Jak napisać list referencyjny

Ważne jest, aby wiedzieć, jak napisać list referencyjny, ponieważ prawie każdy jest proszony o podanie odniesienia w pewnym momencie swojej kariery. Niezależnie od tego, czy jest to pracownik, przyjaciel, czy ktoś, z kim pracowałeś, ważne jest, aby przygotować się do napisania skutecznego listu polecającego .

Przeczytaj poniżej, aby dowiedzieć się, jak napisać list referencyjny, a także jakie materiały zadać kandydatowi i kiedy odmówić (i jak odmówić) napisanie listu dla kogoś.

Co to jest list referencyjny?

List referencyjny, znany również jako list polecający, jest listem, który przemawia do czyjegoś doświadczenia zawodowego, umiejętności, wiedzy specjalistycznej, cech osobistych i / lub wyników w nauce. Jest napisany przez byłego pracodawcę, kolegę, klienta, nauczyciela lub kogoś, kto może mówić pozytywnie o tej osobie.

Kiedy potrzebujesz listów referencyjnych

Potrzebujesz liter referencyjnych, zazwyczaj około trzech, kiedy ubiegasz się o pracę, staże, wolontariat, kolegia i programy dla absolwentów szkół. List referencyjny to pozytywne potwierdzenie Twoich umiejętności i atrybutów, napisane przez kogoś, kto zna Twoją pracę, charakter i osiągnięcia.

List referencyjny wyjaśnia, dlaczego czytelnik powinien wybrać ciebie i co kwalifikuje Cię do możliwości, o które się ubiegasz. Listy mogą być składane przez organizację, która rozważa osobę do zatrudnienia lub akceptacji w instytucji, lub mogą być oferowane przez osobę poszukującą pracy lub wnioskodawcę.

Co zawiera list referencyjny

List referencyjny jest pozytywnym potwierdzeniem twoich umiejętności i atrybutów. Wyjaśnia, dlaczego czytelnik powinien wybrać Ciebie i co kwalifikuje Cię do możliwości, o które się ubiegasz.

Profesjonalny list polecający jest zazwyczaj pisany przez przełożonego, kolegę, klienta, nauczyciela lub profesora, który dobrze zna twoje osiągnięcia w ustawieniu typu pracy.

Zazwyczaj zawiera opis stanowiska i obowiązków, czas spędzany w firmie oraz umiejętności, kwalifikacje i wkłady do organizacji.

Postać lub osobisty list referencyjny może być napisany przez przyjaciela rodziny, mentora lub sąsiada, który może poświadczyć cechy, które uczynią cię dobrym kandydatem na stanowisko, którego szukasz. Wyjaśnia, w jaki sposób pisarz zna cię i omawia twoje osobiste cechy, które będą miały zastosowanie w ustawieniach pracy.

Co należy zrobić przed napisaniem listu referencyjnego

Zastanów się, zanim powiesz "tak". Zanim zgodzisz się napisać list, upewnij się, że możesz napisać pozytywny list referencyjny dla tej osoby. Jeśli nie znasz dobrze tej osoby lub nie sądzisz, że możesz mówić bardzo dobrze o jej umiejętnościach lub umiejętnościach, odrzuć prośbę o rekomendację . W rzeczywistości lepiej powiedzieć "nie", niż napisać zalecenie, a nie pisać negatywnego odniesienia dla danej osoby. Możesz odnieść się do niejasności, gdy odrzucisz prośbę, mówiąc po prostu: "Nie sądzę, bym był najlepszą osobą, która by ci napisała zalecenie." Jeśli to możliwe, zasugeruj komuś, kogo mogą zapytać.

Prośba o informacje. Dobrze jest poprosić tę osobę o kopię CV lub CV, nawet jeśli znałeś je od dawna.

Mogą mieć nową akredytację lub osiągnięcia, a Ty chcesz dostarczyć jak najwięcej aktualnych informacji, jak to możliwe. Pomoże to również w wytyczeniu wytycznych podczas pisania listu.

Jeśli list referencyjny dotyczy konkretnej możliwości zatrudnienia, poproś także o kopię ogłoszenia o pracę. Podobnie, jeśli list referencyjny dotyczy konkretnej szkoły lub programu, poproś o informacje na temat szkoły. Im więcej masz informacji, tym łatwiej będzie napisać list.

Zdobądź wszystkie szczegóły. Wraz z prośbą o informacje na temat kandydata, uzyskaj wszystkie informacje, których potrzebujesz, aby przesłać list. Zapytaj, do kogo powinieneś wysłać list, kiedy upłynie termin, i w jakim formacie powinien być ten list. Zapytaj także, czy istnieją jakieś dane szczegółowe, które szkoła lub pracodawca chce, abyś włączył do twojego listu.

