8 Działania, które pracodawcy mogą podjąć, by zmniejszyć swoją odpowiedzialność na wakacyjnych imprezach
W obszernym ankiecie pracodawców z 2015 roku, Towarzystwo Zarządzania Zasobami Ludzkimi (SHRM) stwierdziło, że większość organizacji (59 procent) planuje podawać alkohol na przyjęciach wakacyjnych lub na koniec roku.
I tylko połowa z tych pracodawców (47 procent) stwierdziła, że będą dążyć do uregulowania spożycia alkoholu za pomocą takich metod jak:
- zapewnienie biletów na drinki lub maksymalnie drinka (71 procent respondentów w tej kategorii),
- podawanie tylko niektórych rodzajów alkoholu (25 procent),
- posiadanie paska gotówkowego (18 procent), lub
- inne (11 procent).
Co więcej, badanie SHRM 2015 wykazało, że przez cały rok jedna trzecia organizacji (33 procent) ma formalną lub nieformalną politykę, która pozwala na picie alkoholu podczas wydarzeń związanych z pracą. (Każdy pracownik musi ustalić, czy picie alkoholu na imprezach firmowych jest dla nich.)
Firmy planują i planują przyjęcia świąteczne z najlepszymi intencjami, nagradzają swoich pracowników , podnoszą morale i wspierają ducha zespołu . Ale te spotkania, zwłaszcza gdy podawany jest alkohol, mogą przekształcić się w środowisko dla niechcianych postępów seksualnych i potencjalnie nielegalnego zachowania pracowników, jeśli pracodawca nie jest ostrożny.
Dzieje się tak zwłaszcza wtedy, gdy impreza wakacyjna odbywa się w miejscu poza terenem lokalizacji (co, zgodnie z badaniem SHRM 2015, dotyczy prawie 67 procent takich funkcji). W środowisku społecznym poza miejscem pracy pracownik, którego zahamowania są obniżone przez spożywanie alkoholu, może angażować się w zachowania, których nigdy by nie rozważał w pracy.
Obawy pracodawców wydłużają się z nękania do ofiar śmiertelnych wśród pracowników
Imprezy świąteczne często przynoszą więcej niż tylko odurzenia. Być wesołym może czasem oznaczać przekroczenie linii, począwszy od obrażania współpracownika, po łamanie prawa. Ponadto, w dzisiejszym środowisku mediów społecznościowych w czasie rzeczywistym, pijani shenaniganie na imprezie wakacyjnej mogą zostać szybko opublikowane online, aby cały świat mógł je zobaczyć.
Pierwsze dwie czynności, które pracodawca musi podjąć przed imprezą wakacyjną, to przypominanie pracownikom, że szacunek i profesjonalizm odnoszą się nie tylko do czasu pracy, ale także do wydarzeń sponsorowanych przez firmę, takich jak imprezy biurowe. Po drugie, pracodawcy muszą ustanowić zasady dotyczące mediów społecznościowych, które zabraniają pracownikom publikowania zdjęć lub filmów bez pozwolenia na zarządzanie w mediach społecznościowych.
Są to dwa dobre początkowe kroki, ale o wiele więcej należy zrobić, aby poradzić sobie z poważniejszymi problemami prawnymi.
Pracownicy są chronieni przed molestowaniem seksualnym i dyskryminacją na podstawie tytułu VII ustawy o prawach obywatelskich z 1964 r. , Która obejmuje pracodawców zatrudniających 15 lub więcej pracowników (w tym zatrudnionych regularnie w niepełnym wymiarze godzin ). Tytuł VII zawiera dwa wymogi dotyczące postępowania w celu spowodowania potencjalnej odpowiedzialności za bezprawne nękanie :
- Zachowanie musi być niemile widziane; i
- Zachowanie musi być wystarczająco surowe lub wszechobecne.
To nie musi być jedno i drugie. Postępowanie nie jest nielegalne tylko dlatego, że jest nieodpowiednie lub sprawia, że współpracownik czuje się niekomfortowo. Jednak nawet pojedynczy, niezwykle poważny przypadek nękania może wystarczyć, aby stanowić naruszenie tytułu VII, zwłaszcza jeśli prześladowanie jest fizyczne.
Tak więc, jeśli incydent ze strony biurowej wynika z wcześniejszych incydentów niewłaściwego postępowania, może to stanowić dowód konieczny do osiągnięcia progu "poważnego" lub "wszechobecnego", który stanowi podstawę roszczenia z tytułu VII.
Druga poważna odpowiedzialność prawna powstaje w wyniku prowadzenia pojazdu pod wpływem alkoholu po przyjęciu sponsorowanym przez pracodawcę. W orzeczeniu sądowym z 2013 r., Które uzyskało znaczny rozgłos, sąd apelacyjny w Kalifornii uchylił sądowi procesowi wydanie wyroku podsumowującego dla pracodawcy.
Okazało się, że pracownik, który spożywał alkohol na imprezie sponsorowanej przez firmę i po opuszczeniu, uderzył w inny samochód i zabił kierowcę, stworzył odpowiedzialność za pracodawcę.
"Nie ma znaczenia, że możliwe do przewidzenia skutki niedbałego zachowania pracownika (tutaj, wypadku samochodowego) miały miejsce w momencie, gdy pracownik nie działał już w zakresie jego zatrudnienia" - orzekł sąd.
Proaktywne kroki do rozważenia na imprezie wakacyjnej
Biorąc pod uwagę takie ryzyko prawne, rozważni pracodawcy powinni podjąć sześć dodatkowych aktywnych kroków w celu zmniejszenia odpowiedzialności za spory. Kluczowymi przykładami działań zalecanych przez pracodawców do rozważenia są:
- Przygotuj obszerne, pisemne zasady przeciwdziałania nękaniu , wyraźnie określone w podręcznikach dla pracowników - i upublicznij tę politykę przed imprezą świąteczną.
- Wyślij notatkę przypominającą pracownikom, aby działali odpowiedzialnie na imprezie, wyraźnie wyrażając brak tolerancji dla jakiegokolwiek niewłaściwego zachowania, w tym pijaństwa.
- Egzekwuj kod ubioru w miejscu pracy, aby uniknąć niewłaściwego lub sugestywnego ubioru i pozwól pracownikom poznać Twoje oczekiwania z wyprzedzeniem.
- Uczestnictwo w imprezie jest dobrowolne i nie sugeruj, że obecność będzie korzystna dla osoby stojącej w firmie.
- Jeśli serwowany jest alkohol, z góry ustal swój ton umysłu za pośrednictwem memów, e-maili, spotkań, wkładów do wypłat lub innych komunikatów i podkreśl, że nadmierne spożycie alkoholu nie będzie tolerowane.
- Ogranicz liczbę drinków lub długość czasu, w którym podaje się alkohol, i dostarczaj znaczących alternatyw bezalkoholowych. Podawaj dużo jedzenia i upewnij się, że spożywanie alkoholu nie jest głównym tematem imprezy.
Takie kroki nie stanowią gwarancji na wypadek problemów z imprezami wakacyjnymi, szczególnie jeśli podjęto decyzję o podawaniu alkoholu. Mogą jednak być podstawą dla pracodawcy do skutecznej obrony przed odpowiedzialnością, jeśli pojawią się problemy.