Która struktura działa najlepiej dla Ciebie?
Istnieją trzy wspólne struktury organizacyjne i menedżerowie projektów działają we wszystkich z nich: funkcjonalny, projektowy i macierzowy. Rzućmy okiem na zalety i wady każdego z nich, aby wiedzieć, na co masz ochotę, dołączając do nowej struktury.
Funkcjonalna struktura organizacyjna
W funkcjonalnej strukturze organizacyjnej menedżer projektu i wszystkie zasoby działają w tym samym dziale firmy, takim jak dział sprzedaży i marketingu. Ogólnie rzecz biorąc, menedżer funkcjonalny ma więcej uprawnień niż menedżer projektu.
Zalety
Struktura funkcjonalna zapewnia najmniejszą moc jako menedżer projektu, ale oferuje wiele innych zalet:
- Działa dobrze dla małych zespołów i małych projektów, ponieważ funkcja ma pełną kontrolę nad członkami zespołu i innymi wymaganymi zasobami.
- Możesz łatwo uzyskać dostęp do ekspertów, których potrzebujesz, ponieważ znajdują się w tym samym obszarze funkcjonalnym.
- Szybko jest zebrać wszystkich razem, aby rozwiązać problemy związane z projektem.
- Możesz ograniczyć narzędzia komunikacji projektowej, których potrzebujesz, ponieważ zespół jest stosunkowo mały i prosty.
- Często zdobywasz entuzjastycznych członków zespołu, którzy są chętni do pracy nad projektem, ponieważ zapewnia im możliwości rozwoju zawodowego. Praca nad projektem może być świetnym sposobem na zmotywowanie zespołu.
- Jeśli przekazujesz projekt zespołowi funkcjonalnemu, to będzie to funkcjonalny zespół, w którym pracujesz, co może ułatwić zamknięcie projektu.
Niedogodności
Chociaż ta struktura ma wiele zalet, rozważ także kilka wad:
- Praca odbywa się w silosie, co może oznaczać, że nie masz dostępu do osób spoza twojego działu funkcjonalnego.
- Ludzie w zespole projektowym mogą być bardziej lojalni wobec swojego wydziału lub kierownika zespołu niż podczas pracy nad projektem, co może powodować konflikty.
- Duży projekt może skończyć się funkcjonalnym menedżerem projektu z każdej funkcji. Może to doprowadzić do tego, że prace przepadają przez szczeliny, jeśli wszyscy menedżerowie projektów nie będą współpracować harmonijnie.
- Praca funkcjonalna może być izolowana, ponieważ nie ma możliwości szerokiej sieci w firmie. Utrzymanie strategicznego celu może być trudniejsze.
Struktura organizacyjna projektu
Dedykowane zespoły są łączone, aby pracować nad projektami w strukturze organizacyjnej projektu. Kierownik projektu prawdopodobnie ponosi odpowiedzialność za zarządzanie linią dla członków zespołu projektowego. Przykładem mogą być duże konstrukcje budowlane, ale także inicjatywy korporacyjne, które wymagają dedykowanego zespołu. Kierownik projektu ma najwyższą władzę, zgłaszając się do sponsora projektu i rady projektowej . Osoby w zespole pracują bezpośrednio dla kierownika projektu.
Zalety
Oczywistą zaletą struktury projektu jest to, że masz większą kontrolę nad zespołem, ale masz też inne zalety.
- Zespoły mogą mieć silne poczucie tożsamości. Jest to najłatwiejsza struktura do stworzenia silnej kultury zespołowej.
- Cały zespół skupia się na celach zespołu, więc istnieje konflikt lojalności z codzienną pracą dla osób pracujących nad projektem. Ich codzienna praca to projekt.
- Zasoby są dedykowane do projektu, więc dużo łatwiej jest zaplanować pracę. Dowiesz się, kiedy członkowie zespołu są dostępni i nie ma ryzyka, że zostaną oni wkrótce odwołani do zwykłej pracy dla innego menedżera.
- Projekty realizowane w tej strukturze to świetne środowiska do doskonalenia umiejętności zarządzania projektami, a także bardziej technicznych umiejętności przywódczych.
Niedogodności
Struktura projektu jest najłatwiejsza do wykonania, ale wciąż ma pewne wady.
- Posiadanie zespołu poświęconego jednemu projektowi to kosztowne zobowiązanie. Zwykle jest to opcja tylko w przypadku dużych projektów.
- Jeśli usuniesz ludzi z ich zadań funkcjonalnych, mogą mieć trudności z powrotem, szczególnie jeśli projekt jest długi. Prace projektowe się rozciągają, a powrót do tego, co zrobiłeś wcześniej po okresie pracy w wielodyscyplinarnym środowisku, w nowym, wymagającym projekcie, nie jest atrakcyjną perspektywą dla wielu osób. Zarządzanie przejściem zespołu po zamknięciu projektu staje się jeszcze ważniejsze.
