I co możesz zrobić inaczej, aby zespół dobrze współpracował
Ale łatwo ich drażnić. A kiedy tak się stanie, mogą przekształcić się w ludzi, którzy nie chcą już nic wspólnego z twoim projektem.
To ogromne ryzyko dla menedżera projektu, ponieważ potrzebujesz pomocy i wsparcia, aby odnieść sukces. Bez ich wkładu możesz nie być w stanie dostarczyć swojego projektu. Oto sposoby na drażnienie swoich interesariuszy projektu i to, co powinieneś robić zamiast tego.
Brak komunikacji
Komunikacja powinna stanowić około 80% tego, co robisz jako kierownik projektu. Kiedy nie powiesz swojemu zespołowi, dostawcom lub klientom, co się dzieje, szybko się denerwują. Co gorsze, wypełniają luki wyjaśnieniem, co się dzieje, co prawdopodobnie nie jest dokładne i może być szkodliwe dla reputacji projektu.
Zamiast tego przygotuj przejrzyste raporty z projektów. Spotkaj się z nimi indywidualnie iw grupach i informuj ich na każdym kroku. Przygotuj plan komunikacji projektu i przeprowadź analizę interesariuszy, abyś mógł dowiedzieć się, kto potrzebuje usłyszeć, co i kiedy powinien usłyszeć.
W przypadku braku ich opinii
Komunikacja to jedno, ale to zazwyczaj dotyczy aktualizacji statusu i śledzenia projektu. Trzeba zrobić więcej, aby zaangażować ich w projekt. Może to denerwować ludzi, którzy są ekspertami w danej dziedzinie i nie pytają o ich wkład w coś, do czego mają wysokie kwalifikacje.
Kierownicy projektów mogą wpaść w pułapkę wierząc, że muszą zrobić wszystko i podejmować wszystkie decyzje samodzielnie, ale w rzeczywistości tak nie jest.
Zamiast tego poproś ich opinię o tym, jak poradzić sobie z problemami z projektami w miarę ich pojawiania się. Weź pod uwagę ich opinie. Nie musisz robić tego, co proponują, ale pomaga budować relacje, jeśli słuchasz. Możesz to zrobić poprzez spotkania w ramach projektu i być dostępnym do słuchania, gdy przyjdą do ciebie z sugestiami. Jeśli to Twój zespół, upewnij się, że ma on odpowiednią możliwość przedstawienia swoich poglądów.
Wierząc, że Twoje kwalifikacje dają ci moc Superpower
Bycie PMP® nie czyni Cię najlepszym na świecie menedżerem projektu (choć może to trochę pomóc). Posiadanie certyfikatu PRINCE2® Practitioner, APMP lub jakiegokolwiek innego oznaczenia zarządzania projektem nie sprawi, że będziecie bez zarzutu.
Ciągłe mówienie o swoich kwalifikacjach i o tym, jak książki to robią, jest pewnym sposobem na drażnienie swoich interesariuszy. Nie chcą słyszeć o twoich świetnych wynikach na egzaminie ani o tym, jak stosujesz metodologię do swojego projektu. W rzeczywistości wszystko, czego chcą, to to, że projekt idzie dobrze. Nie obchodzi ich, jak się tam dostać, przez większość czasu.
Nie zakładaj, że masz kwalifikacje i wiesz, jak zarządzać ryzykiem, na przykład, że nie zostaniesz złapany przez ryzyko projektu.
Zdarza się to najlepszemu z nas! Więc lepiej być pokornym i oddanym, wykorzystując swoje umiejętności w praktyczny sposób, nie wierząc, że stawiają cię ponad swoimi rówieśnikami.
Twoje kwalifikacje powinny zamiast tego po cichu dać ci pewność, że wykonasz swoją pracę najlepiej jak potrafisz, ale przekonasz się, że wiele osób, które pracują jako menedżerowie projektów, posiada certyfikaty. W rzeczywistości wiele osób, które pracują w branżach specjalistycznych, posiada certyfikaty, a dla wielu firm poświadczenia w twojej dziedzinie wiedzy, czy to architektura, rachunkowość czy zarządzanie projektem, są po prostu czynnikiem higieny.
Nie oczekuj, że twoi interesariusze będą pod wrażeniem i nie mów o nich przez cały czas. Zademonstruj swoje umiejętności, dobrze dostarczając projekt i pokazując, w jaki sposób wykorzystujesz wiedzę, której nauczyłeś się w klasie.
Zmiana terminu
Kiedy wszyscy zapisali się do etapów projektu i wiedzą, co się dzieje, kiedy wszyscy mogą harmonijnie pracować jako jeden zespół. Kiedy zmieniasz terminy i nikomu nie mówisz, wtedy ludzie zaczynają się denerwować.
Zmiana dat ma ogromny wpływ na pracę innych ludzi. Być może zarezerwowali urlop w czasie swojej krytycznej pracy nad projektem. Być może trzeba było zasypać zasoby w innych zespołach, ponieważ w danym momencie ktoś jest potrzebny w projekcie. Jeśli zmienisz daty bez zrozumienia całego tego tła, możesz narazić projekt na ryzyko.
Twój sponsor projektu zamiast tego zrozumie, jeśli nie uda ci się osiągnąć ustalonych celów. Wszystko się zmienia. Dodano nowe elementy do zakresu projektu lub rzeczy wyjęte. Ale twoim zadaniem nie jest ustalanie samych terminów zmian. Pracuj z zespołem projektowym, aby zrozumieć wpływ zmian. Następnie zaproponuj rozwiązanie swojemu sponsorowi projektu, wyjaśniając uzasadnienie zmiany dat.
Upewnij się, że wszyscy interesariusze są świadomi zmian i ich wpływu na ich pracę. Następnie, za zgodą wszystkich, dokonaj zmiany i zaktualizuj dokumentację projektu. Nigdy nie należy po prostu wprowadzać zmian w datach, nie informując o tym reszty zespołu.
Marnowanie ich czasu
Spotkania! Wszyscy je kochamy, prawda? Powinny być wydajne, dobrze zarządzane i wspaniale wykorzystywać czas wszystkich. Ale nie zawsze tak jest. Wielokrotnie zainteresowane strony skarżą się, że zmarnowały swój czas na spotkaniach. Nie było porządku, a decyzja, której się spodziewali, nie została podjęta, ponieważ w pokoju znajdowali się niewłaściwi ludzie.
Masz również inne możliwości marnowania czasu - to nie tylko spotkania. Nie zagracaj ich skrzynki odbiorczej, umieszczając je w kopii wiadomości e-mail, gdy nie muszą być. Zamiast tego, zainteresowane strony zaangażowane w projekty mają także inne zadania, więc muszą mądrze wykorzystywać swój czas. Upewnij się, że twoje spotkania mają plan. Zaplanuj je, zaproś odpowiednich ludzi i upewnij się, że będziesz śledzić ich później.
Wysyłaj tylko e-maile do odpowiednich osób. Jeśli chcesz kogoś dodać, upewnij się, że rozumie on, dlaczego jest to dla nich ważne, i unikaj przerażającej "odpowiedzi wszystkich" tak daleko, jak to tylko możliwe. Po prostu bądź świadomy tego, że inni ludzie są zajęci i że twój projekt nie jest przez cały czas najwyższym priorytetem (jeśli tak jest w każdym momencie).