Nieplanowane nieobecności w celu ograniczenia absencji
W większości firm odpowiedzialność za zarządzanie absencją spadła przede wszystkim na bezpośrednich przełożonych.
Ci przełożeni to często jedyni ludzie, którzy wiedzą, że pewien pracownik jest nieobecny.
Są w najlepszej sytuacji, aby zrozumieć okoliczności związane z nieobecnością danej osoby i dostrzec problem na wczesnym etapie . Dlatego ich aktywny udział w procedurach nieobecności firmy ma decydujące znaczenie dla ogólnej skuteczności i przyszłego sukcesu polityki lub programu nieobecności.
Aby zapewnić, że przełożeni są wygodni i kompetentni w zakresie zarządzania absencją, muszą mieć pełne wsparcie ze strony kierownictwa wyższego szczebla. Wszystkie strony muszą być świadome celu polityki i procedur dotyczących nieobecności. W przypadku rozbieżności między działami; polityka może stracić swoją skuteczność.
Aby zapewnić większą spójność, superwizorzy powinni być przeszkoleni w zakresie odpowiedzialności w zakresie radzenia sobie z absencją, doradzali, w jaki sposób przeprowadzać skuteczne rozmowy kwalifikacyjne, a także, w razie potrzeby, wykształceni w stosowaniu procedur dyscyplinarnych .
Obowiązki opiekuna
Oprócz zapewnienia, że praca jest odpowiednio zabezpieczona podczas nieobecności pracownika, istnieje szereg innych krytycznych działań, które muszą podjąć superwizorzy, aby zarządzać absencją. Oni powinni:
- zapewnić, aby wszyscy pracownicy byli w pełni świadomi zasad i procedur organizacji dotyczących radzenia sobie z nieobecnością,
- być pierwszym punktem kontaktu, gdy pracownik dzwoni w chorym,
- prowadzenie odpowiednio szczegółowych, dokładnych i aktualnych rejestrów nieobecności dla swoich pracowników (np. data, charakter choroby / przyczyna nieobecności, oczekiwana data powrotu do pracy, w razie potrzeby zaświadczenie lekarskie),
- zidentyfikować wszelkie wzorce lub tendencje nieobecności, które powodują obawy,
- przeprowadzić wywiady z osobami do pracy, oraz
- w razie potrzeby wprowadzić procedury dyscyplinarne.
Wywiad "Powrót do pracy"
Szkolenie dla osób nadzorujących, dotyczące najlepszego sposobu radzenia sobie z absencją, powinno obejmować instrukcje dotyczące prowadzenia skutecznych i uczciwych rozmów z pracownikami po powrocie do pracy. Ostatnie krajowe ankiety wskazują, że wywiady te są uważane za jedno z najskuteczniejszych narzędzi do zarządzania krótkoterminową absencją.
Dyskusja "powrót do pracy" umożliwi przełożonemu przywrócenie pracownika do pracy, a także wykazanie silnego zaangażowania kierownictwa w kontrolowanie absencji w miejscu pracy i zarządzanie nim. Rozmowa pozwoli na sprawdzenie, czy pracownik jest na tyle dobry, aby powrócić do pracy.
Niezbędne dokumenty można ukończyć, aby nieobecność i jej zakończenie zostały właściwie zarejestrowane. Fakt, że ustanowiona procedura ma zastosowanie w celu zbadania i omówienia nieobecności z pracownikiem, może sama w sobie odstraszać przed nieobecnością z nieszczerych powodów.
Wywiady muszą być przeprowadzane jak najszybciej po powrocie nieobecności do pracy (nie później niż jeden dzień po powrocie). Pracownik powinien mieć zapewnioną wystarczającą możliwość przedstawienia przyczyn swojej nieobecności. Przełożony powinien wykorzystać wywiad jako czas na zbadanie wszelkich problemów, które pracownik może mieć, prowadzących do nieobecności.
Celem jest wspieranie kultury otwartej i wspierającej . Istnieją procedury zapewniające, że pomoc i porada są oferowane w razie potrzeby oraz aby zapewnić, że pracownik jest zdolny do powrotu do pracy.
