Jak pisać listy upomnień za wydajność pracowników
Listy nagany są istotnym elementem dokumentacji problemów związanych z wydajnością pracownika dla pracownika i pracodawcy.
Pisemne listy nagany wyraźnie i konkretnie określają wydajność, która musi ulec poprawie, oraz konsekwencje, jeśli wydajność się nie poprawi.
Listy reprymendy generalnie podążają za instruktażem słownym przełożonego. Często poprzedzane są ustną poprawką dla pracownika, zwaną ostrzeżeniem ustnym lub formalnym ostrzeżeniem słownym, o problemie z wydajnością lub problemami z wydajnością.
W zależności od natychmiastowości i wagi problemu z wydajnością, list reprymendy może rozpocząć dyskusję o wydajności, ale jest to niezwykłe.
Składniki listów nagany
Skuteczne listy reprymendy zawierają te składniki.
- Jasne stwierdzenie problemu lub problemu z wydajnością, które pracownik musi poprawić.
- List z naganą może wyszczególnić kilka przykładów sposobów, w jakie pracownik może zmienić swoją wydajność w celu spełnienia oczekiwań dotyczących wydajności . (Zapewnia to pracownikowi wspólny obraz lub wspólne znaczenie wokół oczekiwań opiekuna.)
- Wpływ niewykonania na sukces pracownika i organizacji. (W jaki sposób niewykonanie zadania ma negatywny wpływ na miejsce pracy).
- W razie potrzeby, harmonogram, w którym wydajność pracownika musi ulec poprawie.
- W razie potrzeby, data zakończenia lub data zakończenia, przełożony ponownie oceni wydajność pracownika.
- Wyraźne stwierdzenie o konsekwencjach, których może oczekiwać pracownik, jeśli ich wyniki nie poprawią się zgodnie z opisem w liście reprymendy.
- Podpis przełożonego lub kierownika pracownika.
- Podpis pracownika, którego wykonanie jest przedmiotem repliki. List zawiera na ogół oświadczenie, że podpis pracownika stanowi, że otrzymał list, niekoniecznie zgadzający się z jego treścią.
- Możliwość zgłoszenia przez pracownika pisemnego sprzeciwu wobec treści listu z reprymendą. Pracownik może zgodzić się, nie zgodzić się, wyrazić skruchę i tak dalej. Zastrzeżenia pisane przez pracownika są dołączane do oryginalnych listów nagany.
Oto dwa przykłady formalnych listów nagany. Używaj ich podczas opracowywania własnych listów nagany.
Przykładowy list nagany
Do:
Od:
Data:
Re: Letter of Reprimand
Jest to formalne pismo upomnienia, które informuje cię, że Twoje wyniki nie odpowiadają oczekiwanym poziomom wkładu. W swojej pracy jako eksperta technicznego w zakresie obsługi klienta, oczekiwania dotyczące pracy zostały opracowane przez całą grupę ekspertów ds. Wsparcia technicznego i ich kierownika. Oznacza to, że są one przyjętym standardem dla każdego działania eksperta wsparcia technicznego.
Nie możesz wykonać następujących czynności.
- Liczba klientów, z którymi usługujesz w ciągu tygodnia, jest o 30% niższa niż standard spotyka się z resztą ekspertów ds. Pomocy technicznej.
- Stopień trudności problemów, na które zdecydujesz się odpowiedzieć, jest o 40% niższy od standardu osiągniętego przez resztę personelu.
- Czas, który klienci spędzają z Tobą na telefonie, przewyższa resztę personelu o 25%.
Jak widać, w trzech najważniejszych pomiarach wydajności dla Twojej pracy, nie powiodło ci się. Twój przełożony rozmawiał z tobą wiele razy i otrzymałeś dodatkowe szkolenie. W związku z tym uważamy, że nie jesteś gotowy do wykonania. Wpływa to negatywnie na obciążenie pracą pozostałej części personelu technicznego.
Musimy zaobserwować natychmiastową poprawę we wszystkich trzech obszarach skuteczności działania lub dodatkowe działania dyscyplinarne, aż do rozwiązania stosunku pracy włącznie.
Wierzymy, że masz możliwość poprawy. Potrzebujemy natychmiastowej poprawy.
George Peterson
Kierownik
Marian Demark
Menedżer Zasobów Ludzkich
Druga próbna litera nagany
Do:
Od:
Data:
Re: Letter of Reprimand
Celem tego listu nagany jest formalne zawiadomienie cię, że twoja obecność ma negatywny wpływ na twoją zdolność do wykonania pracy. Podczas gdy pracownicy zatrudnieni na zwolnieniu nie są zobowiązani do pracy w określonych godzinach, standardem jest czterdzieści godzin pracy.
Nie pojawiłeś się w pracy przynajmniej jeden dzień w tygodniu od rozpoczęcia nowej pracy i pracujesz tylko trzydzieści dwie godziny tygodniowo. Twój menedżer poinformował Cię o dostępności zwolnienia z FMLA na osobiste lub rodzinne problemy medyczne. Zapytał cię również, czy potrzebujesz zakwaterowania , abyś mógł skutecznie wykonywać swoją pracę.
Zasugerował wizytę w dziale zasobów ludzkich w celu omówienia tych kwestii i Twojej obecności. Odrzuciłeś wszystkie trzy możliwości, które zaoferowaliśmy, aby pomóc ci poprawić tę słabą wydajność.
W rzeczywistości nie możesz wykonywać swojej pracy w mniej niż 40 godzin. Brakuje Ci terminów realizacji zadań, a spóźnienie wpływa negatywnie na pracę współpracowników działu marketingu. Brakuje ich terminów w wyniku niewykonania zadania.
Dodatkowo, twoja nieukończona praca przypisana do twoich współpracowników naraża ich obciążenia na przeciążenie, ponieważ mają już pracę, która wymaga czterdziestu godzin pracy w tygodniu. Jest to niesprawiedliwe i nie będziemy tolerować tego negatywnego wpływu na miejsce pracy już teraz.
Musimy zauważyć natychmiastową poprawę frekwencji lub zakończyć pracę . Oznacza to, że musisz uczestniczyć w pracy pięć dni w tygodniu. Jeśli nie uda ci się wziąć udziału w pracy pięć dni w tygodniu, nie możesz osiągnąć celów, do których zostałeś zatrudniony.
Nasza standardowa płatna polityka czasowa daje ci sześć płatnych dni chorobowych i dwa dni urlopu , z których musisz korzystać w ciągu roku. Musisz złożyć wniosek o urlop z wyprzedzeniem.
Wykorzystałeś już cztery swoje chore dni i wszystkie swoje osobiste dni z obecnymi nieobecnościami. Nie planujemy przyznania ci więcej czasu. Pozostawia ci to tylko dwa dni chorego i twój płatny czas wakacji, o które musisz poprosić wcześniej.
Jeśli masz nieobecność przekraczającą dostępny płatny czas, zakończymy Twoje zatrudnienie. Mamy nadzieję, że rozumiesz, jak blisko jesteś utraty pracy. Nie otrzymasz więcej ostrzeżeń.
Pozdrowienia,
Mary Wilmont, Manager
Thomas Credence, Dyrektor ds. Zasobów Ludzkich
Zobacz przykładowe potwierdzenie odbioru, aby uzyskać wskazówki, w jaki sposób pracownik otrzymujący reprymendę ma prawo do odpowiedzi.
Przykładowe listy nagany
Zastrzeżenie: Należy pamiętać, że podane informacje, mimo że autorytatywne, nie są gwarantowane pod względem dokładności i legalności. Witryna jest odczytywana przez ogólnoświatową publiczność, a prawa i przepisy dotyczące zatrudnienia różnią się w poszczególnych stanach i krajach. Poproś o pomoc prawną lub pomoc ze strony państwowych, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są prawidłowe dla Twojej lokalizacji. Te informacje służą jako wskazówki, pomysły i pomoc.