Pisanie skutecznego, wypolerowanego listu biznesowego może być łatwym do wykonania zadaniem, o ile przestrzegasz ustalonych reguł dotyczących układu i języka. Uświadom sobie, że twój odbiorca czyta regularnie znaczną ilość korespondencji i będzie faworyzował dobrze wykonane listy wolne od literówek i błędów gramatycznych. Dobrą zasadą jest dwukrotne sprawdzenie go, a następnie sprawdzenie przez kolegę, czy nic nie zostało pominięte.
Sekcje listu biznesowego
Każda część listu powinna być zgodna z odpowiednim formatem, zaczynając od informacji kontaktowych i adresu odbiorcy; pozdrowienie; treść litery; zamknięcie; i wreszcie twój podpis.
Format listu biznesowego
Poniżej znajduje się tradycyjny format listu biznesowego wraz z wskazówkami, jak je oprawić w oparciu o relacje z czytelnikiem i jaki jest pożądany rezultat.
Twoje dane kontaktowe :
Twoje imię
Twój adres
Twój numer telefonu
Twój adres email
Data
Dane kontaktowe odbiorcy:
Ich imię
Ich tytuł
Ich firma
Adres firmy
- Użyj "Do kogo to może interesować ", jeśli nie masz pewności, do kogo adresujesz.
- Skorzystaj z formalnego pozdrowienia "Drogi Panie / Pani. [Nazwisko], "jeśli nie znasz odbiorcy.
- Użyj "Drodzy [Imię]", tylko jeśli masz nieformalny związek z odbiorcą.
Ciało
Podstawy formatowania:
- Użyj pojedynczych linii z dodaną przestrzenią między każdym akapitem, po powitaniu i nad zamknięciem.
- Pozostawić usprawiedliwienie swojej litery (na lewym marginesie).
Uderz w odpowiedni dźwięk:
Zadbaj o to, aby Twój list był jasny i prosty, a jego celowy język był krótki. Możesz zacząć od "Piszę w odniesieniu do ..." i stamtąd komunikuję tylko to, co musisz powiedzieć.
Kolejne akapity powinny zawierać informacje, które dają czytelnikowi pełne zrozumienie twojego celu (celów), ale unikają meandrujących zdań i niepotrzebnie długich słów. Ponownie, zachowaj zwięzłość, aby podtrzymać ich uwagę.
Jeśli masz zamiar przekonać odbiorcę - zainwestować pieniądze, dać referencję, wynająć, współpracować z Tobą lub rozwiązać problem - stworzyć przekonującą argumentację dla sprawy. Jeśli, na przykład, chcesz, aby czytelnik sponsorował wydarzenie charytatywne, zidentyfikuj pokrywanie się z filantropijnymi celami swojej firmy. Przekonaj czytelnika, że pomaganie ci przyniesie obopólne korzyści, a zwiększysz swoje szanse na zdobycie wsparcia.
Zachowaj akapit zamykający do dwóch zdań. Po prostu powtórz swój powód do napisania i podziękuj czytelnikowi za rozpatrzenie Twojej prośby.
Complimentary Close :
Niektóre dobre opcje zamknięcia to:
- Z poważaniem,
- Z poważaniem,
- Serdecznie,
- Z szacunkiem,
Jeśli twój list jest mniej oficjalny, rozważ skorzystanie z:
- Wszystkiego najlepszego,
- Najlepiej,
- Dziękuję Ci,
- Pozdrowienia,
Podpis:
Wpisz swój podpis tuż pod zamknięciem i pozostaw cztery pojedyncze spacje między zamknięciem a wpisanym pełnym imieniem i nazwiskiem, tytułem, numerem telefonu, adresem e-mail i innymi danymi kontaktowymi, które chcesz uwzględnić. Skorzystaj z poniższego formatu:
Twój podpis odręczny
Wpisane pełne imię i nazwisko
Tytuł
Wysyłanie listu biznesowego e-mailem
Jeśli wysyłasz list e-mailowy, Twój podpis będzie nieco inny . Zamiast umieszczać swoje dane kontaktowe w nagłówku listu, wpisz go poniżej swojego podpisu. Na przykład:
Z poważaniem,
Imię Nazwisko
Tytuł
Twój adres
Twój numer telefonu
Twój adres email
Dołącz temat, o którym piszesz w temacie wiadomości e-mail, aby czytelnik wiedział, dlaczego wysyłasz wiadomość.
Porady dotyczące pisania listów biznesowych
Bardziej szczegółowe wskazówki w tym przewodniku zawierają opis sposobu pisania listu biznesowego , w tym wybieranie czcionki, wybieranie marginesów i prawidłowe formatowanie litery.
Zawsze warto przyjrzeć się przykładom, aby uzyskać pomysły na własną korespondencję. Próbki z listami poglądowymi , w tym listy przewodnie, listy z podziękowaniami z podziękowaniami, listy uzupełniające, listy akceptacji i odrzucenia pracy, listy rezygnacyjne, listy uznania i więcej próbek korespondencji związanej z działalnością gospodarczą i związaną z zatrudnieniem.