Rola kierownika projektu
Menadżerowie projektu…
Opracuj The Big Idea
Pierwszym zadaniem menadżera projektu jest rozwinięcie wielkiego pomysłu. Nie zawsze tak było. Nie tak dawno temu od menedżerów projektów oczekiwano przyjęcia pełnowartościowego pomysłu, prawdopodobnie pełnego uzasadnienia biznesowego, i przekształcenia go w plan projektu, który można by zrealizować.
Dzisiaj rola menadżera projektu nieco się zmieniła, a ty prawdopodobnie zaangażujesz się wcześniej i wcześniej w projekt, zanim stanie się on nawet "projektem".
Będziesz współpracował z sponsorem projektu, aby rozwinąć pomysł, aby utworzyć początkowy obraz projektu i sprawdzić, czy jest to wykonalne.
Połącz zespół
Jeśli twój wielki pomysł jest uważany za wykonalny, następnym krokiem będzie stworzenie zespołu, który będzie pracował nad przekształceniem tego pomysłu w rzeczywistość. Będziesz potrzebował wielu osób, które mogą pełnić różne role w zespole projektowym .
Idealnie szukają Państwo ekspertów merytorycznych w każdym obszarze funkcjonalnym, ale trzeba również wziąć pod uwagę dostępność. Menedżerowie projektów nie zawsze mogą znaleźć pracowników w zespole, ponieważ ci eksperci zajmują się innymi projektami. Jeśli nie możesz czekać, aż będą dostępne, będziesz musiał pracować z osobami, które są dostępne.
Nie będziesz potrzebował wszystkich zaangażowanych w drużynę przez cały czas. Niektórzy eksperci funkcjonalni, tacy jak prawnicy lub rzecznicy prasowi, będą musieli dołączyć do zespołu w odpowiednich punktach po drodze. Częścią umiejętności zarządzania projektami i zarządzania zasobami jest upewnienie się, że ich zadania zbliżają się, a następnie przyspieszenie projektu, gdy tylko będzie potrzebna ich wiedza.
Organizowanie tego, co się wydarzy
Podczas inicjowania projektu i wczesnych etapów rozruchu będziesz współpracować ze swoim zespołem, aby dokładnie określić, co należy zrobić. Oznacza to ustalenie jasnej definicji pracy i upewnienie się, że wszyscy rozumieją jej cele.
Warto to wszystko wyrazić w kategoriach wartości biznesowej lub korzyści: innymi słowy wyjaśnij, dlaczego rozpoczynasz tę nową pracę.
Poprowadź zespół
Teraz połączyłeś swój zespół i wszyscy wiecie, co trzeba wspólnie osiągnąć, zadaniem menadżera projektu jest zapewnienie, że cały zespół pracuje razem, aby to osiągnąć.
To trudniejsze niż się wydaje! Pomyślne prowadzenie zespołu oznacza negocjowanie wyzwań związanych z nieporozumieniami, konfliktami i nadążaniem za komunikacją przez cały czas. Musisz zmotywować swój zespół, aby wykonał świetną robotę, nawet gdy czasy są trudne. Obejmuje to również coaching, szkolenia, mentoring i rozwój osób, które pracują nad projektem, nawet jeśli nie pracują bezpośrednio dla Ciebie. Jest to obciążenie często zapomniane w projektach, ale pamiętaj, że ludzie osiągają lepsze wyniki, jeśli czują, że są szanowani i zachęcani do wykonywania swojej najlepszej pracy. Jeśli możesz sprawić, by twój projekt stał się miejscem, gdzie ludzie się rozwijają i rozwijają nowe umiejętności, ludzie będą chcieli z tobą pracować.
Kierowanie zespołem obejmuje również tworzenie i zarządzanie współpracą w zespole. Może to nastąpić za pomocą narzędzi do zarządzania projektami online lub spotkań twarzą w twarz lub czegoś pośredniego. Współpraca i budowanie poczucia "zespołu" pomoże twoim projektom radzić sobie z zasobami, gdy dochodzi do konfliktów lub trudnych chwil w projekcie, takich jak ostateczny termin, który został nagle przeniesiony.
Zarządzanie pieniędzmi
Projekty kosztują pieniądze, a możliwość złożenia budżetu na projekt to kluczowa umiejętność dla kierownika projektu. Twoja rola na tym się nie kończy. Musisz być w stanie zarządzać pieniędzmi i kontrolować koszty projektu w przyszłości.
Możesz to zrobić przez:
- Opracowywanie szacunków obejmujących wszystkie wymagane zadania i zasoby projektu.
- Praca z ekspertami w zakresie tematów, aby upewnić się, że są one wyczerpujące i kompletne.
- Używanie prognoz do tworzenia budżetu projektu.
- Wykorzystanie budżetu do wyjaśnienia sponsorowi projektu i jasne, ile będzie kosztować projekt.
