Zwiększ swoją pewność siebie w swoim projekcie dzięki zarządzaniu ryzykiem
Kiedy pracujesz w ryzykownych sytuacjach, potrzebujesz odpowiedniego zestawu. Podobnie jak turysta z plecakiem na liny i raki, potrzebujesz narzędzi do radzenia sobie z ryzykiem projektu.
Możesz zwiększyć zaufanie swojego menedżera do projektu dzięki planowi zarządzania ryzykiem.
Prosty 5-etapowy proces może ogromnie zmienić sposób, w jaki twój szef widzi Twój projekt (i ciebie).
Czym jest zarządzanie ryzykiem w zarządzaniu projektami?
Zarządzanie ryzykiem w zarządzaniu projektami to proces identyfikowania, oceny i reagowania na ryzyka projektowe.
Ryzyko projektu to czynniki, które mogą mieć wpływ na projekt (pozytywny lub negatywny, ale generalnie ludzie interpretują ryzyko jako zdarzenia, które miałyby negatywny wpływ na projekt).
Niezależnie od tego, czy Twój projekt jest duży czy mały, wiąże się z nim ryzyko. Może to być cokolwiek, od ryzyka popadnięcia w szkolną paradę, do ryzyka wzrostu cen do krytycznego składnika nowej płytki drukowanej.
Ryzyko projektu, jeśli nie jest zarządzane prawidłowo, może utrudnić skuteczne dostarczenie projektu. Niezaznaczone ryzyko może dodać czasu do harmonogramu, pracować za swój czas i pieniądze do swojego budżetu. Menedżerowie denerwują się z tego powodu. Tego wszystkiego można uniknąć za pomocą planu zarządzania ryzykiem.
Planowanie zarządzania ryzykiem
Plan zarządzania ryzykiem to świetny sposób na zwiększenie własnej pewności co do zdolności zespołu projektowego do dostarczenia - i to przenosi się również na zwiększenie zaufania menedżera. Chcesz, aby wierzyli, że możesz to zrobić, i chcesz, aby wiedzieli, co może powstrzymać cię od pomyślnego dostarczenia projektu.
Plan zarządzania ryzykiem jest doskonałym narzędziem do tego.
I zgadnij co? To naprawdę łatwe do rozpoczęcia.
Zarządzanie ryzykiem projektu to prosty 5-etapowy proces. Nie róbmy tego bardziej skomplikowanego, niż to musi być. To jest coś, od czego możesz zacząć dzisiaj, przygotować się do dyskusji na następnym spotkaniu i zakończyć je, gdy ktoś wpisuje minuty.
5-etapowy proces zarządzania ryzykiem
Podobnie jak w przypadku wielu części zarządzania projektami, zarządzanie ryzykiem jest procesem. 5 kroków to:
- Zainicjować
- Zidentyfikować
- Oszacować
- Planuj odpowiedzi
- Wprowadzić w życie
Jeśli te warunki nie mają dla ciebie większego znaczenia, proszę, trzymaj się tego - wyjaśnię to wszystko.
Krok 1: Rozpocznij
Po pierwsze, chcesz ustawić kontekst zarządzania ryzykiem w środowisku zarządzania projektami.
Prawdopodobnie nie ma tu zbyt wiele pracy, ponieważ ktoś w twojej firmie będzie już przygotowywał politykę ryzyka korporacyjnego i wszystko, co musisz zrobić, to ją wyśledzić. To wyjaśni podejście firmy do ryzyka i może nawet upoważnić szablony, których potrzebujesz. Szablony zawsze oszczędzają pracę, więc szukaj też tych!
Nawet jeśli nie posiadasz polityki ryzyka korporacyjnego, ktoś inny, który zarządza projektami obok ciebie, może mieć plan zarządzania ryzykiem projektu, który możesz skopiować.
Po co wyważać koło? Ponowne użycie dokumentów jest koniecznością, jeśli chcesz zaoszczędzić czas i zrobić więcej.
Wykorzystaj to, co odkryłeś, aby stworzyć plan zarządzania ryzykiem dla swojego projektu. Jest to część ogólnego planu zarządzania projektem i mówi o tym, w jaki sposób zamierzasz podejść do zarządzania ryzykiem związanym z projektem.
