Wydatki mogą obejmować zakwaterowanie, zwrot kosztów za samochód , loty, transport naziemny, wskazówki dotyczące dzwonów, posiłki, wskazówki dla kelnerów, obsługę pokoju i inne nieprzewidziane wydatki, których pracownik może doświadczyć podczas podróży.
Wydatki, które organizacja zwróci, znajdują się w polityce podróży służbowych firmy. Zapoznaj się z polityką firmy, ponieważ wydatki tak zróżnicowane, jak czyszczenie na sucho i członkostwo w siłowni mogą być pokryte na dłuższych trasach.
Rozrywka dla klientów na konferencjach, podczas rozmów sprzedażowych i wizyt na miejscu to kolejny wydatek podlegający zwrotowi, ale poznaj zasady firmy, aby nie przekroczyć limitów związanych z kosztami rozrywki.
Zazwyczaj organizacje pokrywają koszty podróży pracowników na te trzy sposoby.
- Firmowe karty kredytowe są wydawane pracownikom, którzy muszą często podróżować w interesach. Pracownicy mogą pobierać większość kosztów, które ponoszą w trakcie podróży służbowej na firmową kartę kredytową. W przypadku zwrotu kosztów dodatkowych, takich jak wskazówki i fast food, pracownicy będą musieli wypełnić raport wydatków .
Karty obciążeniowe są wygodne dla pracowników, ponieważ nie muszą wpłacać gotówki, aby pokryć wydatki służbowe przed zwrotem. Dowiedz się jednak o zasadach obowiązujących w Twojej firmie; być może nadal będziesz musiał włączyć pokwitowania i inną pomocniczą dokumentację.
- Środki pieniężne: organizacje bez kart kredytowych pracowników pracowniczych wymagają od pracowników wypełniania raportu zwrotu wydatków za każdy wydatek, podczas gdy pracownik jest w drodze. Na ogół wymagają one pokwitowań i pewnego poziomu uzasadnienia dla każdego wydatku.
Tylko bardzo rzadko organizacja prosi pracowników o zapłacenie za duże bilety, takie jak taryfa lotnicza, i późniejszy zwrot kosztów. Zlecenie zakupu firmy lub firmowa karta kredytowa płacą za duże wydatki z góry. Pracownicy są jednak często zobowiązani do wypłacania gotówki z kieszeni na bieżące koszty podróży, które następnie są zwracane.
- Diety: Diety to dzienna dieta w wysokości określonej kwoty, którą pracownik otrzymuje na pokrycie wszystkich wydatków. Pracownik jest odpowiedzialny za dokonywanie rozsądnych wyborów wydatków na podróż w ramach parametrów kwoty, którą przydziela codziennie.
Niektóre firmy płacą bezpośrednio za transport i mieszkanie, ale dają podróżującym pracownikom dietę za wszystkie inne wydatki, w tym posiłki i transport naziemny. Pracownicy są znani z wydawania na wydatki, aby zachować dodatkową gotówkę z diety. Firmy na ogół pozwalają na to.
Pracownicy podróżujący w interesach powinni być na bieżąco z zasadami podróży służbowych i kosztami refundowanymi. Wydatki, które nie mieszczą się w polisach, zazwyczaj nie są refundowane ani pokrywane.
Wpływy są wymagane przez większość firm, z wyjątkiem tych, które płacą dziennie. Twoja firma ma prawdopodobnie również formę, której oczekują od pracowników, aby pokryć koszty podróży.
Aby być na bieżąco z wydatkami podlegającymi zwrotowi, pracownicy często otrzymują termin, w którym muszą złożyć raport z wydatków i obrócić stosowne wpływy. Dział finansowy będzie dysponował wytycznymi, które pomogą mu pozostać aktualnymi.
jeśli masz pytania dotyczące tego, co stanowi odpowiednie koszty podróży w Twojej organizacji, skontaktuj się ze swoim przełożonym i działem kadr.
Nie chcesz wydawać pieniędzy i otrzymać niespodzianki później.
Więcej: 10 wskazówek, jak zmniejszyć koszty podróży służbowych Czy pracownicy powinni dzielić pokoje?