Pracownicy zazwyczaj docenią możliwość wyjaśnienia prawdziwych powodów nieobecności w sformalizowanej strukturze. Jeżeli nadzorca wątpi w prawdziwość podanych przyczyn nieobecności, powinien wykorzystać tę okazję do wyrażenia wszelkich wątpliwości lub wątpliwości.
Przez cały czas pracownik musi mieć świadomość, że rozmowa kwalifikacyjna nie jest jedynie częścią procedur firmy, ale ważnym spotkaniem, podczas którego nieobecność została odnotowana i może mieć wpływ na przyszłe zatrudnienie. Procedurę dyscyplinarną firmy , w przypadku niedopuszczalnego poziomu nieobecności, należy wyjaśnić pracownikowi.
W żadnym momencie spotkania nie powinno stać się formą kary, ale powinno być postrzegane jako okazja do podkreślenia i wyjaśnienia reperkusji nieobecności w departamencie. Ogromna większość pracowników czerpie poczucie dumy i osiągnięć z pracy, a kierownictwo powinno być zachęcane do traktowania tych osób jako odpowiedzialnych dorosłych.
Zalecane procedury dyscyplinarne w przypadku nieobecności w pracy
Poniższe wytyczne określają zalecane kroki, które należy podjąć w przypadkach, gdy krótkoterminowe nieobecności są uważane za powyżej akceptowalnego poziomu w danym okresie.
Etap 1: Wywiad doradczy
- Bezpośredni przełożony powinien poinformować pracownika o swoich obawach dotyczących nieobecności, spróbować ustalić przyczyny choroby i ustalić, co należy zrobić, aby poprawić frekwencję.
- Jeśli na tym etapie zostanie stwierdzony jakikolwiek stan zdrowia, który może mieć wpływ na przydatność do pracy, przełożony powinien umówić się na wizytę u lekarza zatwierdzonego przez firmę. Powinno to zostać potwierdzone pisemnie przez pracownika w ciągu pięciu dni roboczych.
- Jeśli z dyskusji wynika, że problem nie jest związany z podstawową niezdolnością do pracy, przełożony powinien poinformować pracownika, że podczas gdy odnotowane dolegliwości mogą być prawdziwe, oczekiwana jest stała poprawa frekwencji lub kolejny etap procedury. będzie wzięty.
- Przegląd frekwencji będzie dokonywany automatycznie co miesiąc przez kolejne sześć miesięcy.
Etap 2: Pierwszy przegląd formalny (etap ostrzeżenia słownego )
- Jeśli nieobecności pracownika będą się pogłębiać po analizie i regularnym monitorowaniu, powinien on zostać zaproszony do wzięcia udziału w formalnym spotkaniu przeglądowym z przełożonym.
- Zapis nieobecności powinien być szczegółowo opisany w piśmie zapraszającym pracownika na tę rozmowę. Pracownik powinien zostać poinformowany, że jest uprawniona do bycia reprezentowanym przez przedstawiciela związku lub kolegę, jeśli jest to stosowne.
- Celem tego spotkania będzie:
- w celu omówienia przyczyn leżących u podstaw nieobecności,
- podać pracownika usługi i koszty związane z jej nieobecnością, oraz
- ostrzec pracownika (z wyjątkiem sytuacji, gdy podejmuje decyzję o zasięgnięciu porady lekarskiej), że jeśli nie nastąpi znaczna i trwała poprawa , jej zatrudnienie może zostać zakończone z powodu niemożności utrzymania akceptowalnego poziomu obecności. Stanowi to słowne ostrzeżenie. - Tam, gdzie uzasadniona jest opieka medyczna, należy natychmiast podjąć działania. Spotkanie jest zatem odroczone, aby umożliwić zakończenie tej części procesu. W ciągu pięciu dni roboczych pracownik musi otrzymać poradę lekarską. Spotkanie zostaje następnie zrekrutowane z działem HR i omówiona jest opinia lekarza.
- Jeśli lekarz potwierdzi przydatność do pracy, należy ostrzec pracownika o konsekwencjach dalszej nieobecności.
Etap 3: Drugi przegląd formalny (scenariusz ostrzegania)
- Regularne monitorowanie wskazuje, że nie nastąpiła poprawa w schemacie nieobecności, drugie formalne spotkanie zostanie uzgodnione z HR.
