to.
Posiadanie strategii pozwalających radzić sobie ze zmianami, zanim się to stanie, to najszybszy sposób, aby wszyscy mieli dostęp do tego, co będzie inne.
Zdefiniowany, uporządkowany proces zarządzania zmianami jest najlepszym miejscem do rozpoczęcia. To Twój przewodnik po tym, co się stanie, jeśli ktoś zasugeruje, że projekt powinien robić coś innego niż to, co jest obecnie planowane i dobry sposób na uniknięcie niepowodzenia projektu.
Proces zarządzania zmianą
Proces zarządzania zmianami wygląda następująco:
- Otrzymuj informacje o zmianie
- Oceń zmiany, w tym zaplanuj, ile pracy będzie
- Przygotuj rekomendację, czy warto iść dalej.
- Następnie otrzymasz od sponsora projektu decyzję, czy powinieneś wprowadzić zmianę, czy nie.
Spójrzmy na każdy z tych kroków po kolei.
Otrzymuj informacje o zmianie
Otrzymasz prośbę o zmianę projektu. Możesz otrzymywać informacje na setki różnych sposobów: na spotkaniu, przez e-mail, telefon, na korytarzu, gdy wieczorem wybiegasz z biura. Najlepiej, jeśli otrzymasz informację o formularzu zmiany, ale powinieneś wiedzieć, że w rzeczywistości wielu ważnych interesariuszy uważa, że wypełnianie tego rodzaju dokumentów jest zadaniem kierownika projektu. I w twojej firmie może być.
Użyj swojego szablonu żądania zmiany projektu (więcej o tym za minutę), aby uchwycić wszystkie szczegóły wniosku, jednak nieoficjalnie przybywają z tobą. Następnie uruchom formularz obok inicjatora, aby wiedzieć, że dokładnie odzwierciedlasz to, czego chcą.
Pamiętaj, że zmiany mogą również dotyczyć podejmowania ćwiczeń. Nie zawsze zakładaj, że zmiany będą dotyczyły wprowadzania pracy. Proces jest taki sam, niezależnie od tego, czy zwiększasz, czy zmniejszasz zakres projektu.
Przeprowadzić ocenę zmian
Przyjrzyj się szczegółowo prośbie o zmianę. Będziesz oceniać wpływ na:
- Harmonogram
- Dokumentacja
- Prace wykonane do tej pory i nadal pracują
- Budżet
- Miary jakości
- Zakres
- Dostępność zasobów.
Na przykład zmianę oprogramowania można oszacować na 5 dni.
To nie tylko doda 5 dni do harmonogramu, ponieważ spowoduje wypchnięcie kolejnego zadania i przeniesienie go w czasie, w którym kluczowy zasób jest na wakacjach. To zadanie również musi zostać przeniesione, więc ogólnie rzecz biorąc, zmiana ta spowodowałaby dodanie 8 dni do harmonogramu. Kosztowałoby to 5 tys. $, A dodatkowe 8 dni popycha nas na kolejny miesiąc z umową dostawcy, więc trzeba wziąć pod uwagę także koszty. Jakość pozostaje taka sama, ale zmiany zakresu obejmują wprowadzenie nowej zmiany. Cała odpowiednia dokumentacja musiałaby zostać zaktualizowana, łącznie z planem projektu i podręcznikami szkoleniowymi, które już się rozpoczęły.
Jak widać, prosta 5-dniowa zmiana może mieć szerokie skutki. Ważne jest, aby wiedzieć o nich wszystko, zanim zdecydujesz, czy dokonać zmiany, czy nie, ponieważ posiadanie pełnego obrazu może zmienić wynik.
Przygotuj i przedstaw rekomendację
Teraz już wiesz, jaki wpływ może mieć zmiana, że możesz zalecić, czy warto ją realizować.
