I jak możesz je zbudować
Słyszeliście o książce Stephena Coveya "Siedem nawyków wysoce efektywnych ludzi" . Dziś spójrzmy na 10 nawyków, którymi dzielą się bardzo dobrze zarządzający projektami.
Widziałem te nawyki, o których często wspominano w ocenach wydajności i przeglądach końcowych, w których klient, zespół lub sponsor przekazuje informacje zwrotne do kierownika projektu.
Nie musisz mieć 10-letniego doświadczenia, aby pomyślnie osiągnąć sukces za każdym razem. Zmieniając przyzwyczajenia i szlifując swoje umiejętności, możesz drastycznie zwiększyć szanse powodzenia projektu (i dać sobie mniej stresujący czas w pracy).
I w żadnej kolejności (z wyjątkiem numeru 10) zacznijmy!
Korzystanie z właściwego zespołu
Najbardziej skuteczni i skuteczni menedżerowie projektów znają możliwości swoich członków zespołu. Oznacza to, że mogą przydzielić odpowiednią pracę odpowiednim osobom.
Użycie niewłaściwego zasobu w zadaniu może spowodować, że trwa ono dłużej lub źle. Pomaga poznać mocne i słabe strony osób pracujących z tobą, abyś mógł je najlepiej przydzielić do zadań projektowych.
Zarządzanie problemami z projektem
Wszystkie projekty pojawiają się od czasu do czasu. Skuteczni menedżerowie projektów nie pozwalają im się martwić. Zna procesy zarządzania problemami, a także jak radzić sobie z pojawiającymi się problemami.
Też możesz to zrobić. Kiedy już wiesz, jak ocenić problem z projektem, okaże się, że zarządzanie problemami staje się łatwym nawykiem do włączenia się w cotygodniową rutynę. Odłóż trochę czasu, aby przejrzeć dziennik problemów każdego tygodnia, a wkrótce przekonasz się, że łatwo jest utrzymać kontrolę nad problemami.
Radzenie sobie ze zmianami
Projekty mają na celu zmianę rzeczy, ale tego rodzaju zmiana dzieje się z innymi ludźmi! Trudniej jest zarządzać zmianami, które są skierowane bezpośrednio do zespołu projektowego, naruszając szczegółowy harmonogram projektu i tworząc nowe prace oraz cały stos aktualizacji dokumentacji.
Skuteczni menedżerowie projektów przechodzą przez proces zarządzania zmianą. Podążanie za określonymi krokami ułatwia przekształcenie dowolnego działania w nawyk, ponieważ jest uporządkowany i powtarzalny.
Proces zarządzania zmianami wygląda następująco:
- Otrzymuj informacje o zmianie
- Oceń zmianę
- Ustal, ile pracy wykonasz
- Przygotuj rekomendację, czy warto iść dalej.
Następnie otrzymasz od sponsora decyzję, czy należy wprowadzić zmianę, czy nie.
Uwaga: możesz zatwierdzić kilka drobnych zmian samodzielnie, o ile są one w granicach Twoich uprawnień i poziomów uprawnień.
Wybrani kierownicy projektów wiedzą, że radzenie sobie ze zmianami jest częścią pracy i mają plan radzenia sobie z nimi, kiedy i kiedy się pojawią.
Zarządzanie kosztami projektu
Jest wysoce prawdopodobne, że twój projekt poniesie koszty, nawet jeśli nie masz pełnej kontroli nad strunami portfela. Możliwość zarządzania elementami finansowymi pod kontrolą musi być nawykiem.
Jeśli nie podchodzisz do tego regularnie i rutynowo, okaże się, że praca staje się tak ogromna, że nie da się jej dobrze.
Fantastyczni menedżerowie projektów są na bieżąco z wydatkami dzięki systemom przechowywania dokumentów, faktur i szacunków. Nabierz nawyku używania oprogramowania do budżetowania (nawet jeśli jest to tylko arkusz kalkulacyjny).
Nie możesz zarządzać kosztami projektu, dopóki nie masz planu na to, co zamierzasz wydać. Przeczytaj, jak utworzyć budżet projektu , aby rozpocząć.
Budowanie zespołu
Zespół projektowy najprawdopodobniej nie będzie pracował dla Ciebie, więc dlaczego budowanie zespołu jest częścią nawyków odnoszących sukcesy kierowników projektów?
Dzieje się tak dlatego, że musisz ich efektywnie współpracować, a osoby zaangażowane w projekt muszą szybko dojść do punktu, w którym będą sobie ufać. Dostajesz to poprzez budowanie zespołu.
Uważaj na sytuacje, w których Twój zespół się rozpada. W szczególności zachowanie bullyingowe jest niedopuszczalne.
Zrozumienie procesów
Szóstym zwyczajem odnoszącym sukcesy kierowników projektów jest to, że rozumieją procesy, które istnieją w ich sferze kontroli.
Oznacza to, że wiedzą, jakie procedury pracy należy przestrzegać. Nie tracą czasu na próbę napisania tego, jak napisać uzasadnienie biznesowe, ponieważ wiedzą, że istnieje procedura i mogą postępować zgodnie z instrukcjami.
Najlepsi menedżerowie projektów nie są niewolnikami do przetworzenia. Wiedzą, kiedy należy postępować zgodnie z procesem. Wiedzą, kiedy lepiej jest je nieco poprawić, aby wszystkie zadania były łatwiejsze dla wszystkich. Przykładem tego może być usunięcie biurokracji z małego projektu poprzez odpowiednie dostosowanie procesów.
