Dlaczego pracownicy nie biorą udziału w rozmowach kwalifikacyjnych z pracodawcą?
Jaka jest wysoka stopa uczestnictwa w przypadku wyjazdów wyjazdowych?
Badania pokazują, że średni odsetek odpowiedzi na wywiady za pomocą papieru i ołówka wynosi około 30-35 procent.
Oznacza to, że firma zatrudniająca 2000 pracowników z 15-procentowym obrotem spodziewa się otrzymać około 100 wypełnionych wywiadów wyjazdowych rocznie. Na tym poziomie uczestnictwa organizacja otrzymuje informacje zwrotne na temat wyjścia z zaledwie 5 procent całkowitej populacji pracowników.
Przy odrobinie dodatkowego wysiłku powinieneś być w stanie podwoić ten wskaźnik odpowiedzi. 65 procent lub więcej to dobry cel do udziału w rozmowie kwalifikacyjnej. Możesz to osiągnąć dzięki wywiadom na temat wyjazdu na dokumenty papierowe i ołówkowe, wywiady online w trybie online i wywiady telefoniczne.
Mierzenie twojego udziału w rozmowie wyjazdowej
Aby zmierzyć wskaźnik odpowiedzi, podziel liczbę wypełnionych wywiadów wyjściowych przez liczbę pracowników, od których zażądałeś wywiadu wyjściowego. W idealnej sytuacji druga liczba powinna być równa całkowitej liczbie zakończeń, ale z przyczyn praktycznych zasadniczo tak nie jest.
Na przykład, jeśli masz 125 wypełnionych wywiadów wyjazdowych od 300 osób, które poprosiłeś o wypełnienie wywiadu wyjściowego, twoja stopa uczestnictwa wynosi 125/300, co równa się 416 lub 41,6 procent.
Ważne jest, aby upewnić się, że masz dobrą metodę śledzenia tego rodzaju uczestnictwa. Co najmniej chcesz śledzić wskaźnik uczestnictwa na początku projektu poprawy, a następnie okresowo.
Idealnym scenariuszem jest utrzymywanie średniej bieżącej, którą można regularnie odnosić.
Ten numer w czasie rzeczywistym natychmiast informuje cię o spadku (lub wzroście) udziału pracowników w wywiadach wyjściowych. System zarządzania rozmowami wyjazdowymi online powinien zrobić to automatycznie.
Duże firmy mogą chcieć śledzić wskaźniki uczestnictwa osobno dla spółek zależnych, dużych oddziałów lub regionów geograficznych. Małe i średnie przedsiębiorstwa mogą zasadniczo czerpać korzyści z całkowitego wskaźnika uczestnictwa w organizacji.
Jeśli zdecydujesz, że Twój wskaźnik uczestnictwa w wywiadach wyjściowych może ulec poprawie, następnym krokiem będzie przeanalizowanie twojego obecnego procesu rozmowy wyjściowej . Dwa najważniejsze obszary do przeglądu to:
- Dlaczego pracownicy decydują się nie wypełniać wywiadu wyjściowego?
- Czy istnieją problemy logistyczne, które uniemożliwiają zasobom ludzkim przekazywanie informacji pracownikom w sposób terminowy i skuteczny?
Pracownicy nie kończący wywiad wyjazdowy
Niektóre z powodów, dla których pracownicy decydują się nie wypełniać rozmów kwalifikacyjnych, to:
- Wywiad wyjściowy jest zbyt długi.
- Pytania do wywiadu wyjściowego są mylące lub osobiście inwazyjne.
- Pracownik nie wierzy, że rozmowa wyjściowa zostanie przeczytana lub zmieni sytuację.
- Pracownik boi się reperkusji.
- Pracownik jest zły na firmę.
- Pracownik odwleka się lub zapomina.
- Proces jest trudny lub niewygodny.
Jeśli korzystasz z ankiety wywiadu wyjściowego z ocenianymi pytaniami, 35-60 pytań dotyczy prawidłowej długości ankiety. Ponad 60 pytań zaczyna się odczuwać długo i nieprzyjemnie dla pracownika. Jeśli przekroczysz 70 pytań, powinieneś być przygotowany na większą liczbę niezakończonych wywiadów wyjazdowych.
Przejrzyj pytania dotyczące wywiadów wyjściowych, aby uzyskać prostotę. Postaw się w sytuacji pracownika i zadaj sobie pytanie, w jaki sposób odpowiedziałbyś na pytania. Unikaj wielu pytań na temat wywiadu wyjściowego, które wymagają uczuć i emocji.
Wielu pracowników nie jest w zgodzie ze swoimi uczuciami (a jeśli nie, to może nie chcieć się z nimi podzielić). O wiele łatwiej jest pracownikowi ocenić skuteczność procesu, a nie jego zdanie na temat procesu.
Zignoruj zgłoszenie opinii na wyjście
Pracownicy nie ukończą rozmów kwalifikacyjnych, jeśli uważają, że przesłane przez nich opinie nie zostaną przeczytane lub zostaną natychmiastowo zignorowane. Ważne jest, aby poinformować pracowników, że cenisz ich opinie . Kiedy wprowadzasz ulepszenia w oparciu o sugestie z wywiadów wyjściowych, nie bój się informować pracowników, skąd wziął się ten pomysł.
Z czasem pracownicy dowiedzą się, że słuchasz . Gdy stanie się to częścią kultury korporacyjnej , możesz być pewny wielu otwartych i szczerych pomysłów, sugestii i krytyki.
Reperkusje od szczerego sprzężenia zwrotnego
Należy również jasno powiedzieć pracownikom, że rzetelne informacje zwrotne nie spowodują reperkusji . Oświadczenia złożone w wywiadzie wyjazdowym nigdy nie powinny być używane w celu uniemożliwienia przyszłego kwalifikowalności do ponownego wypożyczenia.
Istnieje wielu domniemanych ekspertów, którzy mówią pracownikom, aby nie byli szczerzy w formularzu wywiadu lub nie ukończyli jednego. Twierdzą, że firmy wykorzystują te informacje przeciwko pracownikom. Specjaliści od zasobów ludzkich wiedzą, że to bzdura, jednak wciąż muszą walczyć z tym bezpodstawnym spostrzeżeniem.
Gniewne opinie pracowników
Pracownicy, którzy są źli na firmę, mogą czuć, że nie chcą pomóc, uczestnicząc w rozmowie wyjazdowej. Możesz zachęcić tych pracowników do wyrażenia złości w wywiadzie. Wielu z tych wściekłych pracowników jest podekscytowanych możliwością usłyszenia głosu - szczególnie, jeśli wiedzą, że zostanie to usłyszane przez kierownictwo wyższego szczebla.
Istotny jest również czysty i uproszczony proces. Niezależnie od tego, czy jest to internetowa, czy papierowa i ołówkowa, formularz wywiadu wyjściowego powinien być ładnie opracowany za pomocą intuicyjnej i łatwej do zrozumienia ankiety.
Problemy logistyczne są drugim ważnym obszarem do przeglądu w procesie rozmowy wyjściowej. W każdym procesie występują słabe linki, a wywiady wyjazdowe nie stanowią wyjątku. Badanie powinno obejmować całą serię zdarzeń, które rozpoczynają się, gdy pracownik powiadamia i kończy się, gdy pracownik przesyła rozmowę wyjściową.
Audyt procesu rozmowy z wyjściem
Możesz rozpocząć audyt procesu rozmowy wyjściowej, znajdując następujące informacje.
- W jaki sposób pracownicy na ogół informują o zamiarze wypowiedzenia umowy ?
- Kto jest pierwszą osobą, która została powiadomiona i ile zawiadomienia jest zazwyczaj podawane?
- Kto mówi o dziale zasobów ludzkich i jak? Jak szybko po otrzymaniu zawiadomienia pracownik otrzymuje status HR? Kto w HR jest powiadamiany w pierwszej kolejności?
- Kto jest odpowiedzialny za zainicjowanie wywiadu wyjściowego? Kiedy ta osoba (y) jest powiadamiana o wypowiedzeniu pracowników ?
- W jaki sposób pracownik jest powiadamiany o wyjeździe? Przez kogo? Jaką metodę? Gdy?
- Czy istnieje wyraźna własność zasobów ludzkich w procesie wyjścia z wywiadu? Czy osoby zaangażowane w proces rozumieją znaczenie i pilność wywiadów wyjazdowych?
- Co pracownik powiedział o rozmowie wyjazdowej? W jaki sposób są zachęcani do ukończenia wywiadu wyjściowego? Czy pracownicy mówią więcej niż raz i na więcej niż jeden sposób?
- Czy wywiad wyjściowy jest łatwy do wykonania?
- Kiedy i gdzie pracownik przeprowadzi wywiad wyjściowy? Czy jest łatwy dostęp do niezbędnych zasobów?
- Czy pracownik ma prywatność, aby ukończyć rozmowę wyjściową, jeśli kończy ją w pracy?
- Czy przełożeni i menedżerowie wspierają proces przeprowadzania wywiadu? Czy boją się otrzymywać negatywne opinie od pracowników? Czy polegasz na strachliwych przełożonych, aby przekazywać pracownikom informacje o rozmowie wyjazdowej?
- Czy pracownicy mogą łatwo przesłać swoje wywiady wyjazdowe?
Przejrzyj każde z powyższych pytań kontrolnych i przyjrzyj się dokładnie procesowi rozmowy wyjściowej. Określ, co możesz zrobić, aby poprawić każdy z tych obszarów . Po zakończeniu sprawdzania możesz natychmiast zacząć wprowadzać poprawki.
Ponownie zmierz swój proces rozmowy z wyjściem
Niektóre z wprowadzonych zmian zapewnią bardzo szybką poprawę wskaźników uczestnictwa. Inni będą potrzebowali więcej czasu, aby skutecznie przeniknąć kulturę firmy.
Ponownie zmierzyć wskaźniki uczestnictwa w trzech miesiącach, sześciu miesiącach, dziewięciu miesiącach i dwunastu miesiącach. Przed upływem dwunastu miesięcy należy spodziewać się znacznej poprawy wskaźników uczestnictwa w rozmowach kwalifikacyjnych. Oznacza to, że będziesz mieć więcej danych, które można wykorzystać do ograniczenia obrotów i zwiększenia retencji pracowników.
Wniosek
Możesz znacznie podnieść wartość swoich rozmów wyjazdowych, zwiększając liczbę kończących pracowników, którzy uczestniczą w rozmowie kwalifikacyjnej. Przeglądając i ulepszając zarówno treść, jak i strukturę wywiadu wyjściowego, wraz z własnymi procesami wewnętrznymi, można uzyskać znaczny wzrost wskaźników uczestnictwa.
Na koniec rozważ możliwość, że faktyczna rozmowa osobista z pracownikiem działu kadr może nie tylko poprawić wskaźniki uczestnictwa, ale także dostarczyć lepszych informacji. Nie można lekceważyć wartości dalszego zadawania pytań.