W niektórych przypadkach nie będzie, ponieważ postrzegana korzyść będzie mniejsza niż koszt. W innych przypadkach może tam być wystarczająca korzyść, aby zrekompensować koszty wykonania dodatkowej pracy. W jeszcze innych przypadkach może się okazać, że zmiana będzie miała negatywny wpływ na koszty, ale nic nie można z tym zrobić, ponieważ jest to kwestia regulacyjna lub zgodności, lub z innych przyczyn wewnętrznych, takich jak restrukturyzacja organizacyjna.
Uzyskaj decyzję
W przypadku niewielkich zmian, które mieszczą się w limicie autoryzacji, możesz podjąć decyzję, czy zaakceptować zmianę, czy nie sam (przy odpowiednim wprowadzeniu przez zespół). Wszystko większe powinno być zatwierdzone przez sponsora projektu lub projekt.
Pamiętaj, aby wrócić i powiedzieć komuś, czy ich zmiana została odrzucona. Chcesz uniknąć irytowania swoich interesariuszy projektu, jeśli możesz!
Zmień narzędzia zarządzania
Istnieje wiele narzędzi do zarządzania zmianami, które można wykorzystać w celu ułatwienia i usprawnienia tego procesu. Polecam:
- Lista kontrolna lub mapa procesów przedstawiająca dokładnie to, co muszą zrobić, aby podnieść zmianę zakresu projektu.
- Formularz żądania zmiany szablonu. To może być w trybie online za pośrednictwem zautomatyzowanego przepływu pracy.
Spójrzmy teraz na to, co przechodzi do wniosku o zmianę projektu.
Co przechodzi do wniosku o zmianę projektu
Formularz wniosku o zmianę projektu powinien zawierać:
- Nazwisko osoby składającej wniosek o zmianę ("wnioskodawca").
- Niepowtarzalny identyfikator, taki jak numer zmiany (możesz dodać to później, ponieważ jest mało prawdopodobne, aby któraś z osób podnoszących prośbę i przy użyciu formularza wie, co umieścić w tym polu).
- Opis proponowanej zmiany z tak dużą ilością szczegółów, jak tylko jest to możliwe.
- Kategoria zmiany. Najlepiej, jeśli przygotujesz tę sekcję w ten sposób, aby zaznaczyć tylko to pole. Jest to dobre miejsce na odnotowanie, czy zmiana ma związek z regulacją lub wewnętrzną zgodnością, jak gdyby była (naprawdę), wtedy można ominąć wiele etapów planowania i oceny i po prostu się z tym uporać.
- "Dlaczego" zmiany. Jakie jest uzasadnienie tego działania? Dlaczego żądający tego chce?
- Wpływ zmiany na różne elementy projektu, w tym czas, koszty, jakość, zakres. Mogą nie mieć wszystkich szczegółów, więc być może będziesz musiał pracować z nimi podczas etapu oceny zmian, aby wypełnić puste pola. Powinni ukończyć tak dużo, jak tylko mogą. Minimalne, którego szukasz w tym miejscu, to potwierdzenie, że zwiększy, zmniejszy lub zmieni istniejące parametry projektu.
W dolnej części formularza wniosku o zmianę będzie kilka szczegółów, które należy wpisać, gdy zmiana jest dalej omawiana. Twój szablon powinien również zawierać miejsce na:
- Zmień decyzję: Zaakceptuj, Odrzuć lub Odrocz
- Imię i nazwisko osoby podejmującej decyzję (lub grupę) wraz z datą podjęcia decyzji i ewentualnymi dodatkowymi uwagami.
Osoba składająca wniosek nie będzie znała jeszcze wyniku - nikt nie będzie - więc te pola pozostaną puste, dopóki właściwa grupa nie spotka się w celu omówienia twojego zalecenia i podjęcia decyzji.