- List zapraszający pracownika na spotkanie będzie zawierał zapis nieobecności oraz, ponownie, porady dotyczące reprezentacji.
- Wszelkie nowe informacje podawane na spotkaniu dotyczące złego stanu zdrowia lub zmiany charakteru choroby mogą wymagać oceny przez zatwierdzonego lekarza.
- Pracownik powinien mieć możliwość wyjaśnienia swojej nieobecności. W razie potrzeby przełożony powinien poinformować pracownika, że formalne pisemne ostrzeżenie jest wydawane, a ostrzeżenie to pozostanie w aktach pracownika przez określony czas. Kopię ostrzeżenia należy przekazać pracownikowi i jego / jej przedstawicielowi.
- Należy poinformować pracownika, że nieprzestrzeganie oczekiwań obecności firmy i poprawa obecnej niedopuszczalnej rejestracji nieobecności spowoduje zakończenie zatrudnienia pracownika .
- W przypadku wątpliwości dotyczących przydatności do pracy, należy przejść do opcji przeniesienia zgodnie z wytycznymi otrzymanymi przez lekarza. Skonsultuj się z przedstawicielem związku pracowniczego (jeśli dotyczy) w sprawie procesu ponownego rozmieszczenia i opcji.
Etap 4: Tymczasowe zawieszenie z pracy
- Jeśli po wdrożeniu poprzednich etapów postępowania dyscyplinarnego nie nastąpi poprawa frekwencji, kierownictwo może przystąpić do tymczasowego zawieszenia bez wynagrodzenia. Zamiar zawieszenia powinien zostać potwierdzony na piśmie wraz ze szczegółami dat rozpoczęcia i zakończenia. Kopię pisma o zawieszeniu należy przesłać przedstawicielowi pracownika (jeśli dotyczy).
Etap 5: zakończenie zatrudnienia
- Jest to ostatni etap procesu dyscyplinarnego, w wyniku którego pracownik zostaje zwolniony z powodu niezdolności do spełnienia wymagań firmy dotyczących uczestnictwa w pracy. Odwołanie może nastąpić tylko za pisemną zgodą starszego kierownika i HR.
- List wzywający pracownika ponownie zawiera wskazówki dotyczące reprezentacji i przedstawi dokumentację nieobecności. Należy poinformować pracownika, że w wyniku rozmowy kwalifikacyjnej może on zostać zwolniony z pracy za niezdolność do wykonywania obowiązków służbowych .
- Ponownie, może być konieczne skonsultowanie się z lekarzem zakładowym, jeśli pojawią się nowe informacje dotyczące zdrowia pracownika lub jego zdolności do pracy.
- W przypadku decyzji o zwolnieniu na podstawie zdolności, kopię pisma o zwolnieniu należy przesłać przedstawicielowi pracownika (jeśli dotyczy).
- Pracownik może mieć prawo do odwołania się od decyzji o zwolnieniu. Odwołanie powinno być zgodne z procedurami dyscyplinarnymi firmy.
Wyzwania w zarządzaniu absencją
Należy pamiętać, że przełożeni często czują się niekomfortowo lub nie chcą zgłaszać tych, którzy przekroczyli dopuszczalny poziom absencji. Ze względu na liczne naciski już na nadzorców, konsekwentna realizacja polityki absencji nie zawsze jest ich najwyższym priorytetem.
Ważne jest, aby spróbować wyłączyć subiektywność z zarządzania absencją i zapewnić, że wszyscy pracownicy są traktowani tak samo . Istotne jest, aby być konsekwentnym, trwałym i sprawiedliwym dla wszystkich. Kiedy nieobecność nie jest adresowana lub adresowana w sposób niespójny, może to spowodować niższe morale.
Większość pracowników będzie cenić polityki i programy, które są łatwiejsze , niż karne. Surowe lub karne środki, które zmuszają pracowników do pracy, mogą spowodować, że pracownicy staną się "nieobecni w pracy".
Robią tak mało, jak to możliwe i opierają się wszelkim wysiłkom, aby zmusić ich do zrobienia czegoś więcej. Należy wdrożyć inne programy, które pomagają pracownikom być obecnymi w pracy, takie jak elastyczne planowanie pracy, podział pracy , nagrody za uczestnictwo i programy odnowy biologicznej.