Skuteczne prezentacje to przede wszystkim poznanie swojej publiczności
Poznaj swoich odbiorców. Wiedz, na czym im zależy. Wiedz, co chcą usłyszeć.
Poznając je i koncentrując się na wiadomościach, możesz pokazać im, że jesteś zasobem. Angażujesz odbiorców i wywierasz większy wpływ.
Problem? Znajomość odbiorców wymaga czasu i zawsze łatwiej jest zrobić zrzut mózgu z wszystkich rzeczy, które znasz lub chcesz przekazać odbiorcom na dany temat. Krytyczne myślenie o tym, czego twoja publiczność chce lub musi usłyszeć, jest trudniejsze.
Wielu specjalistów HR jest zaangażowanych w przekazywanie widzom wszystkiego, co powinni wiedzieć lub zrobić w związku z prezentacją problemu. Wiesz, że wpadłeś w tę pułapkę, gdy zamiast myśleć o umieszczaniu pocisków na slajdach, zamiast myśleć:
- na co publiczność naprawdę się troszczy,
- jakie są twoje najważniejsze punkty, i
- jak zmapować je w przejrzystą historię, która tworzy zachęcającą rozmowę.
Druga pułapka, w którą wpada wielu specjalistów HR, powtarza ten sam dzień prezentacji różnym odbiorcom.
Problem polega na tym, że różni odbiorcy troszczą się o różne rzeczy i reagują na nie - więc jeśli chcesz być angażujący, musisz dostosować swój przekaz za każdym razem, gdy mówisz .
W ten sposób możesz dostosować swoją wiadomość , wyciąć hałas i utrzymać zainteresowanie odbiorców dzięki temu, co im mówisz - bez względu na to, kto i gdzie są.
Te pięć kluczowych przypomnień zapewni, że Twoje słowa osiągną pożądany efekt - gdy zdobędziesz pełną uwagę i zaangażowanie publiczności.
Dowiedz się, o czym dbają Twoi odbiorcy
Twoi odbiorcy nie będą przejmować się tym, co mówisz, dopóki nie zademonstrujesz, że ci na nich zależy . Planując prezentację, zapytaj, jakie są wyzwania i potrzeby Twoich oczekiwanych odbiorców? Jakie są trzy do czterech głównych pytań lub problemów dotyczących ich tematu?
Jeśli nie wiesz, poproś kilka osób, które wezmą udział w twojej prezentacji, zapytaj kierownika departamentu lub, jeśli brak informacji, zgadnij.
Następnie rozpocznij prezentację, przypominając odbiorcom o zidentyfikowanych problemach. Powiedz: "Wiem, że niektórzy z was zastanawiali się nad naszymi opcjami świadczeń, lub" Wyobrażam sobie, że te trzy rzeczy są tym, co naprawdę chcesz wydostać się z tego warsztatu ".
Kiedy porozmawiasz najpierw o swoich odbiorcach i ich problemach i potrzebach, które poruszysz w swojej rozmowie, pokazujesz, że się o nich troszczysz. To sprawia, że ludzie chcą słuchać .
Mapuj swoje główne punkty dla swojej publiczności
Większość prezentacji HR wygląda jak zrzut informacji, a nie przejrzysta historia z zestawem głównych punktów. Specjaliści HR zazwyczaj wiedzą o wiele więcej, niż inni chcą lub muszą wiedzieć o każdym wymaganym temacie.
Autorzy Chip i Dan Heath w swojej książce "Made to Stick" nazwali to "przekleństwem wiedzy". Kiedy po raz ostatni poczułeś, że prezentacja jest zbyt krótka lub zawiera zbyt mało informacji? Prawdopodobnie rzadko, jeśli w ogóle.
Ludzie, którzy wyróżniają się jako prezenterzy, ci, którzy są słyszani i mają wpływ , zaczynają od uznania problemu widowni, którą pomagają rozwiązać. Następnie, przygotowując prezentację, oddzielają to, o czym trzeba wiedzieć od tych, którzy są mili.
Poświęć połowę czasu przygotowań, aby skupić się na sercu prezentacji oraz na tym, co widzowie powinni wiedzieć, co może im pomóc. Najlepszym sposobem na przełamanie "przekleństwa wiedzy" jest skupienie się na tym, co najważniejsze dla Ciebie i publiczności.
