Spotkania jeden na jednego zapewniają osiągnięcie celów biznesowych
Oto siedem sposobów na maksymalne wykorzystanie indywidualnych spotkań z pracownikami.
1. Postęp w realizacji celu
Oprócz regularnych spotkań jeden-na-jeden, powinieneś mieć roczne cele wydajnościowe . Planowanie rozwoju wydajności nie ogranicza się tylko do ubiegłorocznych sukcesów i porażek; wyznacza cele i cele na ten rok. Odniesiesz się do tych celów przez cały rok.
Za każdym razem, gdy spotykasz się ze swoimi pracownikami, przyjrzysz się tym celom i zobaczysz, w jaki sposób dążą do ich osiągnięcia. Twoi pracownicy zawsze będą wiedzieć, czego się od nich oczekuje i zawsze będziesz wiedział, gdzie stoją w stosunku do potrzebnych postępów.
2. Zmień cele
Może się to wydawać przeciwieństwem powyższego punktu, ale cele, które zostały ustalone w grudniu, nie zawsze mają sens w lipcu. Firmy reorganizują się, klienci opuszczają twoją organizację i dołączają do niej nowi klienci. Pracownicy kończą pracę, a zastępcy są zatrudnieni. Projekty są zabijane i dodawane są nowe projekty. Innymi słowy, nie wahaj się dokonać zmian w pierwotnych planach.
Kiedy siadasz z pracownikami i patrzysz na cele, a jeden cel nie ma sensu, wyrzuć go. Bez winy. Pozbądź się go i dodaj nowy, jeśli to konieczne. Teraz, jeśli cel nie ma już sensu, ponieważ twój pracownik osiągnął cel, pogratuluj jej i zdejmij z listy.
3. Zapytaj o potrzebne wsparcie
Spotkanie jeden na jeden to idealny moment, aby zapytać pracownika, gdzie potrzebuje pomocy .
Skomplikowany projekt może wymagać więcej siły roboczej. Może współpracować ze współpracownikiem, który jest tyranem i palantem. Właśnie dowiedziała się, że jest w ciąży i będzie potrzebować czasu wolnego na wizyty u lekarza. Ale stąpaj ostrożnie - nie pytaj o potrzeby, jeśli zignorujesz je, gdy zostaną zidentyfikowane.
Nie proś o pomoc jako znak, że twój pracownik nie jest w stanie wykonywać swojej pracy. Każdy potrzebuje pomocy i lepiej jest stworzyć otwarte, wspierające środowisko, zamiast czekać, aż katastrofa będzie wymagać poświęcenia weekendu.
4. Planowanie kariery
Choć koncentrujesz się na tym, aby praca została wykonana dzisiaj, twoi pracownicy martwią się o swoją przyszłość. Chociaż nie jest to tematem każdego spotkania, planowanie kariery jest cenną częścią regularnych spotkań. Dotyczy to zarówno twojej korzyści, jak i korzyści pracownika.
Chcesz wiedzieć, gdzie chce iść , a będziesz chciała pomóc jej na tej drodze. Czemu? Ponieważ najlepszą rzeczą, jaką możesz zrobić dla swojej firmy, jest zatrzymanie najlepszych pracowników . Obejmuje rozwój kariery - bardzo niewiele osób chce pozostać w tej samej pracy na zawsze.
Porozmawiaj więc o tym, co powinien zrobić twój pracownik i naucz się zdobywać promocję lub przygotować się do przeniesienia do innego rodzaju pracy.
5. Pochwalanie
Wszyscy chcą usłyszeć, kiedy odnoszą sukcesy . Chociaż najlepszy czas na pochwałę pracownika jest w chwili obecnej ("Hej, świetna prezentacja!" Lub "Po prostu widziałem, jak doskonale sobie z nim radzisz, niesamowita robota!") Menedżerowie nie są wszędzie na raz.
Upewnij się, że chwalisz pracowników za ich osiągnięcia. Miej otwarte oczy i uszy na raporty dobrej pracy. Jeśli inna osoba powie: "Hej, Jane wykonała wczoraj wspaniałą robotę", zapisz ją i przynieś ze sobą na swoje. (Jest to również świetna dokumentacja dla twoich korekt wynagrodzeń opartych na wydajności.)
6. Korygowanie
Wraz z pochwałami muszą nastąpić poprawki . Podobnie jak w przypadku pochwały, większość informacji zwrotnych jest bardziej skuteczna, gdy są podane w danym momencie - w razie potrzeby. Jeśli sytuacja nie jest pilna i niebezpieczna, musisz prywatnie zaproponować poprawki.
(W porządku, aby krzyczeć na pracownika, aby uzyskać gaśnicę, aby zgasić pożar gotówki, ale nie jest w porządku krzyczeć na pracownika przed klientami i innymi pracownikami, ponieważ jej szuflada gotówki była krótka.)
Spotkania jeden-na-jeden to czas, aby usiąść i zaproponować poprawki i porady.
Proponowane przez ciebie poprawki mogą się wahać od wybiórczych wymagań ("stosujemy standard firmy, używając Times New Roman do raportów, prosimy o zmianę raportów"), do cech osobowości, które powodują problemy ( "Zauważyłem, że krytykujesz swoich współpracowników . Jeśli masz obawy dotyczące współpracownika, proszę, przynieś mi je, a ja się nimi zajmę. Twoim zadaniem jest zrobić X, Y i Z. Nie martw się o pracę Jane.)
Krytyka powinna zawsze pomagać, a nie dawać karę - przynajmniej na początku. Żaden menedżer nie powinien oczekiwać doskonałości. Istnieją jednak pewne działania, które mogą wymagać "kary". Jeśli pracownik jest spóźniony, może być konieczne utworzenie planu poprawy wydajności . Jeśli pracownik znęca się nad innymi pracownikami, może zaistnieć potrzeba umieszczenia zapisu w jej aktach osobowych i towarzyszenia temu działaniom dyscyplinarnym poprzez intensywne doradztwo .
Regularne "one-on-one" pozwalają nadążać za tymi sytuacjami, więc nic nie wymyka się spod kontroli. Na przykład nigdy nie będziesz mieć zastępstwa w miejscu pracy, ponieważ poprawiłeś problemy przy pierwszym znaku, a jeśli poprawki nie działają, dokumentujesz mocne argumenty za rozwiązaniem stosunku pracy.
7. Nowe zadania
Podczas gdy nie musisz czekać na spotkanie jeden-na-jednego, aby przypisać pracownikowi nowe zadanie lub cel , często jest to najlepsze miejsce do dyskusji na temat nowego projektu. Daje ci to czas na przedstawienie całego projektu, a pracownikowi zadawanie pytań, aby po wyjściu z biura była gotowa do pracy.
Może również zgłaszać obawy i pomysły, które mogą sprawić, że projekt będzie przebiegał sprawniej. Musi także zrozumieć poziom autorytetu i autonomii, które może wykorzystać w podejmowaniu decyzji. Wreszcie, pracownik musi stworzyć wraz z tobą krytyczną ścieżkę, która określa czasy, w których będziesz potrzebować informacji zwrotnych na temat jej postępów podczas twoich spotkań jeden na jeden.
Jak często powinieneś odbyć spotkanie jeden na jeden?
Żadna pojedyncza odpowiedź nie obejmuje wszystkich nieprzewidzianych okoliczności. To zależy od tego, ilu masz pracowników , jakiego rodzaju pracy wykonujesz, ile potrzebujesz wsparcia pracowników i harmonogramu. Czasami 15 minut pojedynczej godziny, raz w miesiącu, wystarcza, aby nadążyć za wszystkim.
Czasami możesz potrzebować godziny na tydzień, aby osiągnąć siedem celów opisanych powyżej. Jeśli nie znasz się na spotkaniach jeden na jeden, zacznij od co drugiego tygodnia przez pół godziny i dostosuj w razie potrzeby. Nie musisz planować takiej samej ilości czasu dla każdego pracownika, chociaż będziesz chciał się upewnić, że nie faworyzujesz jednego pracownika nad drugim .
Kiedy masz zwyczaj regularnych spotkań z bezpośrednimi raportami, przekonasz się, że Twój dział działa sprawniej. Twoi pracownicy będą wiedzieć, co muszą zrobić, a będziesz wiedział, co musisz zrobić, aby im pomóc.
A jeśli jeszcze ich nie trzymasz, zaplanuj sobie spotkanie z szefem jeden na jednego. Zyskasz na tym czasie z szefem, tak jak twoi pracownicy zyskują na czasie spędzonym z tobą w pojedynkę.