Co uwzględnić w liście referencyjnym

Jeśli kandydat nie poda Ci formularza, na którym napiszesz swoją rekomendację, powinieneś napisać to jako formalny list. List referencyjny powinien rozpoczynać się od Ciebie i informacji kontaktowych pracodawcy (imię, nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail), a następnie daty. Jeśli jest to wiadomość e-mail, a nie faktyczna, podaj swoje dane kontaktowe na końcu listu, po podpisie .

Informacje kontaktowe i powitanie: Jeśli piszesz list do osoby lub komitetu zatrudniającego, umieść swoje dane kontaktowe na górze listu i na powitaniu. Jeśli piszesz list ogólny, możesz napisać do " Kogo to może martwić " lub po prostu rozpocząć swój list z pierwszym akapitem.

Zwrot grzecznościowy: Rozpocznij swój list od "Dear Mr./Ms. Last Name." Jeśli nie znasz nazwiska pracodawcy, po prostu napisz "Dear Hiring Manager". Jeśli kandydat ubiega się o program akademicki, możesz napisać "Drogi komitet rekrutacyjny".

Wprowadzenie: Wyjaśnij swój związek z osobą, dla której piszesz list. Możesz podać, jak długo znasz tę osobę. Następnie wyjaśnij, dlaczego piszesz list. Pamiętaj o podaniu nazwy firmy, pracy, szkoły lub okazji, dla której dana osoba się zgłasza. Na przykład: "Przez ostatnie pięć lat byłem kierownikiem Jamesa Smitha w XYZ Company, z przyjemnością rekomenduję go na stanowisko głównego księgowego w firmie ABC.

Opis ogólny: W treści listu należy zamieścić konkretne informacje na temat cech osobowych kandydata (kreatywność, cierpliwość, pewność siebie itp.), Konkretnych umiejętności (doskonałe umiejętności komunikacyjne, umiejętności organizacyjne itp.). Bądź tak konkretny, jak to możliwe.

Pierwszy akapit: Pierwszy akapit listu referencyjnego wyjaśnia twoje powiązanie z osobą, którą polecasz, włączając w to, jak je znasz i dlaczego masz kwalifikacje do napisania listu polecającego, aby polecić zatrudnienie lub szkołę dla absolwentów. Wymień związek (osobisty lub zawodowy) z osobą, którą polecasz.

Drugi akapit (oraz trzeci i czwarty)
W środkowych akapitach listu referencyjnego znajdują się informacje o osobie, o której piszesz, w tym o tym, dlaczego są kwalifikowane i co mogą wnieść. W razie potrzeby użyj więcej niż jednego akapitu, aby podać szczegóły. Bądź konkretny i podziel się przykładami tego, dlaczego ta osoba jest wykwalifikowanym kandydatem. Jeśli możesz, powiąż konkretne przypadki, w których zaobserwowałeś osobę, która z powodzeniem stosuje umiejętności wymagane do tego stanowiska.

Spróbuj opisać cechy i umiejętności związane z konkretną pracą , szkołą lub okazją. Na przykład, jeśli osoba stara się o pracę jako menedżer, skup się na umiejętnościach przywódczych i komunikacyjnych .

Zamykanie listu
W akapicie końcowym możesz podać więcej informacji i podać swoje dane kontaktowe (numer telefonu i adres e-mail), aby móc udzielać ustnych rekomendacji lub w razie potrzeby udzielić odpowiedzi na dodatkowe pytania. Możesz również powtórzyć, że polecasz tę osobę "całym sercem" lub "bez zastrzeżeń".

Podpis: Zakończ literę swoim podpisem, odręcznie, a następnie swoją wpisaną nazwą. Jeśli jest to wiadomość e-mail, po prostu wpisz swoje imię i nazwisko, a następnie swoje dane kontaktowe. Oto, jak zakończyć list z przykładami zamknięć firm.

Długość, format i czcionka listy rekomendacji

Zanim zaczniesz Pisanie listu: Poproś kandydata o przesłanie CV, zapisu, CV lub innych materiałów, które pomogą ci dokładnie opisać daną osobę. Możesz również poprosić o opis stanowiska, o które się ubiegasz, oraz informacje o firmie. Im więcej masz informacji, tym łatwiej będzie napisać silne zalecenie.

Długość: List polecający powinien składać się z więcej niż jednego lub dwóch akapitów; List ten sugeruje, że albo nie znasz osoby dobrze, albo nie popierasz jej w pełni. Jednak chcesz zachować zwięzłość liter i skupić się na kilku kluczowych punktach, więc unikaj pisania więcej niż jednej strony. Trzy lub cztery akapity, które wyjaśniają, w jaki sposób znasz osobę i dlaczego ją polecasz, mają odpowiednią długość.

