Spraw, aby spotkania były mniej nudne, abyś mógł osiągnąć swój cel
Jeśli ludzie nie zwracają uwagi i koncentrują się, spotkanie to marnowanie czasu wszystkich. Jak sprawić, by nudne spotkania były bardziej ekscytujące, tak aby coś osiągnąć?
Oto 5 praktycznych wskazówek:
1. Zakaz smartphonów
Tak, to tak, jakby kazano ludziom rzucić swoje dzieci do jaskini wilków przed przybyciem na spotkanie. Ludzie będą się upierać, że muszą mieć telefony - w końcu może dojść do nagłej potrzeby. Tak. Świat może się skończyć podczas waszego kwartalnego spotkania planistycznego, ale jest to mało prawdopodobne.
Problem z dzisiejszą technologią polega na tym, że pozwala skupić się na tym, co nie jest przed tobą - na spotkaniu. Zabawne jest to, że jeśli ludzie byliby twarzą w twarz z ludźmi, których wysłuchali podczas spotkania, wysyłali SMS-y do kogoś innego. Telefony pozostają w biurkach .
Bez telefonu podczas spotkania spotykają się dwie rzeczy. Jesteś zmuszony pozostać w teraźniejszości, a czas przestoju jest komunikowany z innymi uczestnikami. Dlaczego to jest ważne? Ponieważ spotkania będą bardziej interesujące, gdy poznasz swoich kolegów.
Jak ich poznać? Rozmawiając z nimi.
Co robisz, gdy masz telefon? Nie rozmawiasz z nowymi ludźmi.
2. Przygotuj, przygotuj, przygotuj
Spotkanie, w którym prowadzący lub moderator przychodzi późno , nie ma agendy i macha nią, jest nudne i nużące. Dobrze przygotowane spotkanie może być fascynujące i wciągające. Kiedy lider ma plan i cel, spotkanie będzie bardziej interesujące.
Kiedy nie ma kierunku ani celu, spotkanie nie będzie interesujące.
Inną częścią przygotowania jest poprawa własnych umiejętności. Byliście na spotkaniach, które były produktywne i interaktywne i sprawiały, że czuliście się tak, jakbyście mogli pójść i dokonać wielkich rzeczy. I uczestniczyłeś w spotkaniach, na których jesteś pewny, że jeśli zasnąłbyś, nikt by cię nie ominął i nie przegapiłbyś niczego ważnego. Różnica polega na tym, kto prowadzi spotkanie.
Jeśli twoje spotkania są nudne, spójrz w lustro . Znajdź sposób na poprawę. Możesz wziąć formalną klasę (Twój dział HR może ci pomóc z sugestiami), możesz poprosić o informacje zwrotne i mentoring od współpracownika, którego umiejętności spotkania podziwiasz, lub możesz wziąć lekcję online. Dostępna jest duża pomoc, a wiele z nich jest darmowe, gdy chcesz, aby twoje nudne spotkania były bardziej ekscytujące.
3. Każdy bierze udział
Dlaczego wszyscy mieliby uczestniczyć? Cóż, jeśli udział nie jest konieczny, możesz obsłużyć cały ten problem przez e-mail. Poważnie. Bardzo rzadko zdarza się, że musisz przynieść grupę, aby przekazać informacje.
Tak, jest kilka rzeczy, takich jak masowe zwolnienia lub całkowita restrukturyzacja firmy, która pójdzie lepiej, jeśli menedżer przemawia do całej grupy, ale w większości przypadków spotkania powinny być zawsze interaktywne .
Jak interaktywny? To zależy od celu spotkania. Jeśli jest to sesja "burzy mózgów" , wszyscy powinni mówić. Jeśli ktoś nie mówi, zadzwoń do tej osoby. Introwertycy mogą nie lubić tego typu spotkań - i nie powinieneś wywierać wysokiego ciśnienia dla introwertyków, umieszczając je na miejscu.
Ale Twoja kultura spotkań musi zapewniać, że wszyscy uczestniczą w tych sesjach burzy mózgów i powinni wiedzieć, że ich udział jest wymagany z góry.
Jeśli jest to spotkanie planistyczne, spotkanie z wyznaczaniem celów , a nawet spotkanie z raportem kwartalnym, powinien nadejść czas na wkład, zadawanie pytań i zgłaszanie uwag. Atmosfera musi zachęcać do uczestnictwa, ale z kilkoma ograniczeniami (patrz poniżej).
4. Nie pozwól żadnej osobie dominować
Jeśli prowadzisz spotkanie , to naturalne, że powinieneś mówić najwięcej.
Po tobie jednak nie chcesz, aby inna osoba dominowała w rozmowie. To może nużyć spotkanie. Pamiętaj, aby przekierować komentarze i zadzwonić do osób, które znasz jako ekspertów w dziedzinie, aby rozproszyć kompulsywnego rozmówcę.
Na przykład, kiedy Jane zrobiła czwarty komentarz i zaczyna piąta, odetnij ją tak ładnie, jak to możliwe, mówiąc: "Dzięki, Jane, znamy twoją pozycję. Chciałbym usłyszeć, co Karen ma do powiedzenia. A Jim i Bob jeszcze nie mieli okazji mówić.
Czasami przed spotkaniem musisz porozmawiać z