W trakcie całego projektu możesz zarządzać swoimi kosztami poprzez dokładną kontrolę kosztów. Obejmuje to porównywanie wydatków w rzeczywistości z szacunkami i budżetem projektu, który zestawiasz. Mamy nadzieję, że nie są one zbyt odległe, ale jeśli zauważysz tendencję do wydawania zbyt dużych lub błędnych szacunków, będziesz wystarczająco wcześnie, aby to poprawić, przy odrobinie szczęścia. Możesz naprawić tylko to, co zauważysz, więc ważna jest dobra kontrola kosztów.
Wskazówka eksperta: Dobra kontrola kosztów wiąże się nie tylko ze śledzeniem wydatków. Musisz także monitorować ilość pracy wykonywanej w projekcie. To połączenie pieniędzy i ukończonych zadań daje ci pogląd, czy projekt wydaje środki przekraczające jego możliwości.
Podejmować decyzje
Wyjaśnijmy jedno: podczas gdy sponsor projektu podejmuje gigantyczne decyzje, jesteś kierownikiem projektu i odpowiada za większość decyzji podjętych w ramach projektu. Nawet te duże. Nawet jeśli nie podejmiesz decyzji, przedstawisz rekomendację dotyczącą decyzji, którą Twoim zdaniem powinien podjąć sponsor, ponieważ masz wszystkie szczegóły i spędziłeś całe wieki, biorąc to pod uwagę, a oni mogą nie mieć możliwości zrobienia tego. że.
Angażowanie interesariuszy
Nie tak dawno temu literatura dotycząca zarządzania projektami mówiła o "zarządzaniu interesariuszami". Dziś uznaje się, że nie można "zarządzać" interesariuszem. To naiwne i nieco obraźliwe sugerowanie tego, więc mówimy o "angażowaniu" ich zamiast tego.
W praktyce narzędzia nie uległy zmianie - chodzi tylko o retorykę i inną postawę. Nadal będziesz rozgłaszać, kto jest zaangażowany w projekt i czy ma on szczególne znaczenie lub wpływ na pracę, którą wykonujesz. Opracuj plan komunikacji i zastosuj go w praktyce.
Zaangażowanie interesariuszy oznacza pracę z ludźmi, których dotyczy projekt, aby upewnić się, że rozumieją nadchodzące zmiany.
Czytaj dalej: Radzenie sobie z trudnymi interesariuszami (ponieważ nie każdy będzie łatwo pracować).
Dostarcz cele projektu
Zrobisz to z zaangażowaniem swojego zespołu i właśnie to doprowadziło do tej pory.
Zdolność do skutecznego wywiązania się z tego, co obiecałeś, polega na byciu bardzo jasnym co do tego, co powinno być. Będziesz musiał udokumentować kluczowe czynniki sukcesu i środki, które zostaną wykorzystane do oceny, czy osiągnąłeś to, co postanowiłeś zrobić.
Powinno to zostać określone w przypadku biznesowym projektu lub dokumencie inicjującym projekt (lub obu, z różnymi poziomami szczegółowości). Dlatego stosunkowo proste jest sprawdzenie, jakie są te cele - mniej proste jest upewnienie się, że je realizujesz.
Dobre planowanie, silne przywództwo i umiejętność zobaczenia dużego obrazu, jak również szczegółów, pomogą ogromnie.
Zarządzaj przekazaniem do życia
Realizacja celów projektu nie jest końcem twojej roli jako menedżera projektu. Najważniejszą rzeczą na końcu fazy realizacji jest zapewnienie jasnego i kompletnego przekazania zespołowi, który będzie zarządzał projektem w przyszłości.
Dobry przekaz oznacza, że możesz zrobić krok wstecz. Nie będziesz już osobą, do której należysz, aby przejść do projektu, a będziesz mógł przejść do następnego projektu, wiedząc, że zespół biznesowy jest w stanie maksymalnie wykorzystać to, co mu przekazałeś.
Dziel się wiedzą
"Zdobyte doświadczenia" to sposób, w jaki opisujemy to, czego nauczyliśmy się w ramach projektu, i które można wykorzystać w innych inicjatywach w przyszłości. Kierownik projektu powinien odbyć zebranie doświadczeń po zakończeniu projektu. Pomaga to zespołowi rozwijać i utrzymywać wiedzę organizacyjną. Innymi słowy, powstrzymuje to firmę przed ponownym popełnianiem tych samych błędów.
Tak właśnie działa kierownik projektu przez cały dzień. Twoja rzeczywista lista zadań do wykonania może wyglądać nieco inaczej niż ta lista, ale zasadniczo wszystkie zadania w niej zawarte przyczynią się do tych elementów bycia menedżerem projektu. Jest to bardzo zróżnicowana i wymagająca praca, ale także zróżnicowana i świetny wybór kariery!