Czasem jednak musimy się spotkać. I tak, istnieje wiele świetnych porad ekspertów zajmujących się zarządzaniem czasem, kontrolą programu i regułami porządku.
Skupiamy się na tym nieco inaczej, oferując wypróbowane i prawdziwe wskazówki, które pomogą menedżerom zmienić pięć typowych spotkań w bezbolesne i produktywne wydarzenia.
Pięć wspólnych rozwiązań dla spotkań
1. Wyeliminuj śmierć dzięki aktualizacjom "Wokół stołu" . Znasz to spotkanie. Załaduj osiemnaście osób do pokoju, a następnie poproś każdą osobę o udostępnienie aktualizacji, która zazwyczaj brzmi jak próba usprawiedliwienia ich istnienia i zrobienie przypadku dla ich integracji w wielkiej hali sław pracownika. Dyrektorzy generalni i starsi przywódcy są znani z prowadzenia tych spotkań, naiwnie wierząc, że jest to świetny sposób, aby każdy mógł usłyszeć, co dzieje się w firmie. W rzeczywistości ludzie najczęściej stroją się i skupiają się na planowaniu własnej aktualizacji, której nikt nie będzie słuchał.
Zamiast tego: Za wszelką cenę spotykaj się ze swoimi rówieśnikami, członkami zespołu lub kluczowymi współpracownikami, ale nie poddawaj się podejściu "dookoła stołu". Podaj informacje o wyjątkach.
Dziel się ważnymi wiadomościami, w tym wynikami finansowymi, dużymi wygranymi klientów lub aktualizacjami dotyczącymi inicjatyw w całej organizacji. Rozszerz także ofertę dla osób indywidualnych, aby podnieść ważne kwestie. Jeśli wydarzyło się coś wartego uwagi i mało znane, ktoś powinien się nim podzielić. Jeśli jedna grupa potrzebuje pomocy z innej grupy, podnieś prośbę.
W przeciwnym razie nie zmuszaj wszystkich uczestników do udostępniania.
2. Ogólne spotkania na temat statusu. Mogą to być brutalne zabójcy czasu, szczególnie gdy blokują się jako powtarzające się wydarzenia i są źle zarządzane.
Zamiast tego : nigdy nie dzwoń na spotkanie na coś, co możesz sprawdzić. Wykorzystaj narzędzia technologii w danym dniu, aby zapewnić zespołom roboczym bieżącą i widoczną aktualizację statusu, dzięki której każdy może ją zobaczyć jednym kliknięciem myszy. Jeśli musisz się spotkać, skróć zaplanowany czas spotkania o połowę lub użyj zwinnych podejść i przeprowadź krótkie sesje "stand-up". Bądź drakoński w kwestii dygresji i rozproszeń, które wydłużają te sesje. Skoncentruj się na udostępnianiu statusu i wymagaj od ludzi rozwiązywania problemów poza tym forum.
3. Niestrukturalne spotkania "burzy mózgów". Większość burzowo-burzliwych spotkań jest tak słabo ułatwiona, że kończymy w tłumieniu pomysłów, wspieraniu pomysłu szefa lub generowaniu świetnych list rzeczy fajnych na post-it, które nigdy nie są słyszane ani widziane ponownie.
Zamiast tego: pracuj nad zdefiniowaniem tematu "burzy mózgów" i podziel się nim z zaproszonymi przed sesją. Zbierz ich dane wejściowe i skonsoliduj je, a następnie opublikuj je lub udostępnij bez przypisywania im pomysłów. Sesję na żywo możesz wykorzystać do przeskoczenia i rozbudowania przesłanych pomysłów, dodając je do listy.
Oprzyj się pokusie oceny pomysłów w tej sesji. Włącz inne techniki, które minimalizują presje socjalizacyjne, takie jak pisanie mózgu. Przede wszystkim skonsoliduj pomysły i stwórz proces ich oceny, a także zarchiwizuj je, aby ułatwić sobie nawiązywanie grup w przyszłych sesjach i sytuacjach.
4. Przeglądy operacyjne, które sprawiają, że Inkwizycja wygląda na oswojoną. Jeśli kiedykolwiek cierpiałeś podczas sesji, w której przywódca spotkania - zwykle wykonawca - skupia się na jednej walczącej funkcji lub szuka słabego punktu w prezentacji każdego, a następnie bezlitośnie grilluje z posłańcami, wiesz, jak destrukcyjny jest ten format. Nie należy utrwalać tego procesu.
Zamiast tego: utrzymuj głęboką funkcjonalność nurkowań i egzaminów z prokkologii korporacyjnej jako prywatne i skup się na dzieleniu się kluczowymi wskaźnikami, problemami i możliwościami.
Spotkanie grupowe nie jest czasem ani miejscem, w którym można rozdzielić nieskuteczny obszar lub osobę. Zorganizuj spotkanie kontrolne na miejscu, ale nie poddawaj wszystkich innym widocznym badaniom krzyżowym w tej sprawie. Nie wycofuj się z odpowiedzialności za poprawę, ale eliminuj okrucieństwo i to, co stanowi publiczne wstyd z twojego repertuaru zarządzania spotkaniami.
5. Spotkania, które poruszają kwestie wymagające spontanicznych decyzji. Co dziwne lub ironiczne, sala konferencyjna jest jednym z najgorszych miejsc do podejmowania szybkich decyzji . Zgłaszanie problemu po raz pierwszy i wzywanie do podjęcia decyzji stawia ludzi na miejscu, a oni będą cię żałować, że używasz tego podejścia.
Zamiast tego: Pracuj nieprzerwanie przed spotkaniami grupowymi, aby zaangażować kluczowych interesariuszy w kwestiach i opcjach. Pozyskuj ich wkład, oferuj swoje perspektywy i pracuj nad brokowaniem wspólnych zainteresowań. Skorzystaj z forum spotkań, aby zweryfikować interesy zainteresowanych stron i określić ich rekomendacje. Chociaż nadal nie możesz podjąć natychmiastowej decyzji bez kolejnego kroku lub dwóch, wzmocnisz swoje robocze relacje z pracą przed sesją.
Podsumowanie na teraz:
Jesteśmy istotami komunalnymi z natury, a nawet z różnymi narzędziami technologicznymi, które pozwalają nam łączyć się bez bycia w tym samym miejscu, czasami pomaga to być twarzą w twarz. Rozsądnie wykorzystuj ten czas i okazuj szacunek uczestnikom, tworząc spotkania, które minimalizują inwestycje czasowe i maksymalizują wymianę informacji o wysokiej jakości w środowisku, w którym nie ma zagrożenia.