- Czasami zamknięcie projektu może oznaczać utratę pracy, jeśli firma przeniosła się i inna rola nie jest dla ciebie dostępna.
- Ze swojej natury dedykowane zespoły zasysają zasoby, aby pracować nad jedną tylko rzeczą. Mogą ograniczyć liczbę projektów, które firma może wykonywać w dowolnym momencie, zwłaszcza gdy różne projekty wymagają tych samych umiejętności.
- Kierownicy projektów w tego typu strukturach również zarządzają liniami dla swoich zespołów, co oznacza poświęcanie czasu i wysiłku na zadania z zakresu zasobów ludzkich, których nie musiałbyś wykonywać w innych strukturach. Jeśli lubisz ten element pracy z ludźmi, ten czynnik może być zaletą.
Macierzowa struktura organizacyjna
Trzecią opcją jest struktura macierzy. Zasoby są udostępniane zarówno w codziennej pracy i pracy projektowej. Może to oznaczać posiadanie dwóch menedżerów lub "wykropkowana" odpowiedzialność od kierownika projektu, a także od kierownika zespołu. Struktura linii zarządzania funkcjonalnego jest zwykle umieszczana na pierwszym miejscu, a menedżer projektu przyjmuje linię przerywaną.
Ta struktura dzieli władzę i władzę między kierownikiem zespołu funkcyjnego lub oddziału a kierownikiem projektu. Musisz wykorzystać swoje umiejętności negocjacyjne do pełnej mocy!
Zalety
Struktury macierzowe są bardzo powszechne, ponieważ umożliwiają menedżerom dokonywanie elastycznych wyborów, w jaki sposób ludzie spędzają czas. Najprawdopodobniej będziesz pracował w środowisku macierzy w pewnym momencie swojej kariery. Zalety tej struktury są następujące:
- Zasoby są wykorzystywane efektywnie i mogą w razie potrzeby poruszać się między projektami.
- Możesz pracować na wiele różnych rzeczy, czasami równolegle - chociaż ten punkt można również uznać za wadę.
- Zespoły i osoby mogą być bardzo elastyczne. Jeśli pojawi się nowy projekt, który musi być traktowany priorytetowo, łatwo jest przestawić się i nagle skupić się na czymś innym. Nie można tego łatwo zrobić w strukturze projektu, która zajmuje więcej czasu, aby rozpaść się i przegrupować.
- Struktura wymaga, aby wszyscy korzystali z tego samego cyklu życia i metodologii zarządzania projektami , więc przenoszenie się między projektami jest łatwe. Ludzie mogą przyłączyć się do zespołu projektowego ze stosunkowo niewielką potrzebą wejścia na pokład, gdy terminologia i procesy są wspólne.
Niedogodności
Podobnie jak w przypadku wszystkich konfiguracji, ta również ma swoje pułapki. Pomimo tego, że jest to wspólna struktura, niewiele współczesnych miejsc pracy nie rozwiąże problemów związanych z przeciążeniem. Dawanie ludziom zbyt wiele do zrobienia może być łatwe, jeśli nie masz systemów do zarządzania i monitorowania całego ich obciążenia pracą. Inne wady są następujące:
- Konflikt między projektami jest powszechny, ponieważ możesz walczyć o te same zasoby, co inny projekt.
- W drugim projekcie najlepsze zasoby - najbardziej odpowiednie osoby z odpowiednimi umiejętnościami - lub ich kierownik liniowy mogą nie udostępniać ich do pracy nad projektem.
- Może istnieć pewien konflikt pomiędzy zwykłymi zadaniami i pracą projektową dla jednostek, zwłaszcza gdy obaj menedżerowie nadają im różne priorytety.
- Zasoby mogą powodować konflikt odnośnie do ścieżki rozwoju, jaką podejmują w celu przyszłej kariery. Chociaż możesz wiedzieć, że chcesz pozostać w zarządzaniu projektami, możesz mieć możliwość przejścia do bardziej zaawansowanej roli funkcjonalnej lub bardziej zorientowanej na projekt. Ale posiadanie wielu opcji kariery jest dobrą rzeczą, nawet jeśli powoduje trudne decyzje.
Struktura organizacyjna, która doskonale sprawdza się w przypadku wszystkich codziennych zadań, nie zawsze działa w przypadku projektów i musisz zarządzać w środowisku, w którym pracujesz. Zdobycie doświadczenia w każdej z tych struktur jest dobrym pomysłem, abyś mógł ich doświadczyć z pierwszej ręki. Pomoże ci zdecydować, które środowisko najbardziej Ci odpowiada i pasuje do twoich umiejętności i preferencji. Następnie możesz dokonać świadomego wyboru, jeśli masz szansę zdecydować o swoim przyszłym środowisku pracy.
Zrozumienie zalet i wad każdej struktury organizacyjnej projektu daje szansę na wypracowanie najlepszych sposobów spędzania czasu i wpływu, aby jak najlepiej wykorzystać swój zespół i pomóc w pomyślnym zakończeniu projektu.