Zanim napiszesz - lub sfinalizujesz - swój następny list biznesowy, poświęć trochę czasu na sprawdzenie, jak sformatować literę, od wyboru czcionki do stylu, a także to, które powitania i pozdrowienia są odpowiednie do użycia.
Różne formaty listów biznesowych
Uwaga dotycząca formatów listów biznesowych. Istnieją trzy podstawowe style listów biznesowych:
- Format bloku: w tym stylu cały tekst jest wyrównany do lewej. Pomiń jedną linię między każdą sekcją.
- Zmodyfikowany format bloku: Większość treści jest w tym stylu wyrównana do lewej, tak jak w przypadku litery w formacie blokowym. Oto wyjątki: w celu uzyskania informacji kontaktowych i bezpłatnego zamknięcia, przejdź do środka strony i wpisz tam informacje.
- Format semi-block: czasami nazywany formatem wciętego bloku, ten styl jest taki sam, jak zmodyfikowany format bloku, z tym że ma wcięty każdy akapit.
Każdy z tych stylów jest dopuszczalny do użytku w piśmie służbowym, ale ponieważ reguły dotyczące formatu bloku są tak jednoznaczne, może to być łatwiejsza opcja do wyboru.
Wiele programów do edycji tekstu ma szablony, które pomogą Ci odpowiednio sformatować twój list. Niezależnie od tego, jaki format wybierzesz, upewnij się, że jedna litera jest pusta i pomiń spację między każdym akapitem a sekcją.
Profesjonalny wygląd
Wygląd ma znaczenie! List firmowy jest profesjonalną korespondencją, ale nie będzie postrzegany w ten sposób, jeśli zdecydujesz się na zwariowaną czcionkę lub masz dużo literówek.
Oto kilka wskazówek do naśladowania:
- Wybierz odpowiednią czcionkę i rozmiar czcionki.
- Unikaj swobodnego języka lub slangu.
- Zapobiegaj literom i błędom gramatycznym poprzez dokładną korektę .
- Jeśli drukujesz list, rozważ wybór papieru o wysokiej jakości. Niezależnie od wybranego papieru, należy złożyć go ostrożnie przed umieszczeniem go w kopercie. Jeśli możesz, wpisz adres odbiorcy na kopercie; jeśli nie jest to możliwe, użyj najdoskonalszego pisma odręcznego.
Poniższy szablon listu biznesowego zawiera listę informacji, które należy uwzględnić w liście firmowym.
Szablon listu biznesowego
Informacje kontaktowe: podaj informacje kontaktowe w następującej kolejności.
Jeśli korzystasz z personalizowanego papieru firmowego zawierającego te informacje, nie wypełniaj tej sekcji.
Twoje imię
Twój adres
Twoje miasto, województwo, kod pocztowy
Twój numer telefonu
Twój adres email
Data: w Stanach Zjednoczonych formatem zapisu daty jest miesiąc, data i rok. Na przykład 3 września 2017 r . Nie skracaj miesiąca.
Informacje kontaktowe: dołącz informacje kontaktowe osoby, do której piszesz. Jeśli nie masz konkretnego imienia, zostaw to.
Nazwa
Tytuł
Firma
Adres
Miasto, województwo, kod pocztowy
Zwrot grzecznościowy: Zacznij od listu z pozdrowieniem, np. "Drodzy", po którym następuje tytuł i imię.
Zobacz więcej przykładów odpowiednich życzeń do wykorzystania w liście firmowym , a także porady dotyczące tego, co zrobić, jeśli nie masz konkretnej osoby kontaktowej. Obserwuj imię osoby dwukropkiem.
Szanowny Panie / Pani. Nazwisko:
Ciało listu biznesowego
Staraj się, aby Twój list był prosty i skoncentrowany, więc cel twojego listu jest jasny.
Pierwszy akapit listu biznesowego powinien stanowić wprowadzenie do tego, dlaczego piszesz. Następnie w poniższych akapitach podaj więcej informacji i szczegółów dotyczących swojej prośby. Ostatni akapit powinien powtórzyć powód, dla którego piszesz, i podziękować czytelnikowi za rozpatrzenie Twojej prośby.
Pojedynczo spuść list i uzasadnij swoją literę po lewej stronie. Pozostaw pusty wiersz między każdym akapitem.
Z poważaniem,
Podpis:
Odręczny podpis (w przypadku listu wysłanego pocztą)
Wpisany podpis
Jeśli nie masz pewności, jak napisać treść listu firmowego, przejrzyj przykładowe poszukiwanie pracy i listy zatrudnienia w celu uzyskania inspiracji.
Rozważ użycie szablonu
Przytłoczony wszystkimi krokami związanymi z formatowaniem korespondencji listów biznesowych? Szablon może pomóc. Szablony listów firmy Microsoft są dostępne do bezpłatnego pobrania dla użytkowników programu Microsoft Word lub są dostępne w ramach programu Word i można je wykorzystać do tworzenia różnych listów biznesowych i dotyczących zatrudnienia.