Odpowiadanie, gdy potencjalni pracodawcy proszą o referencje
Odpowiadanie na prośbę o sprawdzenie referencji jest trudnym zadaniem. Strach przed represjami i procesami sądowymi sprawia, że wielu pracodawców nie reaguje w ogóle. Te zalecenia pomogą Ci w rozsądnym reagowaniu na prośby o sprawdzenie, chroniąc jednocześnie uzasadnione interesy Twojej firmy i obecnych pracowników.
Najpierw przestrzegaj ustalonych zasad firmy. Wiele firm prosi menedżerów o przesłanie pisemnych wniosków referencyjnych do działu kadr .
Jeśli referencje kierownika są pozytywne, możesz zgodzić się na to, aby menedżer zapewniał ustne referencje bezpośrednio pracodawcy.
Wszystko, co jest przesyłane w formie pisemnej, powinno pochodzić z działu zasobów ludzkich , a pracownicy HR powinni przeanalizować odpowiedź pod kątem spójności i ochrony najlepszych interesów firmy. Wspólny format sprawdzania referencji prosi o podanie tych informacji o byłym pracowniku.
- Tytuł pracy , a czasami także obowiązki zawodowe,
- Ostateczne wynagrodzenie,
- Daty zatrudnienia,
- Zawiera listę kontrolną, która prosi poprzedniego pracodawcę o ocenę takich cech, jak "praca zespołowa" i "niezawodność".
Tę dokumentację najlepiej pozostawić Zasobom Ludzkim - przynajmniej poproś personel działu kadr o sprawdzenie pisemnej odpowiedzi, którą myślisz o wysłaniu. Nie odpowiadaj na pytania, które wymagają liczbowego oceniania byłego pracownika pod kątem dowolnego aspektu jego pracy lub charakterystyki pracy.
Oceny numeryczne nie są porównywalne na podstawie jakiegokolwiek wspólnego znaczenia definicji terminu, ani znaczenia liczb w skali numerycznej zdefiniowanej na tych formularzach.
Dlatego w najlepszym razie jest to błędna komunikacja. W najgorszym przypadku może to zaszkodzić perspektywom zatrudnienia swojego byłego pracownika.
Po drugie, należy sprawdzić, czy podpis byłego pracownika, zezwalający na weryfikację referencyjną , znajduje się w dokumentacji przesłanej przez firmę wnioskującą. Bez uprzedniego pozwolenia na podpis byłego pracownika nie należy podawać żadnych informacji o nim.
Odpowiadaj na żądanie weryfikacji referencyjnej z pozytywnym odniesieniem
Jeśli zarządzający może, z niewielkimi zastrzeżeniami, polecić byłego pracownika, w porozumieniu z personelem HR, kierownik może zwrócić wezwanie do pytającego pracodawcy . Odpowiadając na rozmowę telefoniczną, menedżer powinien upewnić się, że podpis pracownika upoważniający do sprawdzenia referencyjnego znajduje się w pliku z Zasobami Ludzkimi przed zwróceniem połączenia telefonicznego.
Kiedy były pracownik był dobrym pracownikiem i pozostawił firmę na dobrych warunkach (być może przeniesiony współmałżonek, a odległość nie była do zastąpienia), chciałbyś dać byłemu pracownikowi pomoc w znalezieniu nowej pozycji.
Lub, być może, byłeś używany jako punkt odniesienia przez pracownika, który zgłosił ci się w tym samym czasie, choć nie ostatnio. Jeśli masz pozytywne uwagi dotyczące pracownika, możesz odpowiedzieć potencjalnemu pracodawcy pozytywnymi komentarzami, które możesz wnieść.
Sprawdź pytania, których nie chcesz dotykać
Odpowiadaj tylko na pytania, na które odpowiadasz wygodnie, jeśli otrzymasz referencyjny telefon lub dokument. Menedżer powinien mówić tylko w obszarach umiejętności i doświadczenia pracownika, o których ma bezpośrednią wiedzę. Na kilka pytań menedżer nie powinien odpowiadać:
- Przykładowe pytanie: Wytypuj, czy twój były pracownik odniesie sukces na stanowisku, na które jest uważany. (Masz kryształową kulę, ktoś?) Nie możesz odpowiedzieć na to pytanie. Nawet jeśli stanowisko brzmi podobnie, nie można przewidzieć współpracowników, kultury pracodawcy, ich relacji z klientami ani niezliczonych czynników, które pomagają pracownikowi odnieść sukces - lub nie.
Dobra odpowiedź: kiedy pracownik pracował dla mnie, na stanowisku w mojej firmie, była silnym współpracownikiem, którego praca została doceniona. - Przykład Pytanie: Jakie były słabości pracownika?
Dobra odpowiedź: Nie miała żadnych słabości, o których warto wspomnieć, co wpłynęło na jej zdolność do wykonywania swojej pracy, gdy pracowała dla mnie. - Przykład Pytanie: Dlaczego pracownik opuścił stanowisko, w którym zgłosiła się do ciebie?
Dobra odpowiedź: Szukała większej odpowiedzialności i uzupełnienia swojej wiedzy o naszej firmie i produktach.
Dobra odpowiedź: Opuściła naszą organizację z powodów osobistych, które były dla niej ważne.
Są to rodzaje pytań kontrolnych, które potencjalny pracodawca zapyta, czy zwrócisz referencyjną sprawdzenie połączenia telefonicznego.
Odpowiadaj na żądanie sprawdzenia referencyjnego: nie jest pozytywne
Jeśli pracownik opuścił firmę w chmurze, bez względu na to, czy pracownik był w złym stanie do wykonywania swojej pracy , pracownik z przyczyn innych niż niewykonujący go lub z innych powodów, odwołał zaproszenie lub formularz do personelu działu kadr w celu uzyskania standardowej odpowiedzi.
Czasami zdarza się, że pracownik opuszcza firmę. Być może pracownik oglądał na swoim komputerze pornografię - tak, poprosił swojego dyrektora ds. Zasobów ludzkich, by służył jako jeden z jego referencji. Inny były pracownik mógł grozić przemocą lub popełnił akt przemocy podczas pracy w twojej firmie.
Podczas gdy ci byli pracownicy rzadko będą wymieniać Twoją firmę jako punkt odniesienia, przygotuj się. Połączenia te należy przesyłać do personelu HR w celu uzyskania standardowej odpowiedzi.
Istnieje jednak zastrzeżenie. Porozmawiaj ze swoim prawnikiem, zanim odpowiesz na jakąkolwiek referencję dotyczącą potencjalnie agresywnego pracownika. Jeśli nie ujawnisz potencjalnym pracodawcom agresywnych zachowań, a były pracownik popełni gwałtowny czyn zatrudniony przez nowego pracodawcę, Twoja firma może być odpowiedzialna za nieujawnienie tych informacji. Dlatego sprawdź u swojego adwokata pod nietypowymi okolicznościami, w których rozstałeś się z pracownikiem.
Kiedy były pracownik prosi o generyczny list referencyjny
Nie zaleca się udzielania byłym pracownikom ogólnych listów referencyjnych . Kiedy dokument istnieje, żyje na zawsze. Potencjalni pracownicy dostarczyli biurom HR kopie listów, które były 10 i 20 lat nieaktualne, czasami ledwo czytelne z wielu sesji kserograficznych.
Po upływie pewnego czasu nie masz pojęcia, jakim pracownikiem stał się Twój poprzedni pracownik, chyba że on lub ona jest rzadkim wyjątkiem, który pozostaje w kontakcie. I nigdy nie wiesz, w jaki sposób pracownik użyje twojego listu lub jak twoje słowa będą interpretowane przez potencjalnych pracodawców. Przyjmij politykę, która mówi, że menedżerowie nigdy nie powinni przekazywać pisemnych, ogólnych listów referencyjnych .
Poinformuj byłego pracownika, że twoja firma z przyjemnością dostarczy potwierdzenie zatrudnienia z działu kadr do konkretnych pracodawców, którzy zapytają bezpośrednio.
Ostatnie przemyślenia na temat odpowiedzi na prośbę o sprawdzenie referencyjne
Niewielu pracowników stawia sobie za cel niepowodzenie w pracy. Jednak pracownicy zawodzą, a firmy i pracownicy działają na różne sposoby. Należy pamiętać, gdy zostaniesz poproszony o podanie odniesienia, że każdy były pracownik zasługuje na możliwość rozpoczęcia od nowa.
Być może były pracownik był źle dopasowany do stanowiska, które zajmował w twojej firmie. Twoja kultura firmy mogła być kompletnym niedopasowaniem do potrzeb pracownika. Pracownik mógł mieć inną wizję wymagań swojej pracy niż jego szefa. Może jego życie osobiste rozwiało się podczas jego pracy w twojej firmie.
Nigdy nie znasz wszystkich szczegółów i powodów, dla których pracownik zawodzi lub przechodzi dalej . Jest to łatwe, gdy wysoko wykwalifikowany pracownik żałuje, że przegrywa w lepszej pracy, przeprowadzki rodzinne lub marzenie. Z marginalnym wykonawcą jest trudniej.
Bądź szczery lub podaj minimalną informację. Nie wolno przewidywać sukcesów w kryształowych kulkach ani podawać liczbowych ocen i rankingów dla niezdefiniowanych terminów. Jeśli to konieczne, podaj minimalne informacje opisujące wyniki byłego pracownika. Jeśli to możliwe, daj pracownikowi przerwę i porozmawiaj z potencjalnym pracodawcą.
Najnowsze dane dotyczące sprawdzania referencji wskazują, że pracodawcy bardzo poważnie traktują obecnie kontrolę referencyjną . Ponad 90 procent pracodawców sprawdza referencje. Jeśli to możliwe, dawaj swoim byłym pracownikom przerwę - kiedy możesz to zrobić w dobrej wierze.