Zmiany i zarządzanie zakresem projektu
Zarządzanie zakresem projektu jest głównym sposobem kontrolowania tego, co jest w projekcie, a co nie. Po otrzymaniu zmiany zakresu projektu należy zastanowić się, w jaki sposób wpływa ona ogólnie na projekt. Twój proces zarządzania zmianami pomaga ci to zrobić, a ustawienie go w kontekście sprawia, że zarządzanie zmianami to niewielka część zakresu zarządzania.
Warto tutaj wspomnieć o Przewodniku po Zarządzaniu Wiedzą (PMBOK® Guide) - Piąta Edycja obejmuje zarządzanie zmianą projektu, ponieważ nie jest tak intuicyjne, jak mogłoby się wydawać. Przewodnik PMBOK® zawiera proces zwany "zasięgiem kontroli" w sekcji Zarządzanie obszarem projektu i jest to świetne miejsce do rozpoczęcia. Jednak proces zarządzania zmianami w projektach musi być obsługiwany w bardziej zintegrowany sposób, co znajduje odzwierciedlenie w tekście. Użytkownicy PMBOK® Guide powinni również odwołać się do procesu Przeprowadzaj Zintegrowaną Kontrolę Zmiany, ponieważ określa to, w jaki sposób wszystko łączy się ze sobą.
Aby zostać PMP, musisz zrozumieć, w jaki sposób przewodnik PMBOK® obejmuje zarządzanie zmianami, ponieważ to jest to, co zostanie zbadane. Należy jednak pamiętać, że proces zarządzania zmianami, którego faktycznie używasz w swoich projektach, musi być zintegrowany, łatwy do naśladowania i praktyczny.
5 sposobów, aby pomóc swojemu zespołowi w procesie zmiany
Twój zespół projektowy ma kluczowe znaczenie dla powodzenia Twojego projektu, dlatego warto mieć go na głowie, gdy zarządzasz zmianami w projekcie.
Oto 5 sposobów, które możesz pomóc im szybko pogodzić się z procesem zarządzania zmianami projektu.
1. Rozmawiaj o zmianach. Poinformuj ich, że zmiany w projektach są normalne i że powinni się tego spodziewać.
2. Udostępnij proces. Powyżej rozmawialiśmy o procesie zarządzania zmianą, ale nie przychodzi to naturalnie do wszystkich. Członkowie twojego zespołu nie będą wiedzieli, co robić i czego się od nich oczekuje, chyba że im powiesz. Przygotuj briefing, aby przejść z nimi proces i daj znać, jaka będzie w nim rola.
3. Ułóż to łatwo. Kiedy projekt przechodzi przez zmianę zakresu, może to być dość dezorientujące. Harmonogram jest zły, budżet może być inny, wymagania są z pewnością inne. Zespół może znaleźć zmianę niepokojącą, szczególnie dużą lub taką, która odwraca decyzję, którą wcześniej uważano za osadzoną w kamieniu (tak, tak się dzieje). Spraw, aby proces był dla nich tak łatwy, jak to tylko możliwe.
4. Bądź tam, aby pomóc. Nowy sposób pracy zajmuje trochę czasu do spania. Jeśli wcześniej zarządzałeś zmianami projektu w sposób nieformalny (lub wcale), zmiana procesu formalnego może zająć trochę czasu, aby stać się "sposobem, w jaki robimy tutaj różne rzeczy". ". Powiedz zespołowi, że jesteś tam, aby im pomóc, jeśli chcą przejechać coś obok ciebie.
5. Nie bój się powiedzieć "nie". Nie wszystkie zmiany są sensownymi propozycjami. Pozwól swojemu zespołowi dowiedzieć się, że jeśli czują silną wolę, aby zmiana nie była właściwa dla projektu w tym momencie, to będziecie w stanie utrzymać się przy tej rozmowie z żądającym zmiany.
Brak skutecznego zarządzania zmianami to jeden ze sposobów, w jaki można wykoleić projekt , więc uważaj. Uzbrojone w te informacje możesz teraz zacząć kontrolować zmiany projektu.