W tym artykule omówiono obszar wiedzy na temat zarządzania obszarem projektu z A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) - Piąta edycja. Nie jest to jedyny sposób definiowania zarządzania zakresem projektu, ale jest to dobry punkt wyjścia i będzie bardzo pomocny, jeśli pracujesz nad certyfikacją PMP®.
Procesy zarządzania zakresami projektu
Zarządzanie obszarem projektu w PMBOK® Guide obejmuje 6 procesów. Procesy zarządzania zasięgiem projektu to:
- Zarządzanie obszarem planu
- Zbieraj wymagania
- Zdefiniuj zakres
- Utwórz strukturę podziału pracy
- Zatwierdź zakres
- Zakres kontroli.
Spójrzmy na każdy z nich.
Zaplanuj proces zarządzania zakresem
Chodzi o to, aby na końcu podać plan zarządzania obszarem. Określa sposób definiowania, zarządzania, sprawdzania i kontrolowania zakresu projektu. Wstawienie pracy z góry w celu jej zdefiniowania daje ci coś, na co możesz się odnieść później. Może się okazać, że możesz wykorzystać plan zarządzania obszarem innego projektu jako punkt wyjścia, ponieważ procesy zarządzania obszarem nie różnią się zbytnio pomiędzy projektami, gdy twoja firma zdecyduje się na sposób pracy, który jest dla nich pomyślny.
Wynikiem tego procesu jest plan zarządzania obszarem. Jest to część planu zarządzania projektem i obejmuje:
- W jaki sposób przygotujesz szczegółowy opis zakresu
- W jaki sposób utworzysz strukturę podziału pracy (Work Breakdown Structure, WBS) z instrukcji zasięgu
- Jak zamierzasz utrzymywać i zatwierdzać ten WBS
- W jaki sposób uzyskasz formalną akceptację dla rezultatów projektu
- Jak zarządzać zmianami w zakresie.
Dokument nie musi być niewiarygodnie szczegółowy lub bardzo formalny: musi po prostu być odpowiedni do celu.
Zbierz proces wymagań
W tym procesie opracujesz, czego interesariusze chcą od projektu. Gdy już przedstawisz swój wielki pomysł , musisz udokumentować wymagania i zarządzać oczekiwaniami interesariuszy. Jest to ważne, ponieważ często to, o co proszą, jest nierealne lub osiągalne z uwagi na inne ograniczenia projektu, takie jak koszt.
Dane wyjściowe z Twoich zadań gromadzenia wymagań to udokumentowany zestaw wymagań. Powinno to być jak najbardziej wyczerpujące i zwykle obejmuje kilka kategorii wymagań, takich jak:
- Wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne
- Wymagania dotyczące stron zainteresowanych, takie jak wymogi dotyczące sprawozdawczości
- Wymagania dotyczące wsparcia i szkolenia
- Wymagania biznesowe
- Wymagania dotyczące projektu, takie jak poziom usług lub jakość
Będziesz także dokumentować zależności, założenia i ograniczenia, które odnoszą się konkretnie do wymagań.
Zdefiniuj proces zakresu
Oto, gdzie bierzesz wymagania i zamieniasz je w szczegółowy opis produktu lub usługi, które twój projekt zamierza stworzyć. Otrzymasz instrukcję zakresu projektu, do której możesz się odwołać podczas projektu. Będzie zawierać listę tego, co jest w zakresie i co jest poza zakresem. Jest to ważne, ponieważ często ludzie nie pamiętają, co jest specjalnie wykluczone, i wracają i proszą o pracę w tych obszarach.
Wszelkie inkluzje będą musiały przejść kontrolę zmian.
Utwórz proces struktury podziału pracy
Ten proces umożliwia przekształcenie listy wymagań w ustrukturyzowaną wizję tego, co należy zrobić. Głównym zadaniem jest rozkładanie dużych zadań na mniejsze, łatwe do opanowania części.
Rezultatem tego procesu jest WBS. Osobiście nie używam WBS w moich projektach, ale może to być bardzo pomocne narzędzie. Jeśli nie myślisz wizualnie, możesz osiągnąć ten sam rezultat, tworząc listę.
Zatwierdź zakres procesu
Proces Validate Scope nie jest, jak można sądzić, skłonienie interesariuszy biznesowych do podpisania WBS. Chodzi o to, aby upewnić się, że masz proces w celu uzyskania podpisu dla swoich produktów, gdy nadejdzie czas.
Warto umieścić tę strukturę w taki sposób, aby nie było żadnych pytań o to, kto ma zatwierdzić produkt lub jakie kryteria będą używane, aby powiedzieć, że jest kompletna.
Po zakończeniu procesu zaakceptujesz produkty, zatwierdzone przez osobę, która musi je zatwierdzić.
Proces kontroli zakresu
Proces Control Scope jest ostatnim w obszarze wiedzy na temat zarządzania obszarem projektu. Dotyczy to zapewnienia skutecznej kontroli zmian, jeśli zakres wymaga zmiany. Obejmuje to również śledzenie projektu za pomocą "zakresu", aby sprawdzić, czy dostarczy to, co myślisz, że będzie.
Te 6 procesów składa się na wiedzę z zakresu zarządzania projektami zawartą w Przewodniku PMBOK® - wydanie piąte .