Dlaczego chcesz wysłać profesjonalny e-mail? Istnieje wiele powodów. Możesz wysłać list motywacyjny do potencjalnego pracodawcy, list z podziękowaniami do kolegi, który wyraził zgodę na referencje, list z rezygnacją do obecnego szefa lub prośbę o list polecający.
Możesz mieć inne powody wysyłania nieosobistych wiadomości e-mail, a tak naprawdę dobrze jest upewnić się, że wszystkie wiadomości e-mail są zorganizowane i profesjonalne. Oto, co należy uwzględnić w wiadomościach, czego nie należy uwzględniać oraz jak zamykać, podpisywać i wysyłać wiadomości e-mail.
Profesjonalne wskazówki dotyczące wiadomości e-mail
Zapoznaj się z tymi krokami, aby napisać profesjonalny e-mail o wysokiej jakości, a zawsze będziesz robił świetne wrażenie na odbiorcy:
- Temat: Temat powinien zwięźle przekazać cel pisania. Twój temat może być tak prosty jak "Dziękuję" lub "Wniosek o rekomendację".
- Powitanie: nawet jeśli piszesz bardzo krótką wiadomość e-mail, dołącz pozdrowienie. Jeśli znasz nazwisko osoby, dołącz ją. Jeśli nie jesteś osobą z imieniem i nazwiskiem, zadzwoń do niej po tytule.
- Długość: e-mail powinien być jak najbardziej zwięzły. Ludzie mają tendencję do przeglądania długich e-maili, więc zawierają tylko niezbędne informacje.
- Styl czcionki: Unikaj czcionek ozdobnych, zabawnych lub kolorowych; po prostu odwracają uwagę odbiorcy od rzeczywistej wiadomości. Unikaj także nadużywania pogrubienia i kursywy, które sprawiają, że e-mail wygląda na zagracony. Nie pisz także wszystkimi wielkimi literami; jest to wściekły lub nadmiernie podekscytowany w e-mailu.
- Emotikony: nie dołączaj emotikonów do profesjonalnych wiadomości e-mail; zapisz je dla osobistej korespondencji.
- Pisownia i gramatyka: samo pisanie e-maila nie oznacza, że powinieneś być zaniedbany w pisowni i gramatyce. Przed wysłaniem dokładnie zredaguj swoją pocztę. Wiadomość bezbłędna informuje odbiorcę, że twoja wiadomość powinna być potraktowana poważnie.
- Zamykanie: Podpisuj krótko "Dziękuję", "Najlepiej" lub inny prosty odsyłacz, a następnie swoje imię. Większość kont e-mail pozwala na umieszczenie podpisu z nazwiskiem, tytułem i danymi kontaktowymi w każdym e-mailu. To świetny sposób, aby każda korespondencja była bardziej profesjonalna.
Dodatkowe profesjonalne porady dotyczące wiadomości e-mail
Po napisaniu e-maila wykonaj te czynności, zanim klikniesz przycisk "wyślij":
- Upewnij się, że wiadomość jest kompletna: sprawdź dokładnie, czy wiersz tematu wiadomości e-mail jest wypełniony, podałeś podpis , wysyłasz wiadomość do właściwej osoby kontaktowej i wypełniłeś pole Bcc, aby wysłać wiadomość skopiuj do siebie, aby mieć zapis e-maila.
- Potwierdzenie wiadomości e-mail: Przed wysłaniem wiadomości sprawdź również pisownię i gramatykę oraz wielkie litery. Są one tak samo ważne w korespondencji związanej z wyszukiwaniem korespondencji e-mailowej, jak są w papierowym liście.
- Wyślij wiadomość e-mail z testem: Zanim faktycznie wyślesz wiadomość e-mail, wyślij najpierw wiadomość do siebie, aby sprawdzić, czy formatowanie działa i nic nie wygląda nie na miejscu. Jeśli wszystko wygląda dobrze, wyślij wiadomość e-mail do firmy lub osoby, z którą się kontaktujesz.
- Wyślij kopię wiadomości e-mail do siebie: Użyj pola UDW, aby wysłać kopię wiadomości e-mail do siebie, aby mieć zapis, kiedy wysłałeś wiadomość i do kogo ją wysłałeś. Możesz również znaleźć te informacje w swoim wysłanym folderze.
- Prześlij swoje kopie: Dzięki wielu programom pocztowym możesz wysyłać foldery, aby łatwiej znaleźć ważne emaile z przeszłości. Skonfiguruj folder dla wszystkich wiadomości e-mail z ofertami pracy i zarchiwizuj kopie wiadomości e-mail wysyłanej w folderze poszukiwania pracy.
Regularnie sprawdzaj swój e-mail
Czas jest najważniejszy podczas poszukiwania pracy, dlatego ważne jest regularne sprawdzanie poczty e-mail, aby nie przegapić żadnych ważnych okazji. Przynajmniej sprawdź pocztę e-mail rano i wczesnym popołudniem, aby mieć czas na odpowiedź w odpowiednim czasie na otrzymane wiadomości.
W dzisiejszych czasach smartfon może ułatwić sprawdzanie poczty e-mail w dowolnym miejscu i czasie, bez konieczności unoszenia się nad komputerem. W rzeczywistości możesz otrzymywać powiadomienia o nowych wiadomościach e-mail, aby móc je czytać, gdy tylko trafią do Twojej skrzynki odbiorczej.