Tak, bezbarwna prawda jest taka, że wszyscy aktywnie unikają prowadzenia trudnej rozmowy. To prawdopodobnie obejmuje ciebie. Dowiedzieliśmy się, że nikt nie wygrywa, gdy lider opóźnia się w trudnym temacie.
Niezależnie od tego, czy jesteś kierownikiem pierwszej linii, który otrzymał skargi (które zostały zatwierdzone), że Bob może chcieć zmienić lub użyć dezodorantu, czy też jesteś prezesem, który opóźnia się w obliczu rzeczywistości, że jej gwiazda wypożycza się w płomieniach , jest gdzieś ciężka rozmowa wynajmująca przestrzeń w twoim umyśle.
Czas uwolnić tę przestrzeń i zmniejszyć niepokój przed konwersacją przy odpowiednim przygotowaniu.
Wskazówki, jak zaplanować produktywną trudną rozmowę:
- Rozpocznij planowanie od skupienia się na korzyściach płynących z prowadzenia tej zaległej rozmowy . W najpoważniejszych sytuacjach na zdrowie twojego zespołu, firmy, a nawet twojej reputacji negatywnie wpływają twoje wysiłki zwlekania. Stawiając czoła i prowadząc rozmowę, skutecznie eliminujesz przeszkodę, rozwiązujesz długotrwały problem i / lub umożliwiasz komuś lub grupie wzmocnienie w dążeniu do sukcesu. I tak, uwolnisz przestrzeń, którą w twoim umyśle wynajmuje to wywołujące niepokój przyszłe wydarzenie.
- Oceń sytuację i pożądany kierunek dyskusji. Zadaj sobie pytanie: z jakimi sytuacjami mamy do czynienia? Przemyśl sytuację i skoncentruj się na zidentyfikowaniu najbardziej prawdopodobnego podejścia lub wyniku. To pomocne, aby niektórzy menedżerowie kategoryzowali sytuację przed rozpoczęciem dyskusji. Chociaż nie ma uniwersalnej kategoryzacji, ramy coachingu , pociągu, rady lub uprawnień są dobrym punktem wyjścia.
Niektóre sytuacje wymagają coachingu, w którym zachęcasz, przekazujesz informacje zwrotne i rzucasz wyzwanie indywidualnej osobie, aby dostosowała się lub dostosowała za pośrednictwem praktyki.
Inne sytuacje są wyraźnymi przykładami tego, gdzie umiejętności są problemem. W takim przypadku szkolenie jest realnym podejściem, po którym następuje obserwacja i coaching.
W niektórych sytuacjach dostosowanie zachowania jest niezbędne dla bezpieczeństwa, akceptowalnej wydajności lub szerszej wydajności. Chronicznie spóźniony pracownik zagraża wydajności grupy. Żrący pracownik naraża zdrowie zespołu. Te sytuacje muszą być pełne implikacji. Odwołuję się do tych eufemistycznie, jako "rozmów z doradcami".
W sytuacjach, w których dana osoba wykazuje się kompetencją lub opanowaniem, sytuacja wymaga wzmocnienia ich umiejętności. Podczas gdy sytuacja jest pozytywna, wiele osób czuje się komfortowo, a ty będziesz wyzwał, aby poprowadzić ich do nowych obszarów i wyzwań.
- Skup się na identyfikacji głównego problemu behawioralnego. Celem dyskusji zwrotnej lub coachingowej jest wspieranie zmiany zachowania lub wzmocnienia. Postawa nie jest zachowaniem. Jakie jest podstawowe zachowanie obserwowane przez Ciebie i innych, które ma wpływ na wydajność? Być specyficznym.
Połącz zachowanie z firmą, a nie z osobą. Oprzeć się oskarżeniu osoby przewlekle opóźnionej jako leniwej lub nieodpowiedzialnej. Skoncentruj się na zderzeniu z wpływem na zdolność zespołu lub funkcji lub osoby do pomyślnego ukończenia swojej pracy. Podobnie, zatrudnienie gwiazdy przez dyrektora generalnego może być niezdecydowane w odniesieniu do kluczowych talentów lub kwestii strategicznych. Skoncentruj się na wpływie braku szybkiej decyzji na wyniki biznesowe.
Na przykład:
John, spóźniłeś się na swoją zmianę 3 razy w ciągu dwóch tygodni. Gdy się spóźnisz, członkowie twojego zespołu muszą jednocześnie pokrywać twój obszar i własny. To dodaje stresu do grupy, zwiększa błędy i zagraża jakości naszych usług dla naszych klientów.
Cheryl, przez ostatni miesiąc utrzymywałaś dwie kluczowe decyzje. Brak decyzji w tych sprawach przesuwa nasz harmonogram. Jak wiesz, gramy dogonienie z naszymi konkurentami w tych obszarach, a opóźnienia z naszej strony bezpośrednio wpłyną na nasze najlepsze i najlepsze wyniki w przyszłym roku.
- Zaplanuj i ćwicz swoje pierwsze zdanie. W dziesiątkach warsztatów pomagających jednostkom nauczyć się, jak skutecznie poruszać trudne dyskusje, aktywność tworzenia i ćwiczenia pierwszego zdania jest konsekwentnie identyfikowana jako najważniejszy krok w udanym procesie. Poświęć czas na zapisanie problemów i zachowań oraz formy i ramy, a następnie przećwicz zdanie otwierające. Istnieje wysoki stopień korelacji pomiędzy przybijaniem twojego narzędzia do otwierania rozmów i prowadzeniem skutecznej, konstruktywnej rozmowy.
Zaplanuj i ćwicz zdanie otwierające, dopóki nie będzie ci wygodnie. - Zaplanuj ostateczny cel tej początkowej rozmowy. Już oceniłeś sytuację (coaching, trening, doradztwo, wzmocnienie pozycji). Twoim celem jest uzyskanie zgody (idealnej) lub zgodności (w sytuacjach doradczych) w celu wzmocnienia lub zmiany zachowania. Podczas prowadzenia dyskusji jest zarówno sztuka, jak i nauka oraz temat na kolejne stanowisko, należy zaplanować, w jaki sposób wprowadzić pożądane kolejne kroki. W niektórych przypadkach będzie to dialog, aw innych przypadkach mandat. Dowiedz się, gdzie chcesz zakończyć rozmowę, zanim zaczniesz rozmowę.
- Zaplanuj rozsądny i odpowiedni horyzont czasowy. Zapoznaj się i bądź przygotowany, aby jasno określić, czy zmiana zachowania jest wymagana natychmiast, czy też należy ją obserwować w miarę upływu czasu oraz za pośrednictwem coachingu i regularnych informacji zwrotnych. Rozmowa nie jest końcem procesu, a ci, którzy opanowali trudne rozmowy, mają jasną wizję horyzontu czasowego dla właściwych zmian.
Podsumowanie na teraz:
Skuteczni liderzy i świetni menedżerowie rozumieją wagę i pilność trudnych rozmów. I chociaż naszą tendencją może być przeciąganie lub unikanie ich całkowicie, to podejście jest szkodliwe dla wszystkich zaangażowanych. Pierwszym krokiem w radzeniu sobie z zaległymi trudnymi rozmowami najlepiej jest poświęcić na planowanie. Zmierz dwukrotnie, wytnij jeden raz. I tak, wszyscy wiemy, że wcześniejsze planowanie zapobiega szczególnie niskiej wydajności.