Wybór zależy od tego, z kim się komunikujesz i od celu Twojej korespondencji. Poczta e-mail jest szybsza i łatwiejsza, ale niektóre wiadomości e-mail nigdy się nie otwierają, a w zależności od tego, do kogo piszesz i dlaczego piszesz, możesz zostać poproszony o wysłanie listu z podpisem i podpisem lub przesłanie go online.
Profesjonalne wskazówki dotyczące pisania listów i e-maili
Niezależnie od tego, w jaki sposób się komunikujesz, dobrze napisane litery zawierają kilka sekcji, to, co umieścisz w każdej sekcji i sposób sformatowania dokumentu, zależy od tego, czy wysyłasz literę, czy e-mail.
Oto wskazówki dotyczące pisania listów i wiadomości e-mail, w tym pisania, formatowania i sprawdzania listów, z przykładami różnych typów listów biznesowych.
Co uwzględnić w liście lub e-mailu
Ten przewodnik dotyczący pisania listów zawiera informacje o tym, co powinno znajdować się w każdej części listu, jak adresować i podpisywać komunikaty na klawiaturze i wiadomości e-mail, formaty liter i układy oraz przykłady i szablony.
Części listu
- Informacje kontaktowe
- Powitanie (powitanie)
- Ciało listu
- Zamknięcie
- Podpis
Informacje kontaktowe
Sposób podawania informacji kontaktowych będzie inny w zależności od tego, w jaki sposób wysyłasz swój list. Gdy wyślesz wiadomość e-mail, twoje dane kontaktowe znajdą się na końcu wiadomości zamiast na górze strony.
Oto, co należy uwzględnić i przykłady zarówno dla liter pisanych na maszynie, jak i e-maili.
Przykłady zwrotu kosztów
Powitanie to fragment powitania twojego listu. Oto lista przykładów pozdrowienia listów, które dobrze sprawdzają się w przypadku profesjonalnej korespondencji.
Ciało listu
Treść twojego listu będzie zawierała kilka akapitów.
Pierwszy akapit powinien zawierać wstęp i krótkie wyjaśnienie przyczyny pisania. W drugim akapicie (i kolejnych akapitach) należy wyjaśnić dalsze powody pisania. Ostatni akapit powinien albo zażądać działania od czytelnika, jeśli prosisz o coś, albo podać, w jaki sposób będziesz kontynuował.
Upewnij się, że cel twojego listu jest jasny. Czytelnik musi wiedzieć, o co prosisz i jak może ci pomóc. Lub, jeśli oferujesz usługi lub pomoc, którą możesz dostarczyć czytelnikowi.
Zamknięcie
List jest zamknięty terminem typu "Pozdrawiam" lub "Pozdrawiam", po którym następuje przecinek, a następnie twój podpis, jeśli wysyłasz literę. Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail, po prostu wpisz swoje imię po zamknięciu. Oto lista przykładów zamknięcia listów, które są odpowiednie dla korespondencji biznesowej i związanej z zatrudnieniem.
Podpis
Końcowym elementem listu jest Twój podpis, który w wiadomości e-mail będzie zawierał Twoje dane kontaktowe.
Jak adresować list
Ważne jest, aby formalnie adresować osobę, którą piszesz, chyba że znasz ją bardzo dobrze. Oto jak adresować list zawierający ogólne informacje, których możesz użyć, jeśli nie masz w firmie osoby do kontaktów.
Formatowanie korespondencji
Teraz, gdy masz wszystkie informacje, które musisz uwzględnić, przejrzyj standardowy format, który będzie używany w przypadku listów i wiadomości e-mail:
Wskazówki dotyczące pisania listów
Następnym krokiem jest dopracowanie twojego listu, więc jest dużo miejsca między akapitami a górą i dołem strony. Będziesz także chciał wybrać czytelny, profesjonalny styl i rozmiar czcionki. To, co powiesz, będzie zależało od tego, dlaczego piszesz, więc pamiętaj, aby dostosować swój list do osobistej i zawodowej sytuacji.
Poniżej znajdują się instrukcje krok po kroku dotyczące pisania różnych typów liter, w tym marginesów strony, czcionek, odstępów i szczegółów tego, co należy uwzględnić, wraz z przykładami każdego z nich.
- Jak napisać list referencyjny
- Jak napisać list rezygnacji
- Jak napisać list z podziękowaniem
- Wiadomości LinkedIn i wskazówki do zaproszenia
- Profesjonalne wskazówki dotyczące wiadomości e-mail
Przykłady i szablony
Korzystanie z szablonu jest świetnym sposobem na rozpoczęcie własnej litery lub wiadomości e-mail, ponieważ zaczynasz od podstawowego formatu. Po prostu wypełnij swoje dane w odpowiedniej sekcji listu.
Przeglądanie przykładów jest również pomocne, ponieważ otrzymasz pomysły na to, co możesz powiedzieć w swojej korespondencji.
Próbki liter
Przykłady listów, w tym listy biznesowe, listy motywacyjne, listy z podziękowaniami z podziękowaniami, listy uzupełniające, listy akceptacji i odrzucenia pracy, listy rezygnacyjne, listy uznania, listy biznesowe i więcej próbek liter i szablonów.
Przykłady wiadomości e-mail
Przykłady zatrudnienia, poszukiwania pracy i biznesowych wiadomości e-mail oraz szablony wiadomości e-mail, sformatowane przykłady wiadomości i wiersz tematu, pozdrowienia i przykłady podpisów.
Korekta i sprawdzanie pisowni
Na koniec, przed wydrukowaniem lub przesłaniem listu lub wysłaniem wiadomości e-mail, sprawdzeniem pisowni, sprawdzeniem gramatyki i sprawdzeniem go. Wskazówka, aby upewnić się, że nie ma żadnych błędów, to odczytać go na głos. Możesz zauważyć błędy, których nie zauważyłeś, sprawdzając je.
Powiązane artykuły: List pozdrowienia i pozdrowienia