Aby śledzić postępy w realizacji i zapewnić osiągnięcie kluczowych rezultatów zgodnie z harmonogramem, kierownicy projektów wykorzystują kamienie milowe.
Definicja kamienia milowego projektu jest zadaniem o czasie trwania równym zero, co oznacza osiągnięcie w projekcie.
Są one używane jako sposób pokazania ruchu i postępu oraz pokazywania ludziom, co się dzieje, nawet jeśli nie mają szczegółowej wiedzy na temat zadań, które należy wykonać, aby się tam dostać. W związku z tym są bardzo przydatne w komunikacji z interesariuszami i ustalaniu oczekiwań.
Kiedy używać kamieni milowych projektu
Kamienie milowe w zarządzaniu projektami służą do oznaczania:
- Rozpoczęcie istotnych faz pracy
- Koniec znaczących faz pracy
- Aby oznaczyć termin na coś
- Aby pokazać, kiedy podejmowana jest ważna decyzja.
I inne stałe punkty w czasie, które wymagają wywoływania, ponieważ kamienie milowe to świetny sposób na śledzenie twojego projektu.
Jak często umieszczać kamienie milowe w twoim planie
Zostałem poinformowany o kursie szkoleniowym, aby raz na miesiąc umieszczać kamienie milowe w twoim planie. Jest to w porządku i dobra zasada, ale musisz skorzystać z profesjonalnej oceny. Kilka miesięcy może mieć duży wpływ na ważne spotkania oznaczone jako kamienie milowe, podejmowanie decyzji i zamknięcie jednej fazy i rozpoczęcie kolejnej.
W innych miesiącach możesz skupić się na egzekucji i niewiele, jeśli w ogóle, możesz zawiesić kamień milowy.
Powiedziawszy to, dla celów sprawozdawczych dobrze jest stworzyć powód, by przynajmniej jeden kamień milowy w każdym cyklu raportowania, a my porozmawiamy trochę o kamieniach milowych i komunikacji.
Jak kamienie milowe są reprezentowane na wykresie Gantta
Kamienie milowe są jednym z elementów wykresu Gantta i są pokazane na wykresie jako diament. Nie są pokazywane jako normalne zadanie, ponieważ mają czas zerowy: innymi słowy, nie zajmują one czasu. Na potrzeby planowania na wykresie Gantta, po prostu się wydarzą!
Jeśli nie korzystasz z wykresów Gantta, nadal możesz używać kamieni milowych. Oto 5 alternatyw dla wykresów Gantta : możesz nadal wykorzystywać kamienie milowe w swoim planie za pomocą tych.
Jeśli chcesz pozostać osobiście zorganizowanym, a Twoje oprogramowanie do zarządzania projektami nie jest w pełni zintegrowane z Twoim kalendarzem, możesz skopiować i wkleić kluczowe daty do swojego kalendarza. W zależności od tego, jak lubisz pracować, może to być pożyteczna wskazówka, aby przypomnieć ci, co powinno się wydarzyć!
Jak nazwać Kamienie milowe
Kamienie milowe powinny zawierać jasny opis harmonogramu projektu, ale nie taki, który sugeruje, że jest on zadaniem. Nie powinny więc być nazywane "Przystąp do przejścia do fazy 2", ale "Rozpoczęcie fazy 2". Jeśli chcesz odzwierciedlić wysiłek osiągnięcia zgody na przejście do fazy 2, dodaj zadanie tuż przed tym.
Kamienie milowe powinny opisywać moment, który reprezentują w ten sposób:
- Faza testowa zakończona
- Zatwierdzono PID
- Umowa podpisana
- Spotkanie pracowników Urzędu Miejskiego
Wielu kierowników projektów decyduje się również na numerowanie swoich kamieni milowych w celu ułatwienia wyszukiwania informacji. Jeśli używasz struktury podziału pracy, możesz użyć jej numeracji. W przeciwnym razie możesz używać M1, M2 i innych, aby jasno określić, do czego się odnosisz. Wyraźna struktura nazw staje się ważniejsza, im więcej masz kamieni milowych, więc pomyśl o tym, jak zamierzasz to zrobić, jeśli twój projekt będzie trwał kilka miesięcy.
Jak uzyskać milestones Signed Off
Kamienie milowe stanowią część harmonogramu projektu, więc jeśli Twój harmonogram jest oparty na podstawach, powinieneś rozważyć wylogowanie swoich kamieni milowych.
Jeśli chcesz zmienić daty swoich kamieni milowych, powinieneś użyć standardowej procedury kontroli zmian w celu dostosowania swojego planu. Może to być tak proste, jak rozmowa ze sponsorem projektu i poinformowanie go, dlaczego daty muszą się zmienić, lub tak formalne, jak złożenie nowego zalecanego harmonogramu i przekazanie go komitetowi planowania, który ratyfikował.
Najlepiej sprawdzić, jaki będzie proces rejestracji, jeśli wystąpi, zanim go użyjesz, aby nie tracić czasu na dokonanie zmiany.
Korzystanie z kamieni milowych w komunikacji
Kamienie milowe są przydatne do komunikacji i raportowania, ponieważ reprezentują minimalne punkty kontroli w planie. Innymi słowy, jeśli wyjąłeś wszystkie inne zadania, nadal możesz zobaczyć, co się dzieje, i utrzymywać projekt do przodu, wykorzystując tylko kamienie milowe.
Powinieneś być w stanie wyciągnąć kamienie milowe i umieścić je w desce rozdzielczej lub raporcie projektu . Powinny opowiadać historię projektu wystarczająco szczegółowo, aby zadowolić osoby, z którymi się zgłaszasz, zwykle twój sponsor projektu lub inna grupa wykonawcza, taka jak grupa sterująca (lub zespół projektowy ). Każdego miesiąca lub na częstotliwości raportowania, które wykorzystujesz, możesz pokazać, jakie kamienie milowe zostały osiągnięte.
Zgłaszanie zdarzeń za pomocą kamieni milowych jest dość proste i często odbywa się w formie tabeli. Podajesz opis kamienia milowego, datę jego powstania, a następnie nową prognozę. Kiedy kamień milowy zostanie osiągnięty i można go oznaczyć jako kompletny, dodajesz również tę datę. Mamy nadzieję, że będzie to ta sama data co przewidywana, ale projekty nie zawsze działają tak.
Taka tabela pokazuje, co zostało ukończone, a co wyróżnia. Będziesz w stanie zaplanować odpowiedź na pytanie: "Dlaczego nie trafiliśmy na ten kamień milowy?" Zanim wyjedziesz i spotkasz się ze swoim sponsorem lub wyślesz raport!
Kiedy twój plan projektu jest bardzo długi i masz wiele kamieni milowych, łatwiej będzie zrzucić ukończone kamienie milowe w każdym cyklu raportowania. Zgłaszaj tylko te kamienie milowe, które są nadchodzące lub zakończone w tym miesiącu: w przyszłym miesiącu usuń wszystko, co zostało ukończone w zeszłym miesiącu, aby nie zwiększać długości raportu, informując ludzi o pracy, o której wiedzą już, że się skończyło.
Kamienie milowe są bardzo przydatnym narzędziem do zarządzania projektami do planowania, planowania i raportowania i są łatwe w użyciu. Umieść w swoim następnym planie projektu, prześledź go, a dowiesz się, jaka częstotliwość działa najlepiej dla Ciebie.
Podobnie jak w przypadku wszystkich elementów zarządzania projektami, można je elastycznie wykorzystywać, aby osiągnąć pożądany rezultat, korzystając z tych wskazówek i wskazówek, aby informować o własnych decyzjach.