5 sposobów na wyróżnienie pracy projektowej i zwykłej pracy
Kiedy rozmawiam z ludźmi w zespołach, często mówią mi, że nie są pewni, czy pracują nad projektem, czy też "po prostu" robią biznes tak jak zwykle. Obie role są wymagane w organizacji i równie ważne, ale mogą pomóc zrozumieć, nad czym pracujesz, abyś mógł lepiej zobaczyć, gdzie pasuje w organizacji.
Wyjaśnijmy różnicę, abyś był pewien, czym jest projekt i jak wygląda jego część. Istnieje pięć głównych różnic między pracą projektową a zwykłą pracą. Często widzisz "business as usual" w skrócie BAU.
Projekty zmieniają biznes; BAU Identyfikuje zmianę
Po pierwsze, istnieje różnica w sposobie obsługi zmiany.
Działające jak zwykle operacje prowadzą firmę. Wciąż zapalają światło. Obsługują klientów i trafiają w cele. Zespoły BAU są również pierwszymi, którzy wiedzą, kiedy istniejące procesy biznesowe nie działają i nie nadają się już do tego celu. Kiedy tak się dzieje, zespoły BAU identyfikują potrzebę zmian.
Kierownik, w ramach przeglądu strategicznego, może zasugerować, jakie zmiany należy wprowadzić, aby dany dział lub jednostka biznesowa osiągnęła swoje cele. Lub jasna iskra w dziale może zaproponować zmianę w programie sugestii pracowniczych.
Na drugim końcu spektrum możesz mieć pełną argumentację biznesową opracowaną przez kierownika wyższego szczebla w celu dostarczenia zmian, które są wymagane, aby pomóc oddziałowi w osiągnięciu wyznaczonych celów na rok.
To nie tylko usprawnianie procesów biznesowych. Osoby pracujące na stanowiskach BAU mogą również zdawać sobie sprawę z tego, że zmiana jest niezbędna ze względu na zmiany w ramach regulacyjnych lub w ramach sytuacji konkurencyjnej dla organizacji.
Pracownicy pierwszej linii pracują nad dostarczaniem strategii i wiedzą, czego chcą się różnić, aby się tam dostać.
Projekty są mechanizmem wdrażania tej zmiany. Projekty zapewniają zmiany w funkcjach BAU za pomocą zarządzania projektami. Wyjaśnimy, czym jest zarządzanie projektem. Organizacja projektu pracuje nad dostarczeniem zmiany, którą zidentyfikowały zespoły BAU. Dzieje się to po przejściu procesu zatwierdzania projektu, który zwykle jest zatwierdzany przez kierownictwo firmy i kierownictwo wyższego szczebla.
Nie znaczy to, że ludzie w roli projektowej nie mogą sugerować ulepszeń w praktyce biznesowej, ale będą to robić w ramach swojej roli jako pracownika, a nie jako część ich roli projektowej.
Podział ten, który usłyszysz także pod tytułem "zmień firmę, uruchom firmę", jest zauważalny także na końcu projektów. Zmiana, którą wdraża projekt, polega na dostarczeniu danych wyjściowych. To może być kawałek nowego oprogramowania, budynku, nowej usługi lub czegoś innego. Zespół BAU jest odpowiedzialny za to i wykorzystanie go w celu osiągnięcia korzyści biznesowych. Innymi słowy, projekt zapewnia możliwość uzyskania korzyści, a operacje BAU wykorzystują tę zdolność do uzyskania korzyści.
Projekty zarządzają ryzykiem; BAU łagodzi ryzyko
Aby jak zwykle funkcje były skuteczne, przekonasz się, że zespoły BAU starają się ograniczyć wszelkie ryzyko związane z działaniami. Uniknięcie niepewności biznesowej w celu uzyskania lepszej stabilności organizacyjnej i powtarzalnych procesów jest dobrą rzeczą.
Ze względu na swój charakter bycia wyjątkowym i niepewnym, projekty wymagają elementu ryzyka. Firma robi krok w nieznane, robiąc projekt, ponieważ wprowadza zmiany i dostarcza coś, czego wcześniej nie było.
Dlatego zespoły projektowe podchodzą do ryzyka w inny sposób niż strona BAU organizacji. Kierownicy projektów starają się zarządzać ryzykiem, zarówno pozytywnym , jak i negatywnym , aby uzyskać najlepsze wyniki. Może to obejmować złagodzenie ryzyka w celu ograniczenia prawdopodobieństwa, że tak się stanie, ale obejmuje również inne strategie zarządzania ryzykiem.
Jest mało prawdopodobne, że kiedykolwiek zgaszecie Państwo ryzyko związane z projektem, ale możecie to zrobić z dobrych powodów operacyjnych dla pracy BAU.
Projekty są powiązane z czasem; BAU jest w toku
Projekty mają początek, środek i koniec. To jest cykl życia projektu . W rzeczywistości najbardziej charakterystyczną cechą projektu jest jego zakończenie. Kierownik projektu i zespół projektowy pracują nad projektem w tym czasie. Następnie zespół zostaje rozwiązany podczas przekazania i zamknięcia fazy na końcu.
BAU się nie zatrzymuje. Możesz oczywiście zamknąć funkcję lub przerwać proces, jeśli nie jest już potrzebny dla firmy - mimo że byłby zarządzany jako projekt !. Funkcja BAU powoduje ciągłą pracę bez przewidywalnej daty zakończenia.
Projekty mogą być pisane wielkimi literami; BAU Często nie można
Projekty mogą być kapitalizowane, a często BAU nie może być - polegasz na wydatkach operacyjnych na bieżącą działalność jak zwykle. Innymi słowy, sposoby rozliczania projektów i "innych" zadań są różne.
Finansowanie projektu często wiąże się z wprowadzeniem aktywów do użytkowania, co oznacza, że koszty można kapitalizować. W niektórych przypadkach, w zależności od tego, gdzie jesteś na świecie i lokalnych przepisów dotyczących księgowości, możesz nawet ponosić koszty projektu poniżej linii.
Koszty BAU są zwykle uważane za opex (wydatki operacyjne) i są śledzone w rachunkach zysków i strat spółki.
Finansowanie projektów i finansowanie działalności gospodarczej jest na ogół bardzo wyspecjalizowanym obszarem, dlatego zawsze najlepiej jest zasięgnąć porady od ekspertów finansowych przed dokonaniem jakichkolwiek osądów dotyczących tego, co powinno i nie powinno być kapitalizowane w Twojej organizacji. Zasady rachunkowości różnią się w zależności od kraju, a nawet od organizacji do organizacji, w której poszczególne firmy mają określone procesy i sposoby działania.
W razie wątpliwości zawsze sprawdź!
Projekty angażują zespoły wielofunkcyjne; BAU angażuje funkcjonalne zespoły
Wreszcie, istnieje duża różnica w składzie zespołów projektowych. Projekty zazwyczaj angażują wielodyscyplinarne zespoły ekspertów zebranych w celu dostarczenia określonego produktu. Wiedza o tym, jak zmotywować zespół projektowy, jest ważna, ponieważ czasami projekty zaczynają się, a cel nie jest przekazywany wszystkim. Jeśli ludzie nie mają jasnego zrozumienia tego, nad czym pracują, to zazwyczaj nie wykonują swojej najlepszej pracy.
Zespoły projektowe składają się z osób pełniących określone role. To nie są stanowiska pracy, ale stanowiska w ramach projektu z wyraźnymi obowiązkami. Główne role w zespole projektowym to:
- Sponsor projektu
- Menadżer projektu
- Starszy dostawca (organizacja odpowiedzialna za wykonanie pracy, która może być wewnętrznym zespołem, takim jak IT lub zewnętrzny wykonawca lub sprzedawca)
- Klient (może to być klient wewnętrzny, taki jak inny kierownik działu lub, w organizacji usług klienta, klient, dla którego dostarczany jest projekt)
- Eksperci ds. Tematów (osoby wnoszone do zespołu przez cały czas trwania projektu lub jego części, które wykorzystują swoją wiedzę fachową, aby przyczynić się do sukcesu projektu).
Dowiedz się więcej o rolach w zespole projektowym .
Z kolei praca BAU jest zarządzana przez zespoły funkcjonalne. Są samodzielnymi ekspertami, ale zgrupowani razem jako wyodrębnieni i zwykle z mniejszym powiązaniem funkcjonalnym z innymi działami niż zespołami projektowymi.
Zwykle bardzo jasne jest, nad czym mają pracować i jakie są cele zespołu. Będą mieć jasne cele i wizję roli, jaką departament odgrywa w firmie. Przykładem może być zespół obsługi klienta, który pracuje w ramach większego działu obsługi klienta obsługującego połączenia i wiadomości e-mail od klientów dotyczące Twojego produktu.
Jest to skomplikowane: nakładają się. Na przykład lider zespołu w tym centrum obsługi klienta jest specjalistą w swojej dziedzinie. Mogą być oddelegowani do zespołu projektowego w celu zarządzania pakietem roboczym i zasobami związanymi z dostarczeniem części projektu, która odnosi się do kontaktu z klientem. Ale w swojej pracy projektowej pełnią rolę eksperta tematu, a nie lidera zespołu obsługi klienta. Jako członek zespołu projektowego, będą oni odpowiedzialni za swoją część budżetu projektu i będą mieli dużą swobodę w zakresie sposobu, w jaki praca jest wykonywana, aby osiągnąć cele końcowe. Mogą nie mieć tego w swojej roli w BAU.
Konflikt między BAU a projektami
Praca nad projektem i praca z BAU mogą być ładnie przyswajane, ale najczęściej występuje napięcie. Dzieje się tak, ponieważ projekty próbują zmienić status quo. Status quo działa całkiem nieźle, a ludzie w większości nie lubią zmian, więc zawsze będzie tam napięcie.
Po drugie, kiedy prosi się ludzi o dołączenie do zespołu projektowego, mogą cierpieć z powodu konfliktu lojalności. Czy ich pierwszym obowiązkiem jest ich codzienna praca lub projekt? Jasne cele i silne zaangażowanie w projekt od kierownictwa mogą tutaj pomóc, a także utrzymywać otwarte linie komunikacyjne, dzięki czemu będą wiedzieć, jakie powinny być priorytety firmy i zespołu.
Po trzecie utrzymanie działalności jest zawsze priorytetem. Ma to wpływ na zespoły projektowe, które mogą stracić fundusze, kluczowe zasoby wycofane do ról BAU i opóźnione terminy, ponieważ skupia się na nich praca związana z utrzymywaniem codziennych działań organizacji.
Kierownicy projektów mogą być sfrustrowani, ale zawsze tak będzie i powinno być. Nie ma sensu realizować fantastycznego projektu, jeśli w międzyczasie firma zbankrutuje i nie ma już nikogo, kto użyłby tego, co zbudowałeś!
Mając na uwadze te wytyczne, powinno być łatwo sprawdzić, czy pracujesz nad projektami lub BAU, czy też w obu.