Jak formalny jest audyt projektu
Audyt projektu jest zwykle formalnym ćwiczeniem.
Nieformalny odpowiednik jest zwykle nazywany recenzją. To tutaj kolega spogląda na twój projekt i związaną z nim dokumentację oraz udziela informacji zwrotnej na temat tego, gdzie należy spędzać nieco więcej czasu.
Audyty projektów są formalne, ponieważ zwykle mają określony zestaw pytań i są przeprowadzane przez kogoś, kto robi to regularnie.
Kto przeprowadza audyty projektu
Osoba przeprowadzająca kontrolę projektu może być innym kierownikiem projektu (prawdopodobnie osobą z dużym doświadczeniem w prowadzeniu projektów), ale prawdopodobnie jest to ktoś z Biura Projektu, który często przeprowadza audyty.
To będzie ktoś, kto może uważać się za bezstronnego, więc nie będzie to Twój menedżer liniowy ani sponsor projektu. Może to być nawet zespół ludzi, w zależności od wielkości projektu.
Jak przygotować się do audytu projektu
Pierwszą i najważniejszą rzeczą, jaką można zorganizować, jest posiadanie kopii dokumentacji projektu, którą kontroler musi przejrzeć.
Jeśli masz koordynatora projektu , poproś go o zebranie pakietu dokumentów (najlepiej elektronicznych). Powinieneś mieć wszystkie informacje łatwo dostępne, ale nawet jeśli to zrobisz, ten krok może zająć trochę czasu. Jako minimum upewnij się, że masz dostęp do planu projektu , dziennika ryzyka, dziennika problemów, budżetu i harmonogramu dla audytora.
Kto potrzebuje być zaangażowany
To zależy od tego, na co audytor chce spojrzeć. Ty, jako kierownik projektu, będziesz musiał spędzić z nimi trochę czasu. Oczekuj, że członkowie twojego zespołu będą również wezwani do rozmowy z audytorem.
Należy pamiętać, że im dłużej pracują nad zadaniami związanymi z audytem, tym mniej czasu poświęca na pracę nad projektem, więc w okresie kontroli może być konieczne przestawienie niektórych czynności i praca wolniej.
Jak długo trwa audyt projektu
Nie ma ustalonego okresu dla audytu projektu. W przypadku dużych projektów okaże się, że trwa to znacznie dłużej. W przypadku małych projektów audytor może zostać wykonany w ciągu kilku godzin. Gdy tylko dowiesz się, że Twój projekt zostanie poddany audytowi, poproś zespół audytorów o czas oczekiwania na podjęcie pracy.
Czego oczekuje audyt
Jeśli audyt został wywołany z powodu szczególnej troski, takiej jak niepowodzenie w osiągnięciu celów jakości, spodziewamy się, że sonduje ten obszar głęboko. Rutynowa kontrola będzie dotyczyć w szerokim zakresie różnych obszarów zarządzania projektem i rezultatów, nad którymi pracuje projekt. Dotyczy czasu, kosztów i jakości projektu oraz zaangażowania interesariuszy.
Celem kontroli jest sprawdzenie, czy projekt ma realizować swoje cele, czy też nie.
Jeżeli audytor uważa, że w oparciu o bieżące wyniki projektu nie osiągnie tych celów, przedstawi on zalecenia do działania.
Zalecenia zależą od tego, co jest odnalezione
Zalecenia zawarte w raporcie audytora będą zależeć od tego, co znaleźli. Oczekuj, że będą one pozytywne i sformułowane w sposób, który pozwoli ci je łatwo adoptować. Powinny być praktyczne.
Na jednym krańcu, audytor może zalecić zamknięcie twojego projektu, choć mogłoby się to zdarzyć tylko wtedy, gdy poczuliby, że nie ma szans, aby jakikolwiek projekt działający od tego momentu przyniósł jakąkolwiek wartość dla organizacji.
Przyjrzyj się audytowi projektu jako pozytywnemu doświadczeniu. Powinno to dać ci wczesne ostrzeżenie o wszelkich oznakach, że twój projekt jest w tarapatach i jest to okazja do pracy z doświadczonym profesjonalistą.
Wdrożenie ich zaleceń powinno sprawić, że Ty, Twój zespół i twój projekt odniosą więcej sukcesów, a to może być tylko dobre.