Czy musisz napisać list biznesowy? Nie masz pewności co do najlepszego układu do wykorzystania lub co należy uwzględnić w liście? Ważne jest, aby wszystkie pisane przez Ciebie listy biznesowe były odpowiednio sformatowane i miały profesjonalny wygląd.
Kiedy piszesz do potencjalnych pracodawców, kolegów, kontaktów zawodowych i biznesowych, układ twojego listu jest prawie tak samo ważny jak to, co piszesz.
Jeśli litera nie jest sformatowana poprawnie, nie ma wystarczającej ilości miejsca między akapitami i używa nietradycyjnego stylu lub rozmiaru czcionki, może źle na tobie odbijać.
Wytyczne dotyczące pisania listów biznesowych
Oto wskazówki dotyczące pisania listu firmowego, więc cała twoja korespondencja robi najlepsze wrażenie.
Marginesy
Biznesowe marginesy powinny wynosić około 1 cal 2. Dzięki temu twój profesjonalny list będzie czytelny, a tekst powinien być wyrównany do lewej, tak jak większość dokumentów jest wyrównana, dzięki czemu Twój list będzie czytelny.
Odstępy między literami
Pozostawienie miejsca w liście tworzy czytelny, czytelny i czytelny wygląd, który czytelnik doceni. Twój list powinien być w formacie blokowym: cała litera powinna być wyrównana do lewej i pojedynczej, z wyjątkiem podwójnej spacji między akapitami.
Rozmiar czcionki
Tradycyjny rozmiar czcionki dla profesjonalnego listu wynosi 12. Czcionka powinna być Times New Roman lub Arial. Jeśli jednak używasz papieru firmowego, nagłówek może mieć inny rozmiar i styl czcionki.
Styl czcionki
Nie ma potrzeby używania różnych stylów w ramach profesjonalnego listu.
Użyj jednolitej czcionki (czcionki drukowanej, takiej jak Times New Roman lub Arial) i unikaj podkreślania, zaznaczania kursywą lub pogrubienia. Jeśli jednak używasz papieru firmowego, nagłówek może mieć inny styl czcionki.
Tekst listowy
Tekst listu biznesowego powinien być czysty i czytelny. Unikaj pisania listu w jednym dużym bloku tekstu.
Podziel tekst na kilka zwięzłych akapitów. Te akapity powinny być wyrównane w lewo; to pozwala na łatwiejsze czytanie. Po wypełnieniu swojego listu poproś kogoś, aby przeczytał go za Ciebie. Niech spojrzą krótko na list. Czy na stronie jest za dużo tekstu? Czy łatwo jest dostrzec różne akapity?
Informacje kontaktowe
Pierwsza część twojego listu powinna zawierać twoje dane kontaktowe i dane kontaktowe osoby, którą piszesz. Uwzględnij również datę, którą piszesz u góry listu.
List powitalny
Jeśli nie znasz dobrze czytelnika i zazwyczaj zwracasz się do niego po imieniu, powinieneś podać jego osobisty tytuł i pełne imię w pozdrowieniu (np. "Drogi panie James Franklin"). Jeśli nie masz pewności co do nazwy czytelnika, podaj jego tytuł (np. "Dear Executive of Marketing"). Jeśli nie masz pewności co do płci czytelnika, po prostu podaj swoje pełne imię i uniknij tytułu osobistego (np. "Drogi Jamie Smith"). Jeśli nie masz pewności co do płci, nazwiska i tytułu czytelnika, po prostu napisz: "Do kogo to może interesować ". Pozostaw pustą linię po zwrocie pozdrowienia.
Akapity literowe
Profesjonalne pisma powinny być względnie zwięzłe.
Pierwszy akapit może zawierać krótkie przyjacielskie otwarcie i zwięzłe wyjaśnienie twojego powodu do napisania. Drugi akapit (i wszelkie kolejne akapity) powinien poszerzać się o powody pisania. W ostatnim paragrafie powinieneś podać powód swojego zapisu i, jeśli to konieczne, podać swój plan działania (lub poprosić czytelnika o jakiś rodzaj działania).
Zamknięcie
Podczas pisania listu biznesowego lub wiadomości e-mail ważne jest, aby list został zamknięty w profesjonalny sposób, więc list, w całości, jest dobrze napisany i profesjonalny.
Podpis
Kiedy wysyłasz list papierowy, dokończ literę swoim podpisem, odręcznie, a następnie swoją wpisaną nazwą. Jeśli jest to wiadomość e-mail, po prostu wpisz swoją nazwę.
Na koniec, nie zapomnij sprawdzić pisowni i sprawdź swój list przed wysłaniem go.
Ponownie poproś członka rodziny, przyjaciela lub kolegę o sprawdzenie go za Ciebie. Zawsze dobrze jest spojrzeć innym parom oczu, ponieważ trudno jest złapać własne błędy.
Format listu biznesowego
Przejrzyj sformatowany list firmowy zawierający informacje o tym, co należy umieścić w każdej sekcji listu.
Przykłady listów biznesowych
Przykłady listów biznesowych dla różnych korespondencji biznesowej, zawodowej i związanej z zatrudnieniem, w tym próbki wiadomości i szablony listów i wiadomości e-mail.