Jak możesz uprościć i przyspieszyć dostarczanie usług HR

Jak HR może najbardziej odpowiadać na potrzeby pracowników w zakresie usług

Liderzy HR są znaczącym źródłem wsparcia i komfortu dla pracowników zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym. HR to firma usługowa, która obejmuje pomoc pracownikom w rozwijaniu kariery i rozwiązywaniu problemów między pracownikami a ich przełożonymi .

HR wspiera je również poprzez niektóre z najważniejszych i doniosłych wydarzeń w ich życiu, w tym małżeństwo, poród i walkę z poważną chorobą.

Ale zbyt często rutynowe usługi administracyjne, takie jak powtarzanie tych samych pytań lub wykonywanie prostych transakcji, pochłaniają większość czasu HR.

Zmniejsz obciążenie administracyjne

Kluczem do zmniejszenia obciążeń administracyjnych jest szkolenie pracowników, aby stali się bardziej samowystarczalni i automatyzowali bardziej przyziemne zadania. W tym przypadku pomocne może być zastosowanie podejścia do zarządzania usługami. Zarządzanie usługami upraszcza dostarczanie rutynowych usług administracyjnych, zwalniając czas na skupienie się na działaniach o dużej wartości.

Typowa organizacja HR może mieć systemy zarządzania danymi pracowników i działaniami związanymi z płacami. Jednak prawdopodobnie nie ma zautomatyzowanego systemu obsługi zapytań pracowników i wypełniania wniosków.

Zastanów się, co się stanie, gdy pracownik otrzyma wezwanie do przysięgłych : istnieje duże prawdopodobieństwo, że firma nadal będzie polegać na fizycznej papierkowej robocie lub ciągach e-maili, aby poradzić sobie z prośbą pracownika o czas wolny od pracy.

Ponieważ interakcje pracowników są często śledzone za pomocą e-maili i arkuszy kalkulacyjnych, zgłoszenia pracowników często są pomijane lub pomijane. Wtedy zdarzają się błędy, które powodują dalszą frustrację i dodatkową pracę w HR.

W przypadku poczty e-mail nie ma łatwego sposobu sprawdzenia, czy żądanie zostało zatrzymane, ani wskazania i wyeliminowania wąskich gardeł procesu.

Podobnie, trudno jest analizować i odpowiadać na potrzeby pracowników - na przykład, identyfikowanie często żądanych informacji i upewnianie się, że jest to dostępne w Internecie.

Ręczne procesy administracyjne frustrują pracowników i stanowią ogromny problem dla zespołów HR. Jedna z ostatnich ankiet wykazała, że ​​pracownicy HR spędzają średnio 12 godzin tygodniowo na obsłudze rutynowych telefonów i e-maili od pracowników.

Podejście do zarządzania usługami w celu zaspokojenia potrzeb pracowników

Podejście do zarządzania usługami eliminuje żmudne, czasochłonne procesy. Nie zastępuje tylko poczty e-mail - zmienia sposób, w jaki HR angażuje się w sprawy pracowników.

Pomyśl o zarządzaniu usługami jako doskonałym połączeniu asystenta administracyjnego i menedżera projektu. Błyskawicznie reaguje na prośby pracowników, rozwija przypadki, automatyzuje powtarzalne ręczne procesy, a nawet zarządza złożonymi działaniami między działami, takimi jak zatrudnianie pracowników i wycofywanie z pracy.

Zarządzanie usługami nigdy nie zapomina ani nie popełnia błędów, zawsze podąża za ludźmi, więc wszystko jest gotowe, i informuje, czy jest problem, którego nie może rozwiązać. Pokazuje także, gdzie pracownicy spędzają czas - dzięki czemu można zoptymalizować wdrażanie zasobów i zmaksymalizować produktywność.

Zarządzanie usługami nie zastępuje obecnego systemu zarządzania kapitałem ludzkim - integruje się z nim i uzupełnia go, zapewniając widoczność i kontrolę nad pracą, którą prawdopodobnie wykonujesz dziś głównie pocztą elektroniczną.

