Internetowe aplikacje do wideokonferencji, takie jak Zoom, WebEx, Skype i GoToMeeting są świetnymi narzędziami, które umożliwiają osobom pracującym w domu wirtualne spotkania ze współpracownikami i współpracownikami. Pozwala na podejmowanie decyzji w czasie rzeczywistym i budowanie osobistego porozumienia ze współpracownikami w tym samym czasie. A cała ta profesjonalna współpraca ułatwia tym, którzy szukają równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, aby ją znaleźć.
Tak, te narzędzia online są naprawdę świetne, dopóki nie są.
Podczas spotkań z tymi narzędziami mogą być skuteczne, skuteczne sposoby, aby ludzie mogli się spotkać, jest kilka ostrzegawczych opowieści. Weźmy na przykład kobietę, która podczas spotkania przeprowadzała manikiurowanie paznokci ... podczas gdy ona nie wiedziała, że jest wyświetlana na ekranie o wymiarach w innych lokalizacjach firmy na całym świecie. A potem był facet, który pracował z domu i widoczny na spotkaniu tylko od klatki piersiowej. Miał na sobie ładną, oksfordzką koszulę. Hilarity zapewnił jednak, gdy wstał z krzesła, by odzyskać książkę. Miał tylko bokserki poniżej Oksfordu.
Mimo tych problemów, wirtualne spotkania zaczynają się w korporacyjnym świecie - coś, co doceniają ci z nas, którzy pracują w domu. Postęp technologiczny w połączeniu z chęcią większej liczby firm, aby umożliwić pracownikom pracę w niepełnym wymiarze czasu z domu, sprawił, że internetowe wideokonferencje stały się wartościowym i opłacalnym sposobem współpracy pracowników.
Ale jest też ciemne podbrzusze związane z tego rodzaju spotkaniami, które mogą się wahać od zwykłych histerycznych do skrajnie upokarzających do szybkich zwolnień z firmy. Jeśli chcesz wziąć udział w tych spotkaniach, musisz pamiętać o kilku rzeczach.
01 Gafle wideo i wideo
Można by pomyśleć, że nie trzeba tego mówić, ale jeśli jesteś w pokoju pełnym ludzi i jesteś zaangażowany w wideokonferencję z innymi odległymi pokojami ludzi, a ty jesteś na przedzie swojej grupy, tak więc w centrum kadru nie jest to dobry czas na manicure. Nie zapomnij, gdzie jesteś. Jesteś na spotkaniu roboczym. Szanuj swoich kolegów i firmę.
Gdzieś we wszystkich aplikacjach do wideokonferencji można wyciszyć dźwięk, aby nikt Cię nie słyszał. Stań się świadomy lokalizacji tego przycisku i kliknij go z dużą prędkością.
Kiedyś na spotkaniu z wideokonferencją nie tak dawno temu, wiceprezydent firmy trzymał się tego strategicznego i tego, jasnego jak dzwonek, kobieta, która była na wezwanie powiedziała: "Ten facet nie wie, co to @@ ## on mówi. On jest taki @ ** # @ %%. "Z prawie 200 osobami na wezwanie, cisza rozdzielała uszy. Niedługo potem ta kobieta została oddzielona od firmy. Lekcja dnia: przycisk wyciszenia jest twoim przyjacielem.
02 Problemy rodzinne
Oczywiście płaczliwe dziecko słyszane podczas konferencji jest problemem. To oczywiste. Ale co z zaprzysięgającym współmałżonkiem słyszalnym w tle lub nagim maluchem przebijającym przez twoje biuro podczas czatu wideo. Jeśli próbujesz projektować profesjonalizm podczas pracy w domu, to cię to podkopie w wielkim stylu! Upewnij się, że twoja rodzina zna (i przestrzega) zasad dotyczących pracy w domu.