Zamapuj swoją prezentację na tablicy lub kawałku papieru lub użyj zestawu karteczek samoprzylepnych.
Która sekwencja punktów jest najlepsza? Czy istnieje porządek w punktach, które będą miały większy sens dla odbiorców? Jak twoje punkty odnoszą się do siebie? Uczyń je jasnymi. Jeśli nie, powiedz ludziom: "Oto zupełnie inny, ale ważny temat".
Opowiadaj historie i przykłady użycia Twoja publiczność odnajdzie Relację
Poza próbą prezentowania zbyt wielu rzeczy na raz, zbyt często prezentacje HR brzmią abstrakcyjnie i niezwiązane z codziennym życiem i pracą publiczności. To, co dzieje się wtedy, to to, że ludzie się stroją, przesłuchują, przyjmują, że to nie dotyczy ich i nie podejmują żadnych działań. To sprawia, że prezentacja jest stratą czasu i twojego.
Aby odnosić się do nich, aby pomóc im w podejmowaniu działań, ludzie potrzebują pomysłów opartych na historiach i przykładach. Ludzki mózg jest podłączony do opowiadań i do zapamiętania ich . Obejmuj mniej punktów - lepiej - z wieloma przykładami. I, o ile to możliwe, zamieszczaj przykłady z ich działu i ich codzienne doświadczenie w pracy.
Opowiedz historie o tym, jak korzystać z idei, którą udostępniasz. Niezależnie od tego, w jaki sposób rozwiązać problem kompensacji , jak wyrazić opinię , jak zapisać się do swojego planu wizji lub jak nowa organizacja różni się od starej, opowiadaj historie. Stwórz most między swoim tematem a ich życiem i zainteresowaniami.
Pokaż, nie mów po prostu swojej publiczności
Obraz jest wart tysiąca słów w wielu przypadkach. Filmy stają się normą dla skutecznej komunikacji. W tym dniu dostępnych narzędzi wideo prezenterzy, którzy używają zbyt dużo tekstu, często używają wymówek. Mówią: "Ale muszę przekazać bardzo konkretne informacje." Lub "Moja publiczność będzie w stanie lepiej strawić ten skomplikowany pomysł, jeśli go spiszę". Nie, nie, i nie, nie będą.
Chyba, że Twoim celem jest nudzenie, wyalienowanie i zniechęcenie odbiorców, i nie mają wpływu w najgorszym przypadku, wytnij tekst. Wyślij go w e-mailu uzupełniającym lub udostępnij go w dokumencie Google. Zastosowane efekty wizualne muszą wspierać historię, a nie stać się scenariuszem. Po uzyskaniu jasnego zestawu głównych punktów i dobrego przepływu obsługiwanego przez historie i przykłady, dopiero wtedy należy uruchomić narzędzie do prezentacji.
W przeciwnym razie skończysz ze swoimi slajdami pełniącymi podwójne obowiązki, tak jak notatki od prelegenta. W takim przypadku wystarczy wysłać wiadomość e-mail z prezentacją, zamiast marnować czas odbiorców.
Dostosuj i ulepszaj dzięki znajomości swoich odbiorców
Po utworzeniu dobrej prezentacji, która wizualnie wspiera Twoją główną wiadomość, masz swobodę dostosowywania jej do każdej grupy odbiorców. Możesz wyrazić swój punkt widzenia, a następnie głośno zapytać: "Dlaczego więc miałbyś na to ochotę?" I dostosować swoją odpowiedź do publiczności, która jest przed tobą. To, o czym dbają członkowie zespołu marketingowego, może znacznie różnić się od potrzeb personelu działu rozwoju.
W latach szkolenia i prezentacji dla liderów w dziesiątkach organizacji takich jak Apple, Oracle, SAP i T-Mobile, siła prostego zestawu wiadomości zajaśniała. Kiedy wiadomości były wspierane przez proste obrazy i dostarczane przez skoncentrowanego prezentera, który mógł jasno określić punkty i połączyć je z codziennym życiem ich odbiorców, doszło do komunikacji. I czy nie jest to kwestia przygotowania prezentacji?