W jaki sposób zespoły projektowe i grupy sterujące wspierają Twój projekt
Zacznijmy od stwierdzenia, że Rada Projektu stanowi ważną część struktury organizacyjnej każdego projektu. jeśli go nie masz, powinieneś porozmawiać ze swoim przełożonym o przygotowaniu jednego zestawu.
Zarządowi projektu przewodniczy sponsor projektu i zazwyczaj obejmuje szereg innych starszych interesariuszy, a także kierownika projektu .
Zazwyczaj w zarządzie zasiada od trzech do pięciu osób. Wszyscy są kluczowymi interesariuszami projektu i ludźmi, którzy mają możliwość załatwiania spraw w ramach projektu.
Konkluzja: to grupa ludzi, którzy spotykają się, aby pomóc w nadzorowaniu projektu i utrzymaniu go we właściwym kierunku.
Tablice projektowe są tworzone na początku cyklu życia projektu i działają w całym projekcie do momentu jego zamknięcia. Przyjrzyjmy się 4 kluczowym rolom planszy.
Plansza projektu zapewnia zarządzanie
Po pierwsze, Rada Projektu zapewnia kluczowe zarządzanie. Zapewniają przestrzeganie zasad na poziomie korporacyjnym oraz na poziomie portfela lub programu. Oferują nadzór nad tym, co zespół projektowy wykonuje. Wraz z sponsorem projektu są odpowiedzialni za udaną realizację projektu, a ta funkcja zarządzania zapewnia, że zespół projektowy działa w sposób etyczny iw granicach akceptowalnych dla firmy.
Robią to, przesłuchując kierownika projektu i udzielając pomocy i wsparcia.
Plansza projektu zapewnia kierunek
Często podejmowane są decyzje dotyczące projektu, a niektóre z nich nie mieszczą się w zakresie zadań kierownika projektu. Kiedy kierownik projektu nie jest w stanie podjąć decyzji i należy to omówić z większą liczbą interesariuszy niż z samym sponsorem, przejdzie do Rady Projektu.
Ich rolą jest utrzymanie projektu na właściwym kursie poprzez zapewnienie odpowiedniego kierunku zespołowi. Przyczyniają się do ustalenia wizji na początku projektu i utrzymania projektu na dobrej drodze.
Rada projektowa podejmuje decyzje
Rada Projektu jest przede wszystkim organem decyzyjnym. Ich rolą jest podejmowanie decyzji, które pozwolą utrzymać postęp projektu, odblokowując problemy i pomagając kierownikowi projektu znaleźć jasną drogę do pomyślnego zakończenia.
Kierownik projektu przedstawi zalecenia dla zarządu projektu. Może to obejmować zalecenia dotyczące:
- Zagrożenia, takie jak plany łagodzenia mające na celu sprostanie potencjalnym wyzwaniom
- Problemy
- Problemy z zasobami, takie jak brak odpowiednich członków zespołu
- Zaplanuj opóźnienia
- Przekroczenie budżetu.
Rada Projektu niekoniecznie musi działać zgodnie z zaleceniem kierownika projektu. Jako grupa mogą wymyślić inne sugestie dotyczące drogi naprzód i często robią to. Dzieje się tak często dlatego, że mają szerszy obraz, korporacyjny widok środowiska projektu niż menedżer projektu, dzięki czemu mogą zobaczyć alternatywne trasy i wybrać najlepsze w danym momencie.
Rada Projektu zatwierdza wydatki
Wreszcie, Rada Projektu zatwierdza ogólny budżet.
Każde zamówienie zakupu lub element budżetu jest zazwyczaj zarządzany przez kierownika projektu: nie musisz iść do swojej planszy projektu, aby każda faktura została podpisana do zapłaty.
Jednak ogólnie na poziomie projektu Rada Projektu ma do odegrania rolę w pierwszym zatwierdzaniu sposobu wydawania pieniędzy (plany budżetowe), a następnie w monitorowaniu bieżących wydatków, aby zapewnić realizację projektu.
Będziesz także potrzebował korzystać z planszy, kiedy wygląda na to, że musisz wydać fundusze na nieprzewidziane wydatki lub rezerwy na zarządzanie. Mogą zezwolić na nadmierne wydatki i pomóc zespołom projektowym w uzyskaniu dodatkowych funduszy, jeśli jest to uzasadnione.
Ogólnie rzecz biorąc, rada projektu zapewnia podstawową funkcję zarządzania i kierowania zespołem projektowym. Ich kierunek i rada pomagają kierownikowi projektu kierować projekt we właściwym kierunku i są doskonale przygotowani do wkroczenia i pomocy, jeśli cokolwiek zacznie się nie udać.