Pracodawca ma uzasadnione powody, by prowadzić kilka akt osobowych - niektóre z nich są legalne, a inne - sprawdzone w praktyce.
Potrzebna jest dokumentacja, aby pracodawca miał dokładny obraz historii zatrudnienia pracownika. Dokumentacja wspiera decyzje pracodawcy i może chronić pracodawcę w prawidłowo złożonym procesie sądowym.
Treść akt osobowych zapewnia historyczny przegląd ważnych wydarzeń podczas kariery pracownika. Wspierają podejmowane decyzje dotyczące pracownika i jego kariery zawodowej. Pokazują one przesłanki pracodawcy dotyczące zatrudnienia, awansów, transferu, nagród i uznania oraz decyzji o zwolnieniu.
Różne wytyczne są powiązane z różnymi typami plików personelu
Ponieważ zaleca się kilka typów plików personelu, różne reguły i wytyczne są powiązane z każdym typem pliku personelu.
- Każdy rodzaj pliku personelu ma z tego powodu inną przyczynę dla istniejącej i innej zawartości.
- Każdy typ pliku personelu jest przechowywany inaczej.
- Dostęp do pliku personelu jest ograniczony do niektórych pracowników w większości organizacji. Różne typy plików personelu mają różne wytyczne dotyczące dostępu.
- Dostęp pracownika do jego akt osobowych jest dozwolony, ale większość pracodawców opracowała wytyczne dotyczące dostępu pracowników z polityką dostępu do plików personelu w podręczniku pracownika . (Różne stany i jurysdykcje mają różne zasady, więc pozostań na bieżąco w swojej lokalizacji).
Większość organizacji nie zezwala menedżerowi pracownika na dostęp do ogólnego pliku personelu. Oczekują, że menedżerowie utrzymają odpowiednią dokumentację w swoim pliku pracownika, który nie jest oficjalną kartoteką personelu.
- Dział zasobów ludzkich jest właścicielem i jest odpowiedzialny za akta pracowników.
Zalecane pliki personelu
Oto zalecane typy plików personelu i informacje na temat pracy z nimi.
Plik pracownika pracownika
Jest to główna dokumentacja pracownicza, którą pracodawca utrzymuje dla każdego pracownika. Plik personelu przechowuje historię zatrudnienia każdego pracownika. Oto, co powinieneś wiedzieć o pliku pracowników.
Plik medyczny
Akta medyczne pracownika zawierają poważne prawne ograniczenia, które pracodawca musi znać i przestrzegać. Oto, co musisz wiedzieć o poufności i zawartości akta medycznego pracownika.
Plik płac
Dostęp pracownika do pliku listy płac pracownika jest mniej restrykcyjny niż dostęp do dokumentacji medycznej lub personelu. W pliku płac znajdują się informacje o wynagrodzeniach, doborze świadczeń , zmianach stawek wynagrodzenia, dodatkach i innej dokumentacji prawnej, która ma wpływ na wypłatę pracownika. Różni pracownicy działu księgowości i zasobów ludzkich uzyskują dostęp do informacji zawartych w pliku płac.
I-9 Plik formularzy dla pracowników
Ze względu na prawa dostępu różnych agencji rządowych przestrzegasz najlepszych praktyk, prowadząc osobny plik dla formularzy I-9 pracownika . Dowiedz się więcej o przechowywaniu formularzy I-9.
Przegląd plików personelu
Po prostu potrzebujesz szybkich i podstawowych informacji na temat plików pracowników ? Sprawdź tutaj, aby przejrzeć akta personelu pracowniczego.
Polityka dostępu do plików personelu dla pracowników
Chcesz, aby każdy pracownik wiedział, co znajduje się w jego aktach osobowych , ale musisz kontrolować integralność, kompletność i dokładność pliku. Utrzymywanie poufności pracowników i pracodawców oraz ograniczony dostęp są zapewnione dzięki polityce dostępu do plików personelu.
Czego nie zawrzeć w pliku pracownika pracownika
Szukasz wytycznych dotyczących treści, które nigdy nie powinny być zawarte w pliku personelu? Oto moje najlepsze rekomendacje dotyczące treści, które chcesz zachować w oddzielnej, nieformalnej lokalizacji lub w ogóle nie zachowują. Zatrzymanie niepotrzebnej i czysto upragnionej dokumentacji może cię zranić.
Dokumentacja
Czy wiesz, co to jest dokumentacja ? Słowo, dokumentacja, często pojawiają się w świecie zatrudnienia i zasobów ludzkich. Ale znaczenie dokumentacji i dlaczego warto dokumentować konkretne zdarzenia związane z zatrudnieniem, jest dokładnie omówione tutaj.
> Oświadczenie: Należy pamiętać, że podane informacje, mimo że autorytatywne, nie są gwarantowane pod względem dokładności i legalności. Poproś o pomoc prawną lub pomoc ze strony państwowych, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są prawidłowe dla Twojej lokalizacji. Ta informacja służy wyłącznie celom informacyjnym.