Format: List polecający powinien być jednoprzestrzenny spacją między każdym akapitem. Użyj około 1 "marginesów u góry, u dołu, z lewej i prawej strony i wyrównaj tekst w lewo (wyrównanie dla większości dokumentów).

Czcionka: Użyj tradycyjnej czcionki, takiej jak Times New Roman, Arial lub Calibri. Rozmiar czcionki powinien wynosić od 10 do 12 punktów, aby był łatwy do odczytania. Dostosowanie rozmiaru czcionki to dobry sposób na zachowanie litery na jednej stronie.

Edycja: pamiętaj, aby przeczytać list przed wysłaniem go. Możesz poprosić kogoś, kto edytuje list, ale ukryj imię kandydata, aby zachować jego prywatność.

Przejrzyj przykład

Droga Pani Johnson,

Cieszę się, że mogę polecić Sarah Jones na stanowisko marketingu cyfrowego w Sabre Marketing & PR. Jako dyrektor ds. Marketingu w A & B Media miałem przyjemność pracować jako przełożona Sarah, kiedy była tu związana jako wspólnik marketingowy. Odpowiedzialna, punktualna i niezwykle jasna, Sarah była jedną z najlepszych talentów w A & B Media, a ja zdecydowanie popieram jej kwalifikacje i umiejętności.

Byłem pod wrażeniem wiedzy, którą wniosła do stołu i jej poświęcenia, aby pozostać na bieżąco z najnowszymi osiągnięciami w tej dziedzinie. Sarah łączy ostre umiejętności analityczne z silną intuicją i zawsze wiedziałem, że mogę na niej polegać, aby dotrzymać terminów i przekroczyć nasze oczekiwania. W ciągu dwóch lat współpracy z nami osiągnęła wiele sukcesów, od zwiększenia zaangażowania w mediach społecznościowych o 20%, po obniżenie współczynnika odrzuceń witryny o 10%, do zwiększenia zwrotu z inwestycji w kampanie cyfrowe o 15%.

Podczas gdy zawodowa przenikliwość Sarah była niezwykle cenna dla A & B Media, była także wspaniałym graczem zespołowym. Optymistyczne, wciągające i łatwe do pogodzenia, Sarah była prawdziwą radością mieć w biurze i sprzyjała wielu pozytywnym relacjom w naszym dziale, a także w całej firmie.

Powiedziawszy to, jestem bardzo pewny swoich rekomendacji i wierzę, że Sarah byłaby świetną formą promocji Sabre Marketing & PR. Jeśli chciałbyś mówić dalej o moim doświadczeniu w pracy z Sarah, napisz do mnie na adres melissa@abmedia.com lub zadzwoń do mnie pod numer 555-555-5555.

Z poważaniem,

Melissa Bradley
Dyrektor Marketingu
A & B Media
melissa@abmedia.com
555-555-5555

Formatowanie twojego listu

Jeśli wysyłasz list do pracodawcy lub do szkoły, pamiętaj o stosownym formacie listu biznesowego . Obejmuje to wylistowanie informacji kontaktowych, daty i danych kontaktowych osoby otrzymującej Twój list (zazwyczaj menadżer ds. Zatrudnienia) u góry listu. Uwzględnij również podpis odręczny na dole listu fizycznego.

Jeśli jednak wysyłasz ten list pocztą elektroniczną, nie musisz podawać żadnych informacji kontaktowych ani daty u góry listu. Zamiast tego podaj swoje dane kontaktowe po podpisie wiadomości e-mail . Upewnij się również, że masz jasną, zwięzłą linię tematyczną, która zawiera listę nazwisk kandydata, zadania, o które się stara (jeśli dotyczy) oraz cel twojego listu. Na przykład wiersz tematu może brzmieć: "Rekomendacja dla imienia i nazwiska" - Praca z zasobami ludzkimi. "

Użyj szablonu listu referencyjnego

Jeśli nie wiesz, co napisać, skorzystaj z szablonu listu referencyjnego i spersonalizuj go, aby zawierał informacje. Szablon jest użytecznym sposobem sprawdzenia, w jaki sposób sformatować swój list i co uwzględnić w liście.

Możesz również wyświetlić przykładowe listy referencyjne, aby znaleźć pomysły na to, co dodać do własnego listu. Pamiętaj jednak, aby zmienić literę tak, aby dotyczyła konkretnej osoby, dla której piszesz list.

Więcej przykładów: przykłady literowe