03 Problemy ze zwierzętami
Kto nie kocha Rovera? Ludzie, z którymi prowadzisz wideokonferencję, którzy muszą słuchać, jak szczeka. To samo dotyczy Kitty, która rzuca się na klawiaturę podczas pisania na czacie!
O ile na spotkaniu nie uczestniczy bardzo mała grupa i czujesz, że osiągnąłeś wysoki poziom zaufania i zaufania z tymi ludźmi, nie jest dobrym pomysłem, aby umieścić Shih Tzu na Tobie, że jesteś na spotkaniu roboczym!
Biuro w domu powinno zawsze mieć drzwi, aby można było odciąć zwierzęta i inne potencjalne rozrywki podczas spotkań wideo i dobrych spotkań telefonicznych w starym stylu. Jest to również pomocne, jeśli spotkanie zbiega się z najszczęśliwszym momentem dnia psa ... przybyciem przewoźnika pocztowego.
04 Udostępnianie ekranu Snafus
Wiele systemów wideokonferencyjnych umożliwia udostępnianie ekranu innym osobom podczas spotkania. Dzięki temu możesz otworzyć arkusz kalkulacyjny, nad którym pracowałeś przez cały tydzień, i udostępnić go członkom Twojego zespołu, aby mogli zobaczyć (a) naprawdę wiesz, o czym mówisz, jeśli chodzi o ten projekt i (b) osiągają dobre wyniki, ponieważ opanowaliście umiejętność współdzielenia ekranu.
Ale nie wyprzedzaj siebie. Jeśli przed spotkaniem wideo masz wrażenie, że być może trzeba udostępnić ekran, pamiętaj, że ekran będzie widoczny dla wszystkich, zanim otworzysz ten arkusz kalkulacyjny. Nie byłoby optymalne, na przykład, gdybyś zaczął udostępniać swój ekran, a wszyscy, łącznie z twoim szefem, zobaczyli, że właśnie sprawdzałeś ostatnią sprzedaż online w Bed Bath & Beyond lub gorzej napisałeś list motywacyjny do nowej pracy!
05 Etykieta czatu
Czat online jest szybki i szybki, a także zabawny. Co może pójść nie tak? Cóż ... jeśli chodzi o wideokonferencje, czatowanie może stać się króliczą dziurą, cyfrowym zaułkiem, które odciąga uwagę od właściwego spotkania. Zoom, popularne rozwiązanie do wirtualnego spotkania, ma przyjemną funkcję czatu, która może być pomocna. Wiadomości na czacie, takie jak "Zgubiłem audio" lub "Czy istnieje link do prezentacji?" To dobre pytania, ponieważ mogą ostrzec organizatora spotkania, że może to być problem techniczny lub że istnieje potrzeba udostępniania informacji więcej szeroko.
Ale ten rodzaj pogawędek na pasku bocznym podczas spotkania - szczególnie, gdy w spotkaniu uczestniczy kilkadziesiąt osób - może szybko rozpraszać uwagę. Pamiętaj, że każdy widzi te nietypowe rozmowy, takie jak "Co robisz dzisiaj na obiad, głodzę" lub "Jesteś pieskiem to CUTEST!"
06 The Upshot: Wykorzystaj swój zdrowy rozsądek
Podobnie jak w przypadku większości technologii, internetowe wideokonferencje są wspaniałym narzędziem, które pobudza zaangażowanie biznesu i umożliwia osobom pracującym poza tradycyjnym biurem znaczące wkłady w pracę zespołu.
Ale podobnie jak w przypadku większości technologii, użytkownicy potrzebują silnego, zdroworozsądkowego pojęcia, co jest i co nie jest właściwe w spotkaniach wideokonferencyjnych. Wiele księżyców temu mój pierwszy szef miał tę radę na temat e-maila : "Jeśli nie napiszesz swojej wiadomości pocztą do domu do matki, prawdopodobnie nie powinieneś wysyłać jej w wiadomości e-mail." W świecie wideokonferencje, ten rodzaj zdrowego rozsądku jest nadal bardzo dobrą radą.