1. 8:00 poniedziałkowe poranne spotkania służbowe
Problem z tym spotkaniem polega na tym, że nikt nigdy nie jest na to gotowy. Przecież jest 8:00 rano w poniedziałek - nic się jeszcze nie wydarzyło, a cokolwiek stało się w zeszłym tygodniu to w większości historia starożytna.
Drugim problemem związanym z tym spotkaniem jest to, że każdy, kto ma być przygotowany, musi pracować w niedzielę wieczorem, co jest niekiedy udane, ale gwarantuje ci poważne głosy za "szarpnięcie roku" od pracowników i członków rodziny pracowników.
Rozwiązanie: jeśli musisz poprowadzić spotkanie zespołu w poniedziałek, popchnij go do późnego rana lub wczesnym popołudniem. Jeszcze lepiej, popchnij to do wtorkowego poranka.
2. Spotkania statusowe okrągłego stołu
Znasz to spotkanie. To właśnie tam ludzie poruszają się po pokoju dzieląc się najnowszymi aktualizacjami, sagami, fantazjami i marzeniami. Usiądź w niewłaściwym miejscu, a kończysz jako 22-ty mężczyzna , który oferuje aktualizację grupie, której pęcherze są nadmiernie napięte, a mózg odrętwiały od politycznie zorientowanych aktualizacji emanujących z ust kolegów w odległych funkcjach.
Rozwiązanie: spotkaj się, jeśli musisz, ale ustal reguły dotyczące aktualizacji. Poproś ludzi, aby skupili się na ważnych wiadomościach, które wpływają na wszystkich lub aby zidentyfikować wyzwania wymagające pomocy z różnych funkcji.
Zrób wszystko, aby ograniczyć bolesny marsz nieodpłatnych i samodzielnych aktualizacji statusu, które generują niezdyscyplinowane spotkania przy okrągłym stole.
3. Powtarzające się spotkania, które utraciły swój cel
Każde powtarzające się spotkanie, w którym nikt nie pamięta, dlaczego to spotkanie wciąż się odbywa, jest kandydatem do natychmiastowej eliminacji.
Prawa dotyczące przeniesienia fizyki na spotkania i spotkania na planie zwykle pozostają w harmonogramie długo po wykorzystaniu jego przydatności w miejscu pracy. Jeden nowy menedżer sprawdził powtarzającą się listę spotkań w harmonogramie jego zespołu i odwołał dwóch z nich, ponieważ nie mógł znaleźć powodu, by te spotkania istniały. Otrzymał więcej niż kilka podziękowań i kilka komentarzy od ludzi zastanawiających się, jak udało mu się zabić to spotkanie, którego próbowali się pozbyć w ciągu ostatniego roku.
Rozwiązanie: przejrzyj wszystkie powtarzające się spotkania, w których uczestniczą Twoi członkowie, lub w których uczestniczysz, i wyeliminuj ich ze swojego życia i życia członków twojego zespołu. Jeśli nie jesteś gospodarzem spotkania, poinformuj gospodarza o swoim zamiarze i swojej perspektywie na temat przydatności spotkania. Jeśli jesteś gospodarzem / sponsorem, członkowie zespołu sondażowego i daj im głos i głos. Trochę drakońskiego krojenia powtarzających się spotkań otwiera cenny czas na inne ważniejsze działania.
4. Grupuj spotkania kowalskie
Jest to spotkanie, na którym zebrałeś grupę ludzi, którzy pracowali nad sformułowaniem czegoś: wizją, misją, stwierdzeniem strategicznym, stwierdzeniem zakresu w zarządzaniu projektem.
Wyniki tych sesji są zwykle serią niezręcznie skonstruowanych zdań odzwierciedlających kompromisy ze strony osoby kierującej. Nikt w pokoju nie zgadza się z produktem końcowym, ale wszyscy kiwają głowami w wyrazie zgody, gdy tylko tekst przechodzi poza absurdalne po prostu okropne, próbując sprawić, by ból ustał.
Oświadczenie: nigdy nie wolno kierować szorstkiego sformułowania czegokolwiek do komisji. Samemu uderz przedmiot, odrzuć go od kilku kolegów i kiedy podejdziesz do czegoś, co zaczyna działać dla ciebie, bardzo ostrożnie proś o dane od grupy. Zadawaj pytania wyjaśniające, rób świetne notatki, a następnie znikaj i przeredaguj oświadczenia, powtarzając proces w razie potrzeby.
5. Spotkania strategii szablonów
Kończę tam, gdzie zacząłem, z bardzo zepsutym spotkaniem strategicznym opisanym w inauguracji tego artykułu.
Nie ma magicznego procesu ani szablonu, ani nawet prostych serii kroków, które pomagają uzyskać klarowność strategiczną. Przeprowadzanie analizy SWOT (mocnych i słabych stron, szans i zagrożeń) nie zawsze znajduje się na krytycznej ścieżce do uzyskania dokładnej oceny warunków i możliwości. Liczby, cele i wzrost nie są strategiami. Uważaj na każdego, kto sugeruje, że ma prosty proces na ten złożony temat.
Rozwiązanie: Zainwestuj w wysoko wykwalifikowanego i doświadczonego doradcę lub doradcę strategicznego, który rozumie, jak kierować, czasami prowadzić, a czasem postępować w dążeniu do opracowania praktycznej, sensownej strategii. Odpowiedni profesjonalista sprawi, że grupa będzie odpowiedzialna za znalezienie odpowiedzi na właściwe (trudne) pytania, na które należy odpowiedzieć na drodze do jasności strategicznej.
Dolna linia
Spotkania to bezcenne możliwości nawiązywania kontaktów, komunikacji, budowania relacji i stymulowania twórczego rozwiązywania problemów. Są to również możliwości dojrzałe do nadużywania, a nawet do nadużyć. Staraj się być menedżerem, który szanuje moc i wagę spotkań. Używaj tych forów z właściwych powodów, projektując je tak, aby skupiały się na kluczowych kwestiach, pozyskiwaniu pomysłów i, co istotne, szanowaniu czasu, który wszyscy wkładają w sesje. Członkowie twojego zespołu docenią twoje pozytywne podejście bardziej niż kiedykolwiek możesz wiedzieć.