Jak opracować politykę dotyczącą mediów społecznościowych

Twoi pracownicy uczestniczą w mediach społecznościowych

Twoi potencjalni, obecni i byli pracownicy, klienci i dostawcy spotykają się w witrynach mediów społecznościowych , takich jak LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube i Flickr. Musisz monitorować media społecznościowe, aby dowiedzieć się, co udostępniają ci wszyscy interesariusze i co mówią o Twojej firmie, pracownikach i miejscu pracy.

Korzystaj z mediów społecznościowych na korzyść Twojej firmy . Shama (Hyder) Kabani, autor Zen Social Media Marketing i prezes Click to Client, firmy zajmującej się marketingiem internetowym w pełnym zakresie usług, pyta: "Co mówią o Tobie, Twojej firmie i twoich praktykach?

Jeszcze lepiej - jak reagujesz?

Posiadanie polityki mediów społecznościowych nie oznacza, że ​​masz dyktować swój wizerunek. Ale w rozmowie, która tworzy twój obraz, zachowujesz się odpowiedzialnie. I pomagasz swoim pracownikom robić to samo. "

Dlaczego potrzebna jest polityka społecznościowa i najlepsze praktyki firmy

Kabani mówi: "Świat szybko się zmienia, a sposób, w jaki komunikujemy się, zmienia się jeszcze szybciej. To nie tylko Gen Y bloguje i twitter - jest to rosnące zjawisko ogarnięte przez wszystkie pokolenia. Istnieją ogromne korzyści dla dzisiejszej technologii i jej powszechnego zastosowania, ale istnieje również pewne ryzyko, o czym wspomniał Raj Malik z Network Solutions . "

Pisze, że "nieautoryzowany lub nieodpowiedni komentarz lub posty online mogą:

Sugeruje on, że większość z nich nie będzie kłopotać firm, jeśli pracownicy używają zdrowego rozsądku i dobrej oceny w swojej interakcji online.

10 kroków do polityki mediów społecznościowych

Kabani, która została uznana za jedną z 10 najbardziej wpływowych i wpływowych kobiet w mediach społecznościowych, sugeruje dziesięć kroków do stworzenia wytycznych i strategii firmy w zakresie mediów społecznościowych.

Zdecyduj, gdzie znajduje się Twoja firma w odniesieniu do pożądanej relacji z mediami społecznościowymi. Musisz także zdecydować, gdzie stoisz w stosunku do monitorowania wykorzystania mediów społecznościowych przez pracowników. Musisz określić, w jakim stopniu Twoja firma chce wykorzystywać media społecznościowe do rozpoznawania marki, angażowania klientów i pracowników w rozmowę oraz do zwiększania sprzedaży.

Kabani pyta: "Czy wybierzesz tylko komunikację w reakcji na to, co mówi ktoś inny? Czy będziesz aktywnie angażować społeczność (konsumentów i blogerów)? Bez ogólnego sposobu myślenia o mediach społecznościowych tworzenie polityki może być bardzo trudne. "

Określ, co stanowi media społecznościowe. Kabani mówi, że każda organizacja musi zdefiniować na własny użytek, co stanowi media społecznościowe. "Podczas gdy blog i LinkedIn można z łatwością sklasyfikować jako media społecznościowe - a co z wideo online? A co z Twitterem?

Co tak naprawdę stanowi media społecznościowe? Musisz mieć własną (najlepiej) pisemną definicję. Jest to szczególnie ważne, ponieważ stale pojawiają się nowe strony internetowe i narzędzia.

Moją osobistą definicją mediów społecznościowych jest każda strona internetowa lub medium (w tym wideo), które pozwala na komunikację w otwartym środowisku ".

Podobnie jak w przypadku każdej treści offline lub online zapisanej, używanej, odebranej, opracowanej lub zapisanej w firmowej elektronice dostarczonej pracownikom, wyjaśnij, kto jest właścicielem. Nie ma mowy, na przykład, o osobistym blogu, napisanym przez pracownika, o jego czasie. Jeśli odejdzie ze stanowiska, blog i jego zawartość należą do niego.

Ale zawartość jego firmowego laptopa i telefonu komórkowego oraz treść, którą napisał na stronę firmy, prawdopodobnie należą do firmy, zgodnie z pisemną polityką .

Czy w przypadku mediów społecznościowych Twoja firma ma konto na Twitterze lub Facebooka? Firma musi zapewnić, że własność tych kont mediów społecznościowych należy do firmy, a nie do pracownika, którego bieżące zadanie obejmuje księgowanie i monitorowanie tych kont.

Twoja polityka musi obejmować osoby, które są właścicielami tego, co w sferze mediów społecznościowych.

Zachowaj poufne i zastrzeżone informacje w tajemnicy. Szanuj prawa do prywatności innych pracowników i klientów. Polityki w mediach społecznościowych muszą zajmować się kwestią poufności informacji zastrzeżonych i osobistych.