Aktualizacja harmonogramu
Harmonogramy projektów nie powinny pozostawać przypadkowi, a najbardziej udani menedżerowie projektów będą mieli zwyczaj regularnego sprawdzania harmonogramów pod względem dokładności i aktualizacji.
Istnieje wiele sposobów śledzenia postępu projektu, ale najważniejsze jest to, że robisz to! Jeśli zmagasz się z tym nawykiem, zarezerwuj sobie krótkie spotkanie w swoim dzienniku z sobą i swoim harmonogramem raz w tygodniu. Korzystaj z tego samego czasu w każdym tygodniu i poświęć 30 minut na sprawdzenie, gdzie jesteś i gdzie musisz być. Wprowadź niezbędne poprawki, poinformuj zespół i kontynuuj projekt.
Uwaga: jeśli zmiany w harmonogramie mają wpływ na datę zakończenia projektu lub datę dostawy najważniejszych kamieni milowych, porozmawiaj ze swoim sponsorem. Nie powinieneś zmieniać podstaw swojego bazowego planu bez przechodzenia przez formalny proces zatwierdzania.
Zarządzanie ryzykiem projektu
Wiedza na temat tego, co należy uwzględnić w rejestrze ryzyka, to jedno, ale zwyczajne przeglądanie go i podejmowanie podejmowanych działań to coś innego.
Nie wystarczy użyć początku projektu, aby zidentyfikować ryzyko, a następnie nie myśleć o nich ponownie. Zarządzanie ryzykiem musi być częścią twoich nawyków projektu, ponieważ bez niego okaże się, że ryzyko zmienia się w problemy i tworzy dla ciebie problemy.
Jest to kolejny obszar, w którym mogą pomóc standardowe procesy i rezerwacja zwykłego automatu do robienia przeglądu ryzyka. Możesz dołączyć go do swoich spotkań zespołu. Przyzwyczaj się do przeglądu ryzyka w zespole, zamknij wszystkie, które już nie są zagrożeniem i zaplanuj działania dla tych, których chcesz złagodzić.
Czas śledzenia
Menedżerowie projektów wiedzą dużo o zarządzaniu czasem projektu , ale to zazwyczaj dotyczy planowania i planowania. Mówimy o śledzeniu czasu w bardziej regularny, codzienny sposób. Mówimy o grafikach.
Zespoły projektowe często nie są chętne do korzystania z kart pracy, jeśli jeszcze tego nie zrobiły. Wiele narzędzi do zarządzania projektami ma wbudowany mechanizm śledzenia czasu. To może ułatwić wprowadzenie przełącznika do śledzenia czasu jako zespołu.
Niezależnie od tego, czy śledzisz czas swojego zespołu (co jest zalecane), ważne jest, abyś wiedział, gdzie jest Twój własny czas w ciągu jednego dnia. Powinieneś zachować przyzwyczajenie do zapamiętania, jak spędzasz czas. Pomoże Ci zrozumieć, czy poświęcasz czas na priorytetowe zadania projektowe. Możesz myśleć, że jesteś, ale czy ty jesteś? Pomocne mogą być karty czasu pracy lub nagrywanie w czasie, nawet jeśli jest to tylko dziennik godzinny w notatniku.
Realizacja zmian biznesowych
Wreszcie nawyk, który sprawia, że menedżerowie projektów odnoszą największe sukcesy, to umiejętność porównywania wyników projektów z wynikami biznesowymi. Twój projekt został zaprojektowany, aby osiągnąć coś niesamowitego dla firmy, i zrobiłeś to. Wspaniały.
Ale jeśli użytkownicy nie używają twojego produktu lub oprogramowanie szybko traci ważność lub klienci nie są tak zaskoczeni, jak ty, to twój projekt był stratą czasu.
Najbardziej udane zespoły projektowe dbają o to, jakie wyniki biznesowe mają na celu. Tworzą rozwiązanie, które zapewnia zmianę biznesu w zrównoważony sposób. To, co dostarczają po zakończeniu projektu, jest w pełni wykorzystywane i całkowicie przyjęte przez klienta. To sukces, ponieważ od samego początku został stworzony, aby odnieść sukces.
Zrozumienie celów biznesowych jest kluczowym kryterium dla każdego menedżera projektu, który chce wywrzeć wpływ na klientów i interesariuszy. Jeśli możesz pokazać, że dostarczyłeś coś wartościowego, łatwo jest pokazać wpływ, jaki masz i wartość, jaką przynosisz firmie.
Postaraj się zapytać swoich interesariuszy, jaką wartość biznesową oczekują i jak chcą wykorzystać to, co przynosi im projekt. Porozmawiaj z nimi o tym, jak definiują sukces. Można to zbudować w powtarzalny proces na początku każdego projektu.
Ile masz nawyków na sukces?
Po przeczytaniu listy, ile z tych nawyków już masz? Prawdopodobnie istnieją tutaj rzeczy, które robisz dzisiaj i inne, o których wiesz, że powinieneś robić więcej wysiłku, aby robić to regularnie. Dobrą wiadomością jest to, że tworzenie nowego nawyku jest stosunkowo łatwe, jeśli jesteście do tego zobowiązani. Wkrótce te rzeczy będą drugą naturą, a będziesz na najlepszej drodze do bycia jednym z najbardziej udanych menedżerów projektów w twojej firmie.
Które z nich zamierzasz rozpocząć pracę nad cotygodniową rutyną?
Dalsze czytanie
Polecam lekturę The Power of Habit autorstwa Charlesa Duhiga.