Spraw, aby Twoja opinia miała wpływ, na jaki zasługuje, dzięki sposobowi i podejściu, z którego korzystasz w celu uzyskania informacji zwrotnej na temat wydajności. Twoja opinia może mieć wpływ na ludzi, jeśli możesz uniknąć wywołania reakcji obronnej. Te wskazówki pomogą Ci pomóc pracownikom rozwijać ich wydajność.
Oto, jak możesz najlepiej przekazać opinię:
- Skuteczne opinie pracowników są konkretne, a nie ogólne. Na przykład, powiedz: "Raport, który wczoraj wróciłeś, był dobrze napisany, zrozumiały i bardzo skutecznie przedstawiał twoje punkty dotyczące budżetu." Nie mów "dobry raport". Jednym z celów skutecznej, konstruktywnej informacji zwrotnej jest umożliwienie osobie poznania konkretnego zachowania, które chcielibyście zobaczyć od niego więcej. Ogólne informacje zwrotne, takie jak klepnięcie po plecach, sprawiają, że pracownik czuje się dobrze przez chwilę, ale nie wykonuje dobrej pracy wzmacniając zachowanie.
- Przydatne informacje zwrotne zawsze koncentrują się na określonym zachowaniu, a nie na osobie lub jej intencjach. (Kiedy uczestniczyłeś w rozmowach konkurencyjnych podczas spotkania personelu, podczas gdy Mary miała podłogę, rozpraszałeś inne osoby w obecności, w wyniku czego punkt Mary był częściowo stracony.)
- Najlepsze opinie są szczerze i szczerze udzielane, aby pomóc. Zaufaj mi, ludzie będą wiedzieć, czy otrzymują go z jakiegokolwiek innego powodu. Większość ludzi ma wewnętrzny radar, który może łatwo wykryć nieszczerość. Należy o tym pamiętać, oferując opinie.
- Pomyślne opinie opisują działania lub zachowania, z którymi dana osoba może coś zrobić. Jeśli możesz, zapewnij narzędzia, szkolenie, czas lub wsparcie, którego dana osoba potrzebuje do skutecznego działania, tak jak jej potrzebujesz.
- Gdy tylko jest to możliwe, wymagana informacja zwrotna jest silniejsza. Poproś o zgodę na przesłanie opinii. Powiedz: "Chciałbym podzielić się z Wami opinią na temat prezentacji, czy to w porządku?" Daje to odbiorcy pewną kontrolę nad sytuacją, która jest pożądana.
- Kiedy udostępniasz informacje i konkretne obserwacje, przekazujesz informację zwrotną , której może użyć pracownik. Nie obejmuje porady, chyba że masz zgodę lub prośbę o poradę. Zapytaj pracownika, co może zrobić inaczej, w wyniku wysłuchania opinii. Bardziej prawdopodobne jest, że pomożesz pracownikowi zmienić jego podejście, niż gdy powiesz pracownikowi, co ma robić i jak się zmienia.
- Niezależnie od tego, czy informacja zwrotna jest pozytywna, czy konstruktywna, podaj informacje tak ściśle powiązane z wydarzeniem, jak to możliwe. Skuteczne informacje zwrotne są przekazywane w odpowiednim czasie, dzięki czemu pracownik może łatwo połączyć opinie ze swoimi działaniami.
- Skuteczne informacje zwrotne dotyczą tego, co lub jak zostało zrobione, a nie dlaczego. Pytanie, dlaczego pyta ludzi o ich motywację i prowokuje do obrony. Zapytaj, co się stało? Jak to się stało? Jak możesz zapobiec temu wynikowi w przyszłości? Jak mogłem pomóc Ci lepiej? Czego ode mnie potrzebujesz w przyszłości?
- Sprawdź, czy druga osoba zrozumiała, co przekazałeś , korzystając z pętli zwrotnej, na przykład zadając pytanie lub obserwując zmienione zachowanie. Ustal czas, aby wrócić do siebie, aby omówić, czy opinie zmieniły wydajność i czy potrzebne są dodatkowe działania.
- Pomyślne opinie są tak spójne, jak to tylko możliwe. Jeśli działania są dziś świetne, są świetne jutro. Jeśli naruszenie zasad wymaga postępowania dyscyplinarnego , powinno zawsze zasługiwać na postępowanie dyscyplinarne.
Ogólne wskazówki dotyczące zapewniania skutecznej informacji zwrotnej
- Informacja zwrotna jest przekazywana osobie lub grupie ludzi w związku z wpływem, jaki ich zachowanie wywiera na inną osobę, organizację, klienta lub zespół.
- Pozytywna informacja zwrotna wymaga poinformowania kogoś o dobrych wynikach . Dokonuj tej opinii we właściwym czasie, konkretnie i często.
- Konstruktywne informacje zwrotne ostrzegają osobę w obszarze, w którym jego wydajność może się poprawić. Konstruktywna informacja zwrotna nie jest krytyką. Jest to opisowe i zawsze powinno być kierowane do działania, a nie do osoby.
- Głównym celem konstruktywnych informacji zwrotnych jest pomoc ludziom w zrozumieniu, gdzie stoją w związku z oczekiwanym i / lub wydajnym zachowaniem w miejscu pracy.
- Uznanie dla skutecznego działania jest silnym motywatorem. Większość ludzi chce uzyskać więcej uznania, więc uznanie sprzyja bardziej docenianym działaniom.