Zapoznaj się z tymi wskazówkami, aby uzyskać wiadomości e-mail otwierane, czytać i odpowiadać na przykład z wykorzystaniem tematów wiadomości e-mail, a także formalnych i przypadkowych wprowadzeń e-mail.
Jak przedstawić się w wiadomości e-mail
Napisz wiadomość otwierającą wiersz tematu. Ile wiadomości e-mail zgubisz, nie otwierając ich? Zwróć uwagę na to, co wpisujesz w temacie , aby Twoja szansa została otwarta. Bądź konkretny i niech czytelnik wie, dlaczego piszesz. Zadbaj o to, by Twoja tematyka była krótka, aby odbiorca mógł zobaczyć na pierwszy rzut oka, o czym jest ta wiadomość.
Zaadresuj swoją wiadomość do osoby. Jeśli znajdziesz osobę, która napisze, a nie ogólny adres e-mail, na przykład hr@companyabc.com, będziesz mógł połączyć się osobiście z osobami, które chcesz poznać. LinkedIn, strony firmowe i strony mediów społecznościowych to dobry sposób na znalezienie osób kontaktowych .
Użyj formalnego powitania. Jeśli piszesz z konkretną prośbą, skorzystaj z formalnego powitania biznesowego, takiego jak Pan lub Pani. Imiona działają również, jeśli masz połączenie z daną osobą lub piszesz w bardziej swobodny sposób, aby dostarczyć informacji zamiast szukać pomocy .
Oto przykłady pozdrowień w wiadomościach e-mailowych i tutaj jest szufelka na temat wyboru powitania i powitania listu .
Użyj swoich połączeń. Kiedy piszesz wiadomość e-mail z wprowadzeniem lub wiadomość na LinkedIn, jeśli masz kogoś o tym wspominanego. Skierowanie jest jednym z najlepszych sposobów uzyskania porady lub pomocy.
Nie żądaj. O wiele lepiej jest złożyć propozycję lub poprosić o radę, niż dyktować komuś.
Na przykład: "Czy mógłbyś przekazać mi opinię na temat mojego CV, jeśli czas na to pozwala?" Brzmi znacznie lepiej niż "Proszę przejrzeć moje CV i wrócić do mnie." Bycie uprzejmym i proszą cię o coś więcej niż mówienie komuś, co oni powinieneś zrobić.
Niech to będzie krótkie . Większość ludzi przegląda e-maile i rzadko czyta poza pierwszym akapitem. Zachowaj krótką wiadomość - maksymalnie 2 lub 3 akapity. W każdym akapicie nie umieszczaj więcej niż kilku zdań. Pozostaw odstęp między akapitami i inną spacją przed zamknięciem i podpisem.
Wyjaśnij, dlaczego piszesz. Twoja wiadomość e-mail powinna jasno określać, kim jesteś, dlaczego piszesz i czego żądasz od czytelnika. Skorzystaj z pierwszego paragrafu, aby przedstawić siebie, drugi dla swojej prośby, a trzeci, aby podziękować czytelnikowi za jego uwagę.
Użyj prostej czcionki. Użyj prostej czcionki (np. Calibri, Times New Roman lub Arial) i czcionki, która jest łatwa do odczytania. 11 lub 12-punktowy rozmiar czcionki można odczytać bez konieczności mrużenia oczu. Oto jak wybrać styl i rozmiar czcionki .
Wybierz profesjonalne zamknięcie. Twoje zamknięcie jest prawie tak samo ważne jak twoje wprowadzenie. Zakończ e-mail z krótkim profesjonalnym zamknięciem. Oto, jak zakończyć literę z przykładami dobrych zamknięć do użycia.
Dołącz podpis. Ułatw sobie kontakt z osobą, z którą wysyłasz e-maile. Dołącz podpis z pełnym imieniem i nazwiskiem, adresem e-mail i numerem telefonu. Wpisz swój adres pocztowy, jeśli prosisz o pisemną odpowiedź lub chcesz, aby coś zostało Ci przesłane. Oto jak skonfigurować podpis e-mail .
Sprawdzanie i sprawdzanie pisowni. Kiedy się przedstawiasz, ważne jest, aby sprawdzić i sprawdzić pisownię przed wysłaniem wiadomości. Masz tylko jedną szansę, aby zrobić dobre wrażenie, a literówka może sprawić, że twoja wiadomość e-mail zostanie usunięta.
Wyślij wiadomość testową. Aby mieć pewność, że twoja wiadomość jest idealna, najpierw wyślij ją do siebie, abyś mógł dokładnie sprawdzić, jak się czyta i nadać jej ostateczny wygląd, aby upewnić się, że to jest to, co chcesz wysłać.
Bcc: siebie. Zawsze dobrze jest Bcc: (kopia niewidomych kopii) samemu w wiadomości.
Będziesz mieć zapis wysyłania go, a będziesz mógł z łatwością odesłać go do dalszej komunikacji.
Przykłady wiadomości e-mail o tematyce wprowadzającej
- Wprowadzenie od [Twoje imię ]
- Zapytanie o możliwości
- I Found You Through [ Alumni Network, LinkedIn, Stowarzyszenie zawodowe itp. ]
- [ Imię i nazwisko ] Zalecane, aby się z Tobą kontaktować
- [ Nazwa ] Sugerowałam, że sięgam
- Odesłanie od [ nazwisko ]
- Określony przez [ Imię ]
Kiedy przedstawiasz sobie nawzajem dwie osoby:
- Wprowadzenie: [ Imię ] - [ Imię ]
- Wprowadzenie [ Imię ] do [ Imię ]
- Łączenie: [ Nazwa ] - [ Nazwa ]
- [ Imię ] i [ Imię ] Wprowadzenie
Przykłady wprowadzania wiadomości e-mail
Formalny wstęp
Droga Pani Smith,
Nazywam się Marcus Anderson i piszę, żeby prosić o pomoc. Byłbym bardzo wdzięczny za twoją pomoc i radę.
Dorywczo Wprowadzenie
Cześć Imię,
Nazywam się Cynthia i pracuję dla firmy rekrutacyjnej, zwanej ABCD. Mam nadzieję, że czujesz się dobrze! Chciałbym powiedzieć więcej o wydarzeniu, które uruchamiamy.
Wprowadzenie ze skierowaniem
Droga Pani Smith,
Jestem przyjacielem Alisa Markers i zachęciła mnie do przekazania mojego CV. Razem z Alisą pracowaliśmy razem nad kilkoma projektami i pomyślała, że możesz mi pomóc w poszukiwaniu pracy.
E-mail przedstawiający kogoś innego
Drogi Jonasie,
Mam nadzieję, że zastanie Cie to w dobrym zdrowiu! Wychodzę dzisiaj, aby przedstawić moją koleżankę Samanthę Billings, która niedawno dołączyła do naszej firmy i przejmuje komunikację dla DBC Company.
Przykłady przeglądu: przykładowe wprowadzenie do wiadomości e-mail i listów
Sugerowane czytanie: Wskazówki dotyczące pisania profesjonalnej wiadomości e-mail Jak sformatować wiadomość e-mail