9 zasad pisania e-maila, na które łatwo odpowiedzieć
Wielu z nas nie nauczyło się pisać e-maili w szkole, ale umiejętność napisania e-maila jest nieocenioną umiejętnością w miejscu pracy. Dotyczy to szczególnie osób pracujących (lub szukających) w pracy zdalnej. Oprócz dobrej etykiety telefonicznej , prawdopodobnie nie ma umiejętności, aby uzyskać - i utrzymanie - pracę w domu.
Dobrze napisana wiadomość e-mail ułatwia odbiorcy zrozumienie i działanie w jej wiadomości. W wyszukiwaniu zadań e-mail może poprzedzać lub nawet zastępować pierwsze bezpośrednie wyświetlenie, dlatego kluczowa jest odpowiednia interpunkcja i spójna wiadomość. W pracy niejasne e-maile powodują zamieszanie i opóźnienia. Postępuj zgodnie z tymi wskazówkami, aby pisać skuteczne e-maile do współpracowników, klientów, potencjalnych klientów, menedżerów zatrudniających pracowników, a nawet przyjaciół i rodziny.
01 Po pierwsze, rozważ przesłanie i odbiorcę
Następnie rozważ punkt widzenia odbiorcy. Jakie informacje są potrzebne, aby podjąć działanie lub zrozumieć swoją wiadomość? Podaj niezbędne (ale nie przesadne) informacje dodatkowe. Pamiętaj też o odpowiedniej etykiecie dla tego konkretnego odbiorcy. Emotikony i skróty, takie jak OMG lub LOL, nie są odpowiednie dla aplikacji roboczych i większości firmowych wiadomości e-mail.
02 Napisz opisowy temat wiadomości e-mail
Gdy piszesz e-mail, nie pisz nic niejasno w temacie, np. "Cześć" lub "praca w domu" lub zostaw to puste. Wiadomości e-mail z tego rodzaju tematem mają duże szanse na trafienie w skrzynkę spamową odbiorcy lub po prostu zignorowanie. Jeśli aplikujesz o pracę, umieść nazwę pozycji w temacie. Jeśli wiadomość e-mail jest skierowana do współpracownika, zadaj krótką frazę, która podsumuje cel wiadomości. Kolejną korzyścią płynącą z napisania opisowej linii tematycznej jest to, że łatwiej będzie znaleźć ją w swojej skrzynce odbiorczej, jeśli zajdzie potrzeba jej późniejszego przeszukania. Coś z linią e-mailową, taką jak "Pytanie", nie będzie jednak pomocne.
03 Odpowiednio pozdrawiam odbiorcę
Jeśli znasz nazwę odbiorcy, ale nie znasz go osobiście, pozdrawiam, używając tytułu, np. Droga Pani Brunelli. (Użyj "Pani" dla kobiet, gdy nie masz pewności, czy "Pani" lub "Panna" jest odpowiednia.) Jeśli nie masz pewności co do płci, po prostu użyj imienia i nazwiska, np. Drogi Chrisa Smitha. Jeśli nie znasz imienia tej osoby, rozpocznij pocztę bez powitania lub użyj prostego powitania, np. Witaj, Pozdrowienia, Drogi Kierownik, itp.
Jeśli wiadomość e-mail jest skierowana do współpracownika lub innej osoby, którą znasz, użyj nazwy, której chcesz użyć osobiście lub przez telefon.
04 Użyj poprawnej gramatyki i interpunkcji
Bardzo ważna jest odpowiednia gramatyka w e-mailu. Świadomie lub podświadomie czytelnicy penalizują nadawców za błędy gramatyczne.
- Zdania uruchamiane - Podczas pisania wiadomości e-mail nie należy tracić okresów. Ta krótka pauza daje czytelnikom czas na zrozumienie słów. Krótkie zdania pozwalają na więcej tych drobnych pauz. Rozbijaj długie zdania nawet wtedy, gdy nie są technicznie wyliczonymi zdaniami.
- Przecinki - zbyt mało lub zbyt wiele przecinków może być mylących. Naucz się poprawnie używać przecinka.
- Umowa czasowo-przedmiotowa - zdania z tego rodzaju błędem są czerwonymi flagami dla pracodawców poszukujących kandydatów z dobrymi umiejętnościami komunikacyjnymi. Przejrzyj zasady dotyczące umowy podmiot-czasownik.
05 Sprawdź pisownię i wielkie litery
Użyj modułu sprawdzania pisowni, ale nie polegaj na nim. Moduł sprawdzania pisowni nie złapie "oni" za "the" lub "there" for "their", a ten typ błędu wskazuje na niedbalstwo. Nie używaj skrótów tekstowych, takich jak "u" dla "ty" lub "tho" dla "chociaż".
Użyj poprawnej wielkości liter. Większość ludzi wie, że początek zdania i odpowiednie rzeczowniki są wielkie, ale wielu nie potrafi tego zrobić w wiadomościach e-mail. Pokaż, że nie masz nic przeciwko temu, by wziąć dodatkowy ułamek sekundy, aby uderzyć klawisz Shift. Z drugiej strony zbyt wiele wielkich liter może rozpraszać czytelnika. Unikaj pisania zwrotów we wszystkich literach (które wielu interpretuje jako odpowiednik krzyków osobiście), jak również kapitalizacji, dla podkreślenia, pierwszej litery słów, które nie są na początku zdania lub rzeczowników właściwych.
06 Użyj prostego formatowania w e-mailu
Pamiętaj, że wszystkie programy pocztowe wyświetlają się inaczej. To, co wygląda doskonale na ekranie, może działać razem na czyjejś stronie. Z tego powodu unikaj wklejania w e-mailu sformatowanego dokumentu edytora tekstu, takiego jak życiorys lub list motywacyjny. Użyj dokumentów zapisanych w formacie zwykłego tekstu.
Niech akapity będą krótkie. Podobnie jak okresy, przerwy w akapicie dają odpocząć czytelnikowi. Ktoś czytający e-mail na telefon komórkowy skorzysta z krótkich akapitów. Ale uważaj, aby nadal przestrzegać podstawowych zasad dotyczących akapitów.
07 Bądź zwięzły
Meandrujące e-maile, które zakopują punkt, zostają złożone i ostatecznie zostają zapomniane. Lub gorzej, mogą być źle zrozumiane. Wyjaśnij swój cel, używając zwięzłego języka.
- Wyeliminuj Wordiness - Pisz z aktywnymi czasownikami. "Jack wysłał mi formularze" używa aktywnego czasownika. "Formularze zostały wysłane do mnie przez Jacka" jest pasywny. Ta pasywna forma używa tylko kilku słów, ale się sumuje. Co więcej, wymaga od czytelników zmiany pomysłów w ich głowach.
- Trzymaj się punktu - Oprzyj się pokusie dodawania dodatkowych informacji lub pomysłów. Zapisz te dla innego e-maila.
- Użyj Punktów Bulletowych - Pozwalają one Twojemu czytelnikowi używać wizualnych wskazówek, aby wziąć to, co ważne. Ale jeśli masz wątpliwości, w jaki sposób wyświetlają się pociski, użyj gwiazdek lub myślników, aby utworzyć pociski.
08 Podaj odpowiedni adres e-mail
Jeśli Twój e-mail domyślnie stosuje standardowy podpis, upewnij się, że jest odpowiedni dla konkretnego e-maila, który wysyłasz. Podpisy z oświadczeniami politycznymi lub nazwiska i wiek twoich dzieci są dobre dla osobistej poczty elektronicznej, ale do pracy użyj mniej osobistego podpisu. W zależności od Twojej pracy i Twojego pracodawcy, możesz nadal spersonalizować swój podpis e-mail z wyceną. Wybierz coś nie kontrowersyjnego. Jeśli pytasz o pracę, użyj swojego podpisu, aby podać odpowiednie informacje kontaktowe bez żadnych cytatów lub dodatkowej personalizacji.
09 Skasuj / Zastanów się przed uderzeniem Wyślij
Przed wysłaniem wiadomości sprawdź pisownię i błędy interpunkcji. Jeśli zauważysz błąd w wiadomości e-mail dla wniosku o pracę, napraw go, a następnie ponownie przeczytaj ponownie przed wysłaniem. Ale ponownie przeczytaj treść. Jeśli Twój adres e-mail jest długi, pomyśl o sposobach jego zwięzłości. Jeśli Twój e-mail jest kontrowersyjny lub został napisany w gniewie, naciśnij przycisk Zapisz, a nie Wyślij. Wróć do niego kilka godzin lub dzień później i sprawdź, czy nadal chcesz to wysłać.
Może to brzmieć dużo, zanim wyślesz e-mail, ale jeśli wysyłasz efektywne e-maile i efektywniej porządkujesz e-maile, okaże się, że masz więcej czasu.