6 Sytuacje w miejscu pracy, które wymagają utworzenia nowej polityki firmy
Chcesz mieć niezbędne zasady i procedury, aby zapewnić bezpieczne, zorganizowane, przyjazne, wzmacniające i niedyskryminujące miejsce pracy. Jednak nie chcesz pisać zasad dla każdego wyjątku od akceptowanego i oczekiwanego zachowania. Rozwój polityki jest dla wielu pracowników nie tylko z nielicznych wyjątków.
Nie chcesz tworzyć zestawu zasad, które kontrolują działania wielu Twoich pracowników - kiedy wszystko, czego naprawdę potrzebujesz, to wystarczająca polityka, aby kontrolować działania kilku osób.
W związku z tym nie chcesz tworzyć zasad dla każdego przypadku, co pozwala na bardzo małą swobodę zarządzania w zakresie zaspokajania indywidualnych potrzeb pracowników. I odwrotnie, chcesz mieć potrzebne polityki, aby pracownicy nigdy nie czuli się tak, jakby znajdowali się w środowisku wolnym od wszelkich zasad faworyzowania i niesprawiedliwego traktowania.
Jeśli masz za dużo polis, zwiększysz także prawdopodobieństwo, że twoi menedżerowie zastosują je nierówno i niesprawiedliwie. Zwiększasz potrzebę opracowania wytycznych i narzędzi komunikacji, aby zapewnić uczciwość, konsekwentne stosowanie i właściwe zarządzanie polityką.
Podczas opracowywania nowej polityki firmy musisz zachować zdrową równowagę. W większości przypadków nie będziesz musiał opracowywać nowej polityki firmy, o ile adresujesz pracowników, którzy zachowują się w sposób nieodpowiedni dla twojego miejsca pracy.
Te dziesięć kroków pozwoli Ci określić potrzebę polityki poprzez dystrybucję i integrację polityki.
Sprawdź te wytyczne, aby zobaczyć, czy polityka jest potrzebna
Z każdego z podanych powodów, dla których może być potrzebna polityka, podano przykłady zasad, które mogą należeć do tej kategorii zapotrzebowania na zasady. Konieczna jest polityka:
- jeśli działania pracowników wskazują na zamieszanie dotyczące najwłaściwszego sposobu zachowania się ( kody ubioru , poczta e-mail i polityka internetowa , korzystanie ze smartfona ),
- jeśli potrzebne są wskazówki na temat najbardziej odpowiedniego sposobu radzenia sobie w różnych sytuacjach (standardy postępowania, wydatki na podróże, zakup towarów firmowych),
- gdy jest to konieczne, aby chronić firmę prawnie (konsekwentne badanie zarzutów nękania , niedyskryminacyjnego zatrudniania i awansów ),
- utrzymanie firmy zgodnie z polityką i przepisami rządowymi (FMLA, ADA, EEOC, płaca minimalna ),
- ustanowienie spójnych norm pracy, zasad i przepisów ( postępowa dyscyplina , zasady bezpieczeństwa, zasady dotyczące przerw, zasady palenia) oraz
- zapewnienie pracownikom spójnego i sprawiedliwego traktowania (kwalifikowalność zasiłków, płatny czas wolny, czesne , czas stracenia , zasiłek dla ławy przysięgłych ).
Mogą być inne powody, dla których będziesz chciał opracować politykę. Pamiętaj jednak, że złe zachowanie jednego pracownika nie powinno wymagać zasad, które będą dotyczyć wszystkich innych pracowników.
Wyznaczyć cel polityki
Po ustaleniu, że polityka jest niezbędna, określ cel, jaki chcesz osiągnąć, pisząc określone zasady. Kiedy to możliwe, będziesz chciał powiedzieć pracownikom, dlaczego wdrażasz te zasady.
W polityce należy podać wystarczającą ilość informacji, aby stanowisko firmy było jasne, ale nigdy nie można mieć nadziei na pokrycie każdej potencjalnej sytuacji objętej polityką.
W związku z tym cel polityki jest krótki i prosty. Uznają, że może to nie być możliwe w przypadku polityk dotyczących takich obszarów, jak podejście firmy do ustawy o urlopie rodzinnym i urlopowym , dyskryminacja lub rozpatrywanie skarg, czy też postępujący system dyscyplinarny.
Ale ile naprawdę możesz powiedzieć o jeździe podczas rozmowy na smartfonie? Tak więc, kieruj się zdrowym rozsądkiem, gdy decydujesz o wyniku, jaki chcesz osiągnąć ze swojej polityki.
Zbierać informacje
Ta sekcja serwisu TheBalance.com zawiera przykładowe zasady, podobnie jak wiele innych witryn internetowych, aczkolwiek inne firmy często pobierają opłaty za swoje zasady. Nawet strony internetowe, które pobierają opłaty, zapewniają bezpłatne próbki, dzięki czemu możesz przetestować swoje zasady.
Będziesz mieć problem ze znalezieniem przykładowej polityki dokładnie odpowiadającej warunkom, językowi i kulturze Twojej firmy. Ale szukaj w Internecie i znajdź przykładowe zasady, aby zapewnić podstawę do zmiany przykładowych zasad, zamiast pisać zasady od zera.
Możesz także zapisać się do usługi, która dostarcza próbek, takich jak zasady i przykłady HR. Zewnętrzne źródła polityki są również dostępne w tym katalogu próbek polityk . Wreszcie Towarzystwo Zarządzania Zasobami Ludzkimi (SHRM) zapewnia próbki dla członków.
W niektórych przypadkach możesz nawet chcieć porozmawiać z adwokatem z urzędu pracy. Kancelarie prawne piszą ogólne zasady dla swoich klientów, które możesz dostosować do swoich potrzeb. Zwłaszcza w przypadku, gdy nowe prawo zostanie wydane lub Departament Pracy wyda nowe przepisy, twój prawnik prawdopodobnie rozwinie politykę towarzyszącą.
Opracuj i napisz Politykę
Mając pod ręką cele i próbki, zapisz zasady, używając prostych słów i pojęć. Rozmawiaj bezpośrednio z ludźmi, którzy będą czytać, egzekwować i żyć według polityki.
Po każdym akapicie zadaj sobie pytanie "co by było, gdyby", aby upewnić się, że polityka obejmuje podstawy i normalne wyjątki i pytania.
Nie przejmuj się tym jednak; jak stwierdzono, żadna polityka nigdy nie obejmuje wszystkich możliwych przypadków.
Przejrzyj zasady
Wybierz kilku pracowników lub nawet niewielką grupę pilotażową, aby zapoznać się z polityką i zadać im wszelkie pytania dotyczące polityki. Ta opinia zawiera opinie, że pracownicy będą mogli zrozumieć i przestrzegać zasad.
Przepisz zasady na podstawie opinii.
Uzyskaj wsparcie w zarządzaniu polityką
Zapoznaj się z polityką z menedżerami, którzy będą prowadzić i wdrażać politykę. Będziesz chciał mieć ich wsparcie i własność polityki . Proces ten rozpocząłeś o wiele wcześniej, nawet kiedy zidentyfikowałeś potrzebę polityki, ale wsparcie zarządzania podczas wdrażania polityki ma kluczowe znaczenie.
Uzyskaj prawny przegląd polityki
Jeśli polityka ma implikacje prawne, jest z natury rzeczy sporna, ma osobiste konsekwencje dla pracowników (takie jak procedury bezpieczeństwa), będziesz chciał (a), aby Twój adwokat dokonał przeglądu polityki przed dalszą dystrybucją polisy.
Upewnij się, że poinformowałeś swojego prawnika, że nie chcesz, aby polityka została przepisana w legale . Chcesz sprawdzić politykę pod kątem konsekwencji prawnych i właściwych sformułowań.
Wdrożenie Polityki
W małych grupach, indywidualnie lub na spotkaniu firmowym, w zależności ogólnie od kontrowersyjnego charakteru polityki i łatwości, z jaką zostanie ona zrozumiana, rozprowadź i przejrzyj nową politykę. Daj pracownikom szansę zadawania pytań.
Polisa powinna zawsze składać się z polisy na kartce papieru, na której pracownik podpisuje się na drugim arkuszu.
Pracownicy mogą podpisać, że otrzymali i rozumieją zasady, a jednocześnie zachowują kopię dla swoich własnych plików.
Przykładowe oświadczenie o rezygnacji z zasad
Oto przykładowa instrukcja do zatwierdzenia:
Potwierdzam otrzymanie i zrozumienie Polityki (Twoja Firma). Polisa obowiązuje (Data) do odwołania.
_______________________________________________________
Podpis pracownika
_______________________________________________________
Nazwisko pracownika (proszę wydrukować)
________________________________
Data
Zdecyduj, jak będziesz komunikować politykę w przyszłości
Uwzględnij zasady w swoim podręczniku dla pracowników . Możesz także chcieć, aby polityka stała się częścią Twojej nowej orientacji na pracowników .
Niektóre firmy umieszczają zasady w swoich intranetach lub w folderze zasad na wspólnym dysku sieci komputerowej. Określ, czy chcesz dystrybuować politykę za pomocą dodatkowych metod.
Będziesz także chciał archiwizować i datować poprzednie zasady, które te zasady zastępują. Możesz potrzebować ich do legalnego lub innego odniesienia w przyszłości.
Interpretuj i integruj politykę
Bez względu na to, co napiszesz w polityce, twoje późniejsze zastosowanie polityki i praktyki pracy określi rzeczywiste znaczenie polityki. Myśl zgodnie i uczciwie , interpretując politykę w czasie.
Gdy znajdziesz praktyki różniące się od zapisanych zasad, nadszedł czas, aby przejrzeć i ponownie napisać zasady, a cykl zaczyna się od nowa.
Zastrzeżenie: Należy pamiętać, że podane informacje, mimo że autorytatywne, nie są gwarantowane pod względem dokładności i legalności. Witryna jest odczytywana przez ogólnoświatową publiczność, a prawa i przepisy dotyczące zatrudnienia różnią się w poszczególnych stanach i krajach. Poproś o pomoc prawną lub pomoc ze strony państwowych, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są prawidłowe dla Twojej lokalizacji. Te informacje służą jako wskazówki, pomysły i pomoc.