Co to jest zwrot wydatków?

Jak pracownicy zarabiają, gdy wydają pieniądze na biznes?

Zwrot kosztów jest metodą zwrotu kosztów pracownikom, którzy wydają własne pieniądze na wydatki związane z biznesem. Koszty te zazwyczaj występują, gdy pracownik podróżuje w celach służbowych, ale może występować w innych sytuacjach związanych z pracą.

Koszty podróży mogą obejmować zakwaterowanie, loty, transport naziemny, wskazówki dotyczące dzwonów, posiłków i innych nieprzewidzianych wydatków, które pracownik może doświadczyć podczas podróży.

Inne wydatki biznesowe mogą obejmować takie pozycje jak przyjmowanie klientów lub potencjalnych pracowników na lunch, kupowanie książek lub innych materiałów edukacyjnych, które pokrywa pracodawca, lub ponoszenie kosztów związanych z recyklingiem mienia firmy.

Rodzaje wydatków, które organizacja zwraca, znajdują się w firmowych zasadach podróży służbowych, rozrywki i ogólnych zasad zwrotu kosztów w podręczniku dla pracowników . Zapoznaj się z polityką firmy, ponieważ pracodawca może pokryć wydatki tak zróżnicowane, jak czyszczenie na sucho i członkostwo w siłowni podczas dłuższych podróży.

Rozrywka dla klientów w podróżach służbowych to kolejny wydatek podlegający zwrotowi, ale poznaj zasady firmy, aby nie przekroczyć żadnych limitów wydatków. Chcesz wykazać się gościnnością i uprzejmością, nie przekraczając budżetu pracodawcy na takie wydatki.

Popularne są teraz firmowe karty kredytowe, które są powierzane osobom, które są pracownikami wyższego szczebla i innym pracownikom, którzy często podróżują w interesach.

Zamiast płacić za wydatki za własne pieniądze, pracownicy pobierają wszelkie opłaty oprócz kosztów dodatkowych i wskazówek od firmowej karty kredytowej.

Jest to wygodne podejście do zwrotu kosztów dla pracownika, ponieważ rachunki kart kredytowych dokumentują dokładne wydatki bez konieczności zapisywania pokwitowań i wypełniania raportów wydatków podróży.

Wypełnianie raportu o zwrocie kosztów

Zarówno w przypadku korzystania z karty kredytowej przedsiębiorstwa, jak i płacenia gotówką, po powrocie z podróży pracownicy prawdopodobnie będą musieli wypełnić raport o zwrocie kosztów. Z kartą kredytową firmy będą musieli wyjaśnić mniej niż oczywiste opłaty, które pojawiają się na rachunku karty kredytowej (znacznie łatwiejsze niż wypełnianie raportu wydatków od zera). Będą również obciążać firmę dodatkowymi kosztami dodatkowymi, które zapłacili za własne pieniądze lub kartę kredytową.

Kiedy pracownik płaci gotówką, będzie musiał wymienić i od czasu do czasu uzasadnić każdy wydatek, o który wnioskuje się o zwrot. Są one weryfikowane przez księgowość, podobnie jak oświadczenia wydane przez firmę wydającą karty kredytowe. Nieuzasadniony wydatek lub taki, który jest wykluczony przez politykę firmy, nie podlega zwrotowi - stąd potrzeba znajomości zasad firmy dotyczących podróży służbowych.

Większość firm wyznaczyła datę, w której należy złożyć sprawozdania o zwrocie kosztów, aby zapewnić zwrot kosztów i właściwą księgowość pracowników. Pracownicy muszą postępować zgodnie z tymi zasadami, ponieważ niektóre organizacje nie zwracają kosztów, które zostały zwrócone po terminie. Poznaj zasady swojej firmy.

Inną metodą opłacania kosztów podróży służbowych pracowników jest dzienna dieta .

Niezwykłe pytanie czytelnika związane z refundacją wydatków

Czytelnik zapytał: "Nasi zewnętrzni przedstawiciele handlowi mają duże terytoria (wiele stanów) i podróżują rutynowo, często wymagając noclegu.Na moją uwagę dzięki działowi księgowości dowiedziałem się, że przedstawiciel handlowy zabrał ze sobą zwierzaka podczas jednej z takich podróży i obciążyła hotelową kartę kredytową firmową kartą kredytową, która twierdziła, że ​​hotel nie oddzieli opłaty, a ona planowała zwrócić spółce.

"Jestem oszołomiony i szukam sugestii, jak poradzić sobie z tą sytuacją. Moje instynkty HR każą mi napisać tego pracownika za niewłaściwe wykorzystanie funduszy firmowych, ale dostaję opór ze strony kierownictwa sprzedaży, który chce, żebym zrobił konkretną polisę dla zwierząt.

"Nasze wykorzystanie firmowej karty kredytowej wyraźnie stwierdza:" Ta karta ma być używana TYLKO DO WYDATKÓW SPÓŁKI.

Użytkowanie karty może skutkować utratą karty lub wypowiedzeniem. Ponadto przedstawiciele handlowi będą odpowiedzialni za nieautoryzowane obciążenia. " Czy pisałeś o takim temacie w przeszłości? "

Odpowiedź HR: Oto, co należy wziąć pod uwagę. Czy pracownik poszedł do księgowości i wyjaśnił, że hotel nie był w stanie oddzielić opłat za zwierzęta domowe? A może została złapana przez ostrożny przegląd jej wydatków na rachunkowość?

Po pierwsze, trudno uwierzyć, że hotel nie był w stanie oddzielić opłat domowych. Po drugie, jeśli hotel nie był w stanie oddzielić opłaty za zwierzę domowe, skąd wiedziała, co zwrócić z powrotem na rachunkowość?

Jeśli planowała zapłacić za zwierzę domowe tylko wtedy, gdy została przyłapana i nie złożyła dobrowolnie zapłaty, biorąc pod uwagę swoją politykę, zasługuje na karę dyscyplinarną . Zależy to również od tego, jak poradziłeś sobie z podobnymi sytuacjami w przeszłości. Czy inni pracownicy zwrócili spółce różne wydatki i nie otrzymali żadnych środków dyscyplinarnych?

Często, gdy patrzysz na sytuację, przekonasz się, że istnieją zasady z jednej strony i jak zostały one zaimplementowane i zastosowane z drugiej strony. Nie chcesz traktować tej osoby inaczej niż inni pracownicy byli traktowani w przeszłości.

Działania dyscyplinarne nie są prawidłowe, jeśli inni pracownicy po prostu zwrócili spółce w przeszłości podobne koszty. Pamiętaj, że nie jestem adwokatem, więc to tylko opinia kolegi HR.

Nie zaleca się stosowania polityki podróżowania zwierząt domowych, ponieważ jest to przykład ingerencji firmy i nadmiernego zaangażowania w życie osobiste pracownika. Jeśli pracownicy chcą płacić za swoje zwierzątko, aby podróżować z nimi, nie jest to troska firmy.

Tak długo, jak zwierzę nie ma wpływu na koszt pobytu lub zdolność do uczestniczenia w celach biznesowych podróży, nie jest to działalność pracodawcy. Pracownik powinien oczywiście uiścić wszelkie dodatkowe opłaty, jakie rodzi podróżujące zwierzę.

Twoje zasady dotyczące podróży są nieco dezorientujące i mogą wymagać wzmocnienia w części dotyczącej "odpowiedzialności za nieautoryzowane obciążenia", gdy zasady już stwierdzają, że dozwolone są tylko wydatki firmowe.

Więcej: 10 wskazówek, jak zmniejszyć koszty podróży służbowych Czy pracownicy powinni dzielić pokoje?

Zastrzeżenie: Należy pamiętać, że podane informacje, mimo że autorytatywne, nie są gwarantowane pod względem dokładności i legalności. Witryna jest odczytywana przez ogólnoświatową publiczność, a prawa i przepisy dotyczące zatrudnienia różnią się w poszczególnych stanach i krajach. Poproś o pomoc prawną lub pomoc ze strony państwowych, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są prawidłowe dla Twojej lokalizacji. Te informacje służą jako wskazówki, pomysły i pomoc.