Zarządzanie programem jest satysfakcjonującym i dobrze płatnym wyborem zawodowym. Ale może to być również trudna rola.
Oto dziesięć rzeczy, o których każdy nowy menedżer programu powinien wiedzieć przed rozpoczęciem roli.
Zarządzanie programem nie jest tym samym, co zarządzanie projektem
Zarządzanie projektami jest ogólnie akceptowane jako planowanie pracy, organizowanie zadań i zasobów, kontrolowanie procesu i dostarczanie określonego celu.
Niezależnie od tego, czy jest to otwarcie nowego biura, uruchomienie nowej aplikacji czy budowa stadionu olimpijskiego, projekty mają zdefiniowany początek, środek i koniec oraz jasny zestaw celów.
Programy są nieco inne. Nadal musisz mieć osoby, które organizują zadania, zarządzają zasobami, pracują nad procesami itd., Ale raportują do Ciebie jako menedżera programu. Jest o wiele mniej zadań odznaczających się ukończeniem planu projektu, ale o wiele bardziej strategicznych i budujących relacje.
Zarządzanie programem polega na utrzymaniu całej transformatywnej zmiany w celu dostarczenia organizacji wartościowej z czasem. Bez kogoś, kto pełni funkcję menedżera programu, wszystko, co masz, to seria projektów realizowanych w przypadkowych czasach i bez tematu unifikującego. Menedżer programu to osoba, która wszystko to łączy.
Nie ma pewności ... Zajmij się tym
Programy są z natury niepewne. Chociaż możesz wiedzieć, jaki jest duży obraz, to po prostu wizja, gdy zaczynasz.
Dokładna ścieżka do tego, jak się tam dostać i jakie projekty będą potrzebne w ciągu najbliższych pięciu lat ... cóż, to coś, co musisz wypracować w trakcie pracy.
Zaczniesz od szczegółowego planowania tego, co wiesz i budujesz obraz tego, jak zająć się resztą, gdy będziesz bliżej. Stopniowo rozszerzaj swoje horyzonty planowania i dostaw, aż nie będziesz już mógł iść dalej.
Blokuj czas w regularnych odstępach czasu, aby zaplanować kolejne kroki. Możesz także skorzystać z tej okazji, aby upewnić się, że jesteś na dobrej drodze do dostarczenia wartości biznesowej.
Uważaj na wypalenie
Choć projekt może się skończyć za około rok, programy mogą się ciągnąć i ciągnąć. Prace związane z likwidacją elektrowni jądrowej na brytyjskiej stronie Sellafield mają na przykład etapy dostaw do 2025 r. I później.
Menedżerowie programów muszą chronić swój zespół przed wypaleniem. Nie możesz pracować z maksymalną prędkością przez tak długi czas, więc upewnij się, że Twoi pracownicy mają odpowiedni przestój. Powinny to być zarówno okresy spokojniejszego czasu pracy z mniejszą ilością dostarczanych produktów, jak i wystarczający czas spędzony poza biurem na wakacje.
Zarządzaj zwolnieniami lekarskimi, obserwuj swoje raporty nadgodzin i bądź czujny na fakt, że dobro twojego zespołu jest najważniejsze, jeśli chcesz obniżyć zużycie i utrzymać utalentowanych ludzi przez całe życie programu.
Musisz zarządzać tempem
Kiedy dostarczasz program, który ma odległą datę ukończenia, musisz zarządzać tempem pracy. Trudno utrzymać tempo wzrostu przez wiele lat, więc twoja rola jako menedżera programu polega na żonglowaniu priorytetami i projektami, aby regularnie dostarczać mierzalne wyniki.
Połącz szybkie wygrane i stały postęp w kierunku osiągnięcia większych celów. Pomaga to zespołowi w zrozumieniu, że idziesz do przodu i zapewnia, że istnieje kilka krótkoterminowych historii sukcesu, które można podzielić, aby utrzymać wysoką motywację . Na koniec pomaga inwestorom i kadrze zarządzającej, którzy zauważają postępy.
Trenuj swój zespół, aby osiągnąć sukces
Programy często dostarczają coś nowego, unikalnego lub transformującego dla organizacji. Jednym z wyzwań związanych z pracą nad tego rodzaju inicjatywą jest to, że prawdopodobnie nie posiadasz umiejętności wewnętrznych, aby móc wykonać wszystkie wymagane zadania i projekty.
To jest w porządku i można się tego spodziewać. Twoim zadaniem jako nowego menadżera programu jest zapewnienie, że możesz podnieść kwalifikacje, przekwalifikować się i rozwijać osoby, które posiadasz, tak aby razem mogli spełnić wszystkie wymagania dotyczące zasobów.
Mogą istnieć obszary, w których potrzebny jest tylko określony zasób przez określony czas. Na przykład, nie zamierzasz trenować jednego z pracowników, jak być kierowcą wózka widłowego, jeśli jest to umiejętność, której potrzebujesz przez tydzień, rozładowując dostawę czegoś. Ale jeśli zmieniasz sposób, w jaki zarządzana jest obecność firmy w Internecie, prawdopodobnie warto mieć umiejętności tworzenia stron internetowych wraz z doświadczeniem w zakresie mediów społecznościowych lub optymalizacji pod kątem wyszukiwarek. Są to umiejętności, na których firma będzie polegać w dłuższej perspektywie.
Podejmij decyzję, które z nich musisz umieścić w zespole i które należy zlecić na zewnątrz. Następnie upewnij się, że Twój program może realizować zadania związane ze szkoleniem i rekrutacją, które są wymagane, aby być gotowym do zarządzania wynikami, tak jak każdy projekt dostarcza.
Zarządzanie jest bardziej złożone
Jeśli pochodzisz z tła zarządzania projektami, zarządzanie nie będzie dla ciebie zaskoczeniem. Jest to sposób, w jaki struktury projektu i programu są zorganizowane i kontrolowane, aby zapewnić, że podejmowanie decyzji odbywa się we właściwy sposób i że zaangażowani są właściwi ludzie. Ma to zasadnicze znaczenie dla zapewnienia postępu prac w sposób pasujący do ogólnego przypadku biznesowego i pomaga w utrzymaniu odpowiedzialności.
Zarządzanie to także sposób, w jaki Biuro Zarządzania Projektami i kierownictwo wyższego szczebla mogą zapewnić, że program jest na dobrej drodze do zapewnienia korzyści - i zapewnia formalną ścieżkę do zamykania projektów lub całego programu, jeśli można wykazać, że te świadczenia przestaną obowiązywać. zostać osiągnięte.
Zarządzanie jest bardziej złożone w środowisku programowym niż w środowisku projektu. Zespoły projektowe i grupy sterujące zwykle mają członkostwo na poziomie exec. Można się tego spodziewać, ponieważ końcowym rezultatem programu jest zwykle transformacja biznesowa.
Programy mają również wpływ na zwykły proces biznesowy i codzienną działalność organizacji, więc inwestycja jest zwykle znacząca, z wpływem na P & L. Wymaga to również potencjalnie wyższego poziomu nadzoru niż projekt kapitałowy.
Usprawnij zarządzanie programami w swoim programie, upewniając się, że masz odpowiednich ludzi w zakresie podejmowania decyzji i jasno określając obowiązki osób w zespole.
Planowanie jest o wiele trudniejsze ...
Planowanie programu jest trudniejsze niż planowanie projektu, ponieważ jest dużo więcej ruchomych części, ale możesz twierdzić, że jest też fajniejsza!
Zazwyczaj menedżerowie projektów, którzy są zaangażowani w program, połączą swoje plany projektowe. Następnie zespół zarządzający programem spotyka się i kieruje nim jako kierownik programu, plany są zintegrowane.
Łatwo to powiedzieć, ale nie jest to łatwe. Wymaga to identyfikacji zależności pomiędzy projektami i zadaniami projektu. Zmusza cię do spojrzenia na wymagania dotyczące zasobów dla całego programu i do żonglowania działaniami dostosowanymi do dostępności kluczowych osób. I to nie jest jednorazowe zadanie.
Po złożeniu zintegrowanego planu programu można go śledzić na wykresie Gantta lub innym narzędziu programowym. Gdy twoi menedżerowie projektów śledzą swoje projekty w czasie rzeczywistym, będziesz musiał wprowadzić poprawki do planu programu, informując wszystkich o zmianach i wyjaśniając, co to oznacza dla ich obszaru pracy.
... Ale nie musisz planować każdej linii
Jako menedżer programu możesz polegać na menedżerach projektów, aby wykonać szczegółowe planowanie. Nie jest praktyczne ani pożądane śledzenie planu za pomocą tysięcy i tysięcy zadań.
Potrzebujesz zwiniętego, wysokiego poziomu widoku projektów, z wystarczającą ilością szczegółów, aby pokazać, czy coś będzie miało wpływ na poziomie programu.
Najłatwiej to zrobić za pomocą dedykowanych aplikacji (te 10 sprawdzonych narzędzi programowych i programów programowych jest dobrym miejscem do rozpoczęcia). Próba zarządzania wielomilionowym programem w arkuszu kalkulacyjnym nie będzie łatwa.
Musisz poprawić swoje delegowanie
Jakkolwiek dobrze jesteś w delegowaniu, bycie w roli zarządzania programem oznacza, że musisz się w nim jeszcze lepiej.
Dobrą wiadomością jest to, że powinieneś mieć zespół kierowników projektów, a może nawet masz dedykowane Biuro Zarządzania Programem, które wspierałoby twoje transformacyjne zmiany.
Zła wiadomość jest taka, że możesz nie!
W programie jest dużo pracy do wykonania, a ustawienie go w taki sposób, aby wszystkie ruchome części poruszały się we właściwym czasie, to ogromny wysiłek. Nie możesz tego zrobić sam i nie powinieneś próbować. Sprawdź, ile czasu potrzebujesz na inicjację programu, a następnie upewnij się, że masz zespół, który będzie cię wspierał.
Jeśli nie masz nikogo w swoim Biurze Zarządzania Programem, poproś kogoś o oddelegowanie do zespołu zarządzającego programem. Jest wiele do zrobienia: ktoś w roli koordynatora projektu byłby doskonale przygotowany do zapewnienia koordynacji wymaganej na poziomie programu, uwalniając cię od zaangażowania się w strategiczne zadania.
Nie bój się konfliktu
Istnieje wiele wątków do programów. Od projektów z trudnymi interesariuszami po pozornie nieosiągalne terminy, każdy dzień da ci szansę na konflikt. Uważaj na rzeczy, które zakłócają wydajność projektu i bądź przygotowany, aby wkroczyć, gdy trzeba, aby poradzić sobie z sytuacją konfliktu, zanim się zacznie .
Które z tych 10 rzeczy zaskoczyło Cię? Podziel się swoimi przemyśleniami na temat zarządzania programem na swoim ulubionym kanale społecznościowym!