Zapewnia również ten sam poziom widoczności dla pracowników. Mogą zobaczyć status swoich zapytań, zamiast czuć, że ich prośby zniknęły w czarnej dziurze wkrótce po ich przesłaniu.

Zapewnienie pracownikom nadzoru nad postępem ich wniosków znacznie zmniejsza liczbę sfałszowanych e-maili, połączeń telefonicznych i osobistych wizyt w HR, co dodatkowo zmniejsza obciążenia administracyjne działu HR.

Zalety podejścia do zarządzania usługami

Zarządzanie usługami rozpoczyna się od wdrożenia internetowego portalu HR, w którym pracownicy mogą znaleźć informacje o zasobach ludzkich i żądać usług HR. W idealnej sytuacji pracownicy mogą uzyskać dostęp do tego portalu na swoich komputerach roboczych, komputerach domowych, laptopach i ich smartfonach i tabletach.

Dzięki temu mogą przejąć kontrolę nad swoimi podstawowymi potrzebami w zakresie zasobów ludzkich, takimi jak rejestracja zasiłków lub zmiana statusu.

Pracownicy po prostu wybierają rzeczywiste usługi, których potrzebują z katalogu usług lub szukają informacji w bazie wiedzy portalu.

Kiedy pracownik przesyła żądanie za pośrednictwem portalu, system zarządzania usługami automatycznie tworzy przypadek i przeprowadza go przez cały proces wypełniania. Obejmuje to przypisanie sprawy do właściwego eksperta ds. Zasobów ludzkich, automatyczne przekierowanie sprawy z osoby na osobę po zakończeniu każdego etapu wypełniania i zachowanie pełnej historii sprawy.

Możesz również rozszerzyć tę usługę na inne działy. Na przykład systemy zarządzania usługami mogą automatycznie konfigurować konta IT lub żądać przestrzeni biurowej dla nowych pracowników w ramach procesu wdrażania.

System zarządzania usługami obsługuje kompleksowe procesy dostarczania usług HR i wie, jak te procesy są skuteczne. Na przykład może automatycznie powiedzieć, kiedy sprawa jest zablokowana, abyś mógł podjąć działanie.

Generuje także szeroki zakres wskaźników KPI i innych wskaźników procesu - na przykład, jak dobrze zespół reaguje na zapytania pracowników. Może nawet analizować typy zapytań bazujących na wiedzy, ułatwiając identyfikację i wypełnienie luk w zawartości.

Wniosek

Specjaliści HR decydują się na karierę w dziale HR, ponieważ chcą pomagać ludziom, a nie spędzać dni na składaniu dokumentów, aktualizowaniu arkuszy kalkulacyjnych i odpowiadaniu na wiadomości e-mail. Zbyt często proszą o to prozaiczne prośby i stosy papierkowej roboty, co frustruje ich i pracowników, którym próbują pomóc.

HR jest dostawcą usług i może przyjrzeć się przykładowi współpracującego z nim dostawcy usług, działu IT. IT przejęło wiodącą rolę w wielu działaniach przedsiębiorstwa, aby zastosować dyscyplinę zarządzania usługami w celu zautomatyzowania składania i spełniania żądań działu pomocy technicznej IT.

Automatyzacja tych zadań umożliwia działom informatycznym skoncentrowanie się na bardziej strategicznej pracy, która może pomóc firmie w osiąganiu szerszych celów biznesowych i lepszej prezentacji wartości IT.

Podejście do zarządzania usługami jest kluczem do podniesienia profilu HR wśród liderów biznesu poprzez dostarczanie wyższej jakości usług i zwiększenie zadowolenia pracowników przy jednoczesnym zmniejszeniu własnego obciążenia pracą. HR może poświęcić swój czas i wiedzę na bardziej strategiczne działania, które posuwają naprzód biznes .