Jeśli nie wiesz, co w nim umieścić, czytaj dalej! Następne kroki pozwolą lepiej zrozumieć, o czym mówić w swoim planie zarządzania ryzykiem.
Poprawia to zaufanie poprzez: Pokazanie swojemu menedżerowi, że masz podejście do radzenia sobie z niepewnością projektu i że aktywnie zamierzasz zarządzać ryzykiem.
Krok 2: Zidentyfikuj
Po przedstawieniu podejścia można rozpocząć pracę nad nim.
Teraz identyfikujesz ryzyko, które wpłynie na twój projekt. Jest to tylko snapshot w czasie, a rejestr ryzyk jest czymś, co chcesz wracać do czasu i czasu, aby upewnić się, że wszystko, co nowe, zostanie tam umieszczone.
Możesz zidentyfikować ryzyko, korzystając z listy kontrolnej wspólnych zagrożeń, przeprowadzając wywiady z interesariuszami projektu (szczególnie z trudnymi interesariuszami, ponieważ zazwyczaj mają wiele do powiedzenia na temat tego, co może pójść nie tak), sesje burzy mózgów i używanie zdrowego rozsądku.
Szukacie rzeczy, które mogą powodować problemy, gdyby kiedykolwiek się zdarzyły. (Pamiętaj, zagrożenia jeszcze się nie wydarzyły.) Problemy z projektem to rzeczy, które już się wydarzyły.)
Jednak robiąc to, zdecydowanie powinieneś angażować innych ludzi. Sam, nie będziesz miał całego zdjęcia, a skończysz z brakującymi rzeczami.
Ryzyko może i powinno zostać zidentyfikowane przez każdego. Jako kierownik projektu, twoim zadaniem jest zachęcenie twoich współpracowników do podniesienia ryzyka z tobą, tak abyś jako zespół mógł coś z tym zrobić.
Wszystkie zidentyfikowane ryzyka powinny zostać zarejestrowane w rejestrze ryzyka. Jeśli masz koordynatora projektu w zespole lub osobę wspierającą projekt, mogą to zrobić. W przeciwnym razie jest to część zadań administracyjnych, które musisz wykonać.
Poprawia to zaufanie poprzez: Wykazanie, że zdajesz sobie sprawę z kluczowego ryzyka, które może mieć wpływ na twój projekt i że masz środki, aby stale być świadomym nowych zagrożeń.
Krok 3: Oceń
Ryzyka są następnie oceniane pod kątem prawdopodobieństwa i wpływu. Ten szczegółowy artykuł na temat oceny ryzyka związanego z projektem obejmuje to. Daj dobry odczyt, jeśli nie jesteś zaznajomiony z procesem.
Jako dalszą miarę możesz także ocenić bliskość, która oznacza, jak blisko jest prawdopodobne ryzyko. Niebezpieczeństwo z wysoką bliskością może wkrótce nastąpić. Ryzyko o niskiej bliskości może wystąpić w pewnym momencie w odległej przyszłości. To może dać ci kolejny czynnik, aby nadać priorytet twojemu czasowi i energii, jeśli chodzi o radzenie sobie z ryzykiem.
Poprawia to zaufanie poprzez: Zapewnienie, że Twój menedżer i wszyscy członkowie zespołu mają jasne wyobrażenie o tym, co by się stało, gdyby którekolwiek z tych zagrożeń faktycznie się zmaterializowało.
Krok 4: Planuj odpowiedzi
Teraz dochodzimy do mięsistej części twojego planu zarządzania ryzykiem. Na tym etapie opracowujesz sposób zarządzania ryzykiem, identyfikując odpowiednią odpowiedź.
Robimy to, ponieważ do tej pory wszystko, co masz, to lista tego, co może zdarzyć się, że wyrzucisz swój projekt z kursu w przyszłości i jak wielka będzie umowa. To, co twój menedżer będzie chciał wiedzieć, to: co zamierzasz z tym zrobić?
Zasadniczo istnieją 4 rzeczy, które możesz zrobić, aby zająć się ryzykiem związanym z projektem i nim zarządzać. Oni są:
- Uniknąć
- Transfer
- Łagodź (tj. Zmniejsz)
- Zaakceptować.
Zostały one szczegółowo omówione w tym głębokim nurkowaniu w strategie reagowania na ryzyko dotyczące ryzyka negatywnego .
Niektóre z twoich ryzyk mogą mieć pozytywny wynik. Na przykład: istnieje ryzyko, że sprzedajesz tak dużo nowego produktu, że spowodowałeś awarię linii telefonicznych. Byłby to niezły problem, ale wciąż ryzykujemy, że powinniśmy to zaplanować.
Istnieje wiele sposobów na przygotowanie się do pozytywnego ryzyka, w tym:
- Wykorzystać
- Dzielić
- Wzmacniać
- Zaakceptować.
Zostały one omówione bardziej szczegółowo w tym artykule na temat strategii reagowania na ryzyko dla pozytywnego ryzyka .
Musisz ustalić, która strategia reagowania jest najlepsza dla każdego ryzyka w twoim rejestrze. Na przykład możesz zdecydować, że ryzyko zawalenia się dachu fabryki jest czymś, co po prostu zaakceptujesz, ponieważ nie jest prawdopodobne. Jednak ryzyko, że zatrucie pokarmowe zmniejszy o połowę twoją siłę roboczą, jest czymś, co aktywnie zamierzasz złagodzić poprzez przekwalifikowanie całego personelu gastronomicznego. Jeśli zdarzyło się to wcześniej i jest całkiem prawdopodobne, chyba że coś z tym zrobisz, będziesz chciał zmniejszyć ryzyko.
Po ustaleniu i ustaleniu odpowiedzi, można wyznaczyć właścicieli ryzyk, aby przeprowadzili plan działań w zakresie zarządzania ryzykiem. Innymi słowy, potrzebujesz kogoś, kto będzie odpowiedzialny za przeglądanie zadań, które zgadzasz się.
Poprawia to zaufanie poprzez: Pokazanie swojemu kierownikowi, że zastanawiałeś się, co zrobić z rzeczami, które mogą powodować problemy dla twojego projektu i że wprowadzasz plany, aby zmniejszyć niepewność i ryzyko związane z projektem.
Krok 5: Wdroż
Twój plan zarządzania ryzykiem powinien już zawierać informację, kto będzie odpowiedzialny za wykonanie działań ograniczających ryzyko dla każdego ryzyka. Powinny teraz wykonywać te zadania, aby aktywnie zarządzać otwartym ryzykiem.
Poprawia to zaufanie poprzez: Wykazanie, że Ty i Twój zespół projektowy możecie wykonać to, co powiedzieliście, że zrobicie. Dzięki raportowaniu osiągnięć i złagodzeniu ryzyka zespół zarządzający pokazuje, że poważnie myślisz o dostarczaniu i wykonywaniu działań na przyszłość, aby zabezpieczyć projekt przed problemami.
Gdy ryzyko już minęło - gdy nie jest już istotne, ponieważ stało się lub nie może już się wydarzyć - możesz je zamknąć z rejestru ryzyka.
Wprowadzenie tego planu zarządzania ryzykiem w projekcie może odróżnić Cię od innych menedżerów. Twój szef będzie miał dowody na to, że możesz myśleć strategicznie i kreatywnie o tym, co może spowodować, że twój projekt zostanie odblokowany, i - co najważniejsze - zrób coś z tym. Będziesz osobą aktywnie radzącą sobie z problemami, zanim się pojawią, usuwając blokady dróg i będąc przygotowanym na wszystko!
Bycie postrzeganym jako dobry w zarządzaniu ryzykiem projektowym jest pewnym sposobem, aby być postrzeganym przez kierownictwo jako bezpieczna para lub ręce. Nie potrzebujesz wielu doświadczeń ani certyfikatów, aby skutecznie zarządzać ryzykiem projektowym (chociaż istnieją formalne kwalifikacje w zarządzaniu ryzykiem). Ten prosty 5-etapowy proces wkrótce sprawi, że zarządzanie ryzykiem projektu zostanie włączone do planów projektu.