W tym artykule przedstawiono pomysły dla menedżerów na wszystkich poziomach, aby wzmocnić umiejętności ułatwiania spotkań w celu poprawy wydajności spotkania.
Gdzie menedżerowie się nie zgadzają ze spotkaniami
Wielu menedżerów uważa, że wie, jak "prowadzić" spotkanie.
Ustalają porządek obrad, wykonują wszystkie rozmowy i podejmują wszystkie decyzje. Może się to wydawać łatwe i skuteczne dla menedżerów, ale często jest stratą czasu dla ludzi i nie wykorzystuje potencjału twórczego zespołu. W rzeczywistości ma ona odwrotny skutek, ponieważ pracownicy mają tendencję do wycofywania się, odradzając menedżerowi, który wyraźnie chce być odpowiedzialny za zarządzanie.
Istnieje wiele powodów, dla których menedżerowie nie angażują swoich pracowników bardziej w spotkania, w tym:
- Strach przed puszczeniem.
- Fałszywe przekonanie, że ponieważ oni są odpowiedzialni, muszą dostarczyć wszystkie odpowiedzi.
- Brak zaufania do umiejętności lub umiejętności rozwiązywania problemów swoich pracowników.
- Brak umiejętności ułatwiających spotkania.
Podczas gdy pierwsze trzy pozycje są zachowaniami kiepskich menedżerów, ostatnia, umiejętności ułatwiania, można się nauczyć i wzmocnić dzięki praktyce.
Umacnianie umiejętności ułatwiających spotkania
Z definicji ułatwienie oznacza: " Aby było łatwiejsze lub mniej trudne; pomoc naprzód . "Aby menadżer ułatwił spotkanie (zamiast go prowadzić), musi być gotów puścić swoją władzę i być otwartym na różne wyniki i podejścia.
Właściwe ułatwianie spotkań obejmuje zaangażowanie wszystkich w identyfikowanie i rozwiązywanie problemów. Zespoły prawie zawsze będą opracowywać lepsze, bardziej kreatywne rozwiązania, niż ktokolwiek menedżer może i będzie bardziej skłonny wspierać wdrażanie rozwiązań.
Oto dziewięć umiejętności wymaganych do ułatwienia spotkania, z których wszystkie można się nauczyć i udoskonalić dzięki praktyce:
- Planowanie agendy. Wspólne spotkanie rozpoczyna się od planowania programu. Wybór tematów, które zachęcają do uczestnictwa, tj. Problem do rozwiązania, jest o wiele bardziej wciągający niż tematy "informacyjne". Jednakże należy przyznać wystarczającą ilość czasu, aby umożliwić zaangażowanie grupy.
- Otoczenie i klimat. Sprawa logistyki! Kiedy ludzie czują się niekomfortowo, nie widzą się nawzajem, nie mogą słyszeć lub są głodni, cierpią na skutek spotkań. Naucz się korzystać z logistyki jako sposobu na zachęcanie do wielkiego uczestnictwa i usuwania barier.
- Zadawać pytania. Świetne pytania stymulują wspaniałą dyskusję. Artykuł " 70 niesamowitych pytań trenerskich z wykorzystaniem modelu GROW " oferuje kilka znakomitych podpowiedzi do dyskusji.
- Aktywne słuchanie. Kiedy kierownik parafrazuje, sprawdza zrozumienie i zadaje kolejne pytania, zachęca do większego uczestnictwa i podtrzymuje dyskusję. W " Jak zostać lepszym słuchaczem " dzielę się pomysłami na temat wzmacniania umiejętności aktywnego słuchania.
- Burza mózgów. Większość ludzi myśli, że już wiedzą, jak przeprowadzić burzę mózgów. Zwykle jednak nie. Przy zbyt wielu ustawieniach skuteczność burzy mózgów zmniejsza się w wyniku złego zarządzania procesami, silnej presji społecznej lub politycznej i słabych umiejętności facylitacji. Wiele osób nigdy naprawdę nie doświadczyło siły dobrze przeprowadzonej sesji "burzy mózgów". Zobacz " 15 sposobów na deszcz na sesji " burzy mózgów ", aby dowiedzieć się, czego nie robić - i postępuj odwrotnie!
- Umiejętności budowania konsensusu. Konsensus nie oznacza, że wszyscy muszą się zgodzić z decyzją. Oznacza to, że każdy miał okazję podzielić się swoimi spostrzeżeniami i zaproponować pomysły. Właściwe ułatwienie poprowadzi grupę od dzielenia się pomysłami do opracowania skutecznej decyzji . Osiągnięcie konsensusu zajmuje więcej czasu, ale zazwyczaj zyskuje silniejsze poparcie dla całej grupy. Pamiętaj jednak, że konsensus nie jest ostatecznym celem. Skuteczna decyzja dotycząca problemu jest najważniejszą kwestią. Zobacz Sześcioetapowe zasady podejmowania decyzji w oparciu o konsensus, aby dowiedzieć się, jak kierować zespołem w drodze konsensusu w procesie decyzyjnym.
- Rozwiązanie konfliktu. Kiedykolwiek jest pełno ludzi zaangażowanych w rozwiązywanie problemu, konflikt jest nieunikniony. W rzeczywistości konflikt nad zadaniem lub zagadnieniem jest postrzegany przez badaczy zespołu jako część procesu skutecznego podejmowania decyzji. Menedżer musi nauczyć się wykorzystywać siłę konfliktu w pozytywny sposób. Zobacz: "Rozwiązywanie konfliktów dla małych grup. "
- Niewerbalne umiejętności komunikacyjne. Podczas gdy badacze spierają się o dokładne wartości procentowe, większość zgodziłaby się, że ponad 50 procent komunikacji jest niewerbalne. Kierownik musi być w stanie odczytać ton i język grupy w celu oceny poziomu zaangażowania, szczerości i zaangażowania.
- Nagranie. Umiejętne grupowe ułatwianie polega na tym, aby wiedzieć, kiedy należy włączyć flipchart lub tablicę, aby uchwycić to, co mówią ludzie. Sprawia to, że ludzie czują, że ich pomysły są słyszalne i cenione, i służy jako cenny zapis do wykorzystania w planowaniu działań i dalszych działaniach.
The Bottom Line:
Czas jest cennym zasobem w życiu i pracy. Staraj się zarządzać spotkaniami, aby uzyskać optymalną wydajność i skuteczność. Uczenie się, ćwiczenie i stosowanie dziewięciu umiejętności opisanych powyżej jest doskonałym miejscem na rozpoczęcie.
-
Zaktualizowane przez Art Petty