Kabani mówi: "Ze względu na przypadkowy charakter tych stron, łatwiej jest podać kluczowe informacje, nie zdając sobie z tego sprawy. Nawet prywatne wiadomości nie zawsze są bezpieczne. Każda strona ma swoje własne właściwości. Najlepiej, aby pracownicy nigdy nie udostępniają żadnych poufnych ani zastrzeżonych informacji za pośrednictwem mediów społecznościowych - publicznie lub prywatnie ".

Zdecyduj, kto jest odpowiedzialny za zarządzanie i uczestnictwo w mediach społecznościowych. Ważne jest, aby wszyscy pracownicy rozumieli i stosowali się do polityki firmy w zakresie mediów społecznościowych podczas tworzenia sieci w mediach społecznościowych w Internecie. Ale jeden pracownik lub zespół musi przejąć firmową osobowość i zarządzać działaniami firmy w mediach społecznościowych.

Zachowując czujność i reagując na publiczne komentarze, pochwały lub skargi dotyczące firmy, pracownik lub zespół ma oficjalną odpowiedzialność za reagowanie na media społecznościowe. Podczas gdy wszyscy pracownicy powinni być zachęcani do interakcji i reprezentowania marki firmy, w mediach społecznościowych, pracownicy ci powinni również proaktywnie obsługiwać zapytania.

Kabani mówi: "Najlepszym sposobem na znalezienie zwolennika mediów społecznościowych w firmie jest znalezienie osoby lub zespołu ludzi, którzy są najbardziej zaangażowani w komunikację z klientami w mediach społecznościowych. Mogą już to robić bez twojej wiedzy. Szukaj tych ludzi i trenuj ich dobrze, aby reprezentowali twoją markę. "

Ustal podstawowe zasady uczestnictwa pracowników w mediach społecznościowych. Chodzisz cienką linią z pracownikami. Musisz pozwolić pracownikom na swobodę angażowania się w media społecznościowe, a jednocześnie chronić firmę. Kabani sugeruje przyjrzenie się kompleksowej polityce społecznościowej Intela. Dział Emerging Technology w Air Force opracował ten schemat własnych wytycznych dla mediów społecznościowych, a David Meerman Scott podkreśla swoją strategię dotyczącą mediów społecznościowych w swoim poście na blogu. Tak więc przykłady istnieją w Internecie.

Podczas gdy twoi pracownicy prawdopodobnie już wykonują zdrowy rozsądek podczas uczestnictwa w sieci, twoja polityka dotycząca mediów społecznościowych musi w szczególności odnosić się do przykładów tematów tabu. Poufne, zastrzeżone, niewydane informacje o firmie muszą pozostać poza mediami społecznościowymi. Prywatne i osobiste informacje o Twojej pracy, twoich współpracownikach i klientach nigdy nie mogą być wyświetlane online.

Nie ma znaczenia publiczny wizerunek pracowników w mediach społecznościowych, jeśli mogą oni być powiązani z Twoją firmą. Gwałtowność, obraźliwość, lekceważące komentarze, nieprawdziwe oświadczenia, poniżające zachowanie i nielegalne używanie substancji są przykładami zachowań, do których musi zmierzyć się polityka mediów społecznościowych.

Stwórz system monitorowania sfery mediów społecznościowych. Kabani mówi: "Polityka dotycząca mediów społecznościowych nie robi wiele dobrego, jeśli faktycznie nie monitoruje się miejsca, w którym odbywa się rozmowa. Istnieje wiele bezpłatnych i płatnych narzędzi do monitorowania mediów społecznościowych. "

Spraw, aby szkolenia były łatwo dostępne dla Twoich pracowników, którzy chcą uczestniczyć w mediach społecznościowych. Kabani sugeruje: "Pomyśl o wygranej. Nikt nie lubi być szefem - zwłaszcza jeśli chodzi o własne sieci społecznościowe. Jednak większość ludzi jest otwarta na zdobywanie wiedzy o tym, jak lepiej wykorzystać te serwisy społecznościowe, aby rozwijać swoją karierę i marki. Większość ludzi, którzy popełniają błędy w Internecie, po prostu nie zna się lepiej.

Jeśli oczekujesz, że Twoi pracownicy będą prawidłowo korzystać z narzędzi sieci społecznościowych, musisz zapewnić szkolenie. To, co tam prezentują, nie jest tylko odbiciem firmy; jest to także ich odbiciem. Spraw, aby był to wygrany dla wszystkich. "

Media społecznościowe rozwijają się, a miliony ludzi na całym świecie wchodzą w interakcje w sposób, który niewielu marzyło się całkiem niedawno. Twoi pracownicy współdziałają w mediach społecznościowych. Twoja firma powinna również wchodzić w interakcje w mediach społecznościowych.

Twoje strategie i strategie dotyczące mediów społecznościowych wymagają teraz rozwoju. Wykorzystaj okazję, by wpłynąć na rozmowę, która ma miejsce wokół Twojej firmy i Twojej marki.

Nie wierzcie przez minutę, że rozmowa się nie dzieje. Skacz na szansę wpłynięcia na kierunek - teraz.