Podobnie jak w przypadku wszystkich plików pracowników, ogranicz dostęp, z wyjątkiem tych, którzy muszą wiedzieć
Plik płac umożliwia pracownikom działu księgowości płacenie pracownikowi bez dostępu do poufnych informacji pracowników. Pracownicy księgowi mogą prowadzić ewidencję płac, jeśli ma to sens w przypadku płacenia pracownikowi.
W przypadkach outsourcingu płac i księgowości jest to jeszcze bardziej zalecana praktyka w odniesieniu do zapisów płac pracownika.
Plik listy płac ogranicza dostęp do poufnych informacji o pracownikach. Plik listy płac pracowniczych umożliwia pracownikom działu księgowości i finansów posiadanie informacji potrzebnych do opłacenia pracownika w dogodnym miejscu. Lokalizacja powinna być bezpieczna i niedostępna dla wszystkich innych pracowników.
Musisz zaimponować pracownikom księgowości, że informacje zawarte w plikach listy płac są poufne i nie powinny być udostępniane bez pozwolenia i podpisu pracowników działu kadr. Pracownicy działu rachunkowego nie powinni również wymieniać się informacjami na temat podwyżek, awansów, premii i innych informacji, które są poufne dla pracowników.
Dział kadr nie musi monitorować dostępu księgowego do plików płac pracowniczych. Zgodnie z zaleceniami dotyczącymi powiązanych plików pracowniczych, takich jak pliki medyczne i personelu, należy ograniczyć dostęp do pliku listy płac.
Tylko osoby, które potrzebują informacji do wykonania swojej pracy, powinny zobaczyć zawartość.
Treść pliku listy płac pracowniczych
Jest to sugerowana, ale nie do końca wyczerpująca lista rzeczy, które znajdują się w pliku płac pracowniczych.
- List oferty podpisany przez menedżera ds. Zatrudnienia, dział kadr i pracownika
- Autoryzacja płatności podpisana przez dział zasobów ludzkich i menedżera ds. Zatrudnienia, gdy istnieje umowa o pracę
- Formularz W-4
- Dokumenty i upoważnienia dotyczące wszelkich świadczeń pracowniczych, które obejmują odliczenie wynagrodzenia
- Formularz autoryzacji depozytu bezpośredniego
- Płatne formy rozliczania czasu
- Godzinowo tygodniowe arkusze czasu
- Rekordy zegara czasu, w przypadku gdy są używane
- Rekordy obecności
- Wnioski o zwrot kosztów, w tym dokumentacja i pokwitowania dotyczące podróży i innych wydatków autoryzowanych
- Czesne formularze zwrotów i pokwitowania zapłaty, książek i tak dalej
- Formularze płatności z góry
- Dokumenty pożyczkowe firmy i harmonogram płatności
- Nakazy ubierania się i rekordy
- Zezwolenie na udostępnienie prywatnych informacji
- Kwestie związane z każdym pracownikiem podnoszą się
- Dokumentacja związana z jakąkolwiek premią , podziałem zysku lub nagrodą za uznanie
- Formularze W-2
- Zezwolenie na wszelkie inne działania związane z płacami, na które zezwala twoja firma
Znany również jako pliki pracownicze, rekordy pracowników , pliki zasobów ludzkich, dokumentacja
Susan Heathfield dokłada wszelkich starań, aby oferować dokładne, zdroworozsądkowe, etyczne zarządzanie zasobami ludzkimi, pracodawcę i porady dotyczące miejsca pracy na tej stronie, ale nie jest prawnikiem. Treści na stronie nie należy interpretować jako porady prawnej. Witryna ma ogólnoświatową widownię, a prawa i przepisy dotyczące zatrudnienia różnią się w poszczególnych stanach i krajach, więc artykuły nie mogą być ostateczne na temat wszystkich miejsc pracy.
W razie wątpliwości zawsze szukaj porady prawnej. Informacje na stronie są jedynie orientacyjne.