Właściwe formatowanie jest szczególnie ważne, jeśli wysyłasz kopię papierową do adresata, a nie e-maila - litera musi poprawnie dopasować stronę i wyglądać dobrze.
Poniższy przykładowy format listu zawiera informacje, które należy uwzględnić podczas pisania listu , wraz z poradą dotyczącą odpowiedniej czcionki, zwrotu grzecznościowego, odstępów, zamknięcia i podpisu do korespondencji biznesowej.
Format Letter
Informacje kontaktowe (dane kontaktowe. Jeśli piszesz na papierze firmowym zawierającym dane kontaktowe, nie musisz podawać go na początku listu.)
Twoje imię
Twój adres
Twoje miasto, województwo, kod pocztowy
Twój numer telefonu
Twój adres email
Data
Dane kontaktowe (osoba lub firma, do której piszesz)
Nazwa
Tytuł
Firma
Adres
Miasto, województwo, kod pocztowy
Powitanie ( przykłady zwrotu )
Szanowny Panie / Pani. Nazwisko: (Użyj formalnego zwrotu grzecznościowego, a nie imienia, chyba że znasz osobę bardzo dobrze.Jeśli nie znasz jej płci, możesz wpisać swoje pełne imię i nazwisko, na przykład możesz napisać "Drodzy Pat Crody" zamiast "Drogi panie Crody" lub "Drogi panie Crody." Zwróć uwagę, że imię osoby zawsze zawiera dwukropek (:) w liście firmowym, a nie przecinek. Jeśli nie znasz nazwy odbiorcy, wciąż powszechne (i bezpieczne) używanie staroświeckiego "Do kogo może interesować:").
Ciało listu
Pierwszy akapit listu powinien dostarczyć informacji na temat tego, dlaczego piszesz, aby Twój cel był oczywisty od samego początku.
Następnie, w poniższych akapitach, podaj więcej informacji i szczegółowych informacji na temat swojego żądania lub informacji, które podajesz.
W ostatnim akapicie twojego listu powinieneś powtórzyć powód, dla którego piszesz, i podziękować czytelnikowi za rozpatrzenie twojej prośby.
W razie potrzeby powinien również uprzejmie poprosić o pisemną odpowiedź lub o możliwość zorganizowania spotkania w celu dalszego omówienia wniosku.
Zamknięcie
Pozdrawiamy, ( przykłady zamknięcia )
Podpis
Odręczny podpis (w przypadku kopii papierowej - do podpisania listu użyj niebieskiego lub czarnego atramentu)
Wpisany podpis
Jeśli wysyłasz list z wiadomościami e-mail, podaj co należy uwzględnić i jak sformatować podpis .
Wskazówki dotyczące formatowania listu
- Podczas pisania listu, twój list powinien być prosty i skoncentrowany, aby cel twojego listu był jasny.
- Pojedynczy spacji list i pozostawić spację między każdym akapitem . Pozostawić usprawiedliwienie swojego listu.
- Użyj zwykłej czcionki, np. Arial, Times New Roman, Courier New lub Verdana. Rozmiar czcionki powinien wynosić 10 lub 12 punktów.
- Pozostaw pustą linię po powitaniu i przed zamknięciem.
- Listy biznesowe powinny być zawsze drukowane na papierze białym, a nie na papierze kolorowym lub stacjonarnym.
Sprawdź Formatowanie błędów i literówek
Po napisaniu listu biznesowego, sprawdź go (używając sprawdzania pisowni) na ekranie. Następnie wydrukuj go i przeczytaj jeszcze raz, sprawdzając, czy nie ma błędów lub literówek. (Często jest łatwiej wykryć błędy na wydruku).
Szukaj również błędów formatowania, takich jak dwa akapity, które nie zawierają spacji lub wiersze niepoprawnie wcięte.
Następnie przed włożeniem listu do koperty, nie zapomnij podpisać nad swoim wpisanym imieniem, używając niebieskiego lub czarnego atramentu.
Jeśli do napisania listu używasz programu Microsoft Word lub innego edytora tekstu, dostępne są szablony, które mogą pomóc w poprawnym sformatowaniu litery. Oto więcej informacji na temat darmowych szablonów listów Microsoft Word .
Więcej informacji na temat pisania listów
Umiejętność pisania listów biznesowych to podstawowa umiejętność, więc oto kilka artykułów dla Ciebie:
Zacznij od podstaw, jak napisać list firmowy w formacie ogólnym i przejrzyj szablony listów biznesowych. Ponadto można zapoznać się z przykładami listów biznesowych związanych z zatrudnieniem. Przejrzyj więcej informacji o formatowaniu i zobacz inny przykład formatowania listu firmowego .
Jeśli chcesz się uczyć, patrząc na przykłady, istnieje wiele rodzajów listów biznesowych do wyboru, takich jak listy motywacyjne, listy z podziękowaniami z podziękowaniami, listy uzupełniające, listy akceptacji i odrzucenia pracy, listy rezygnacyjne i listy uznania.
W tym przeglądzie próbek list znajdziesz wszystkie te i inne próbki listów związanych z biznesem i zatrudnieniem.
Nie wszystkie listy biznesowe są drukowane i wysyłane pocztą e-mail, dlatego ważne jest zapoznanie się z tymi wytycznymi w celu uzyskania profesjonalnych wiadomości e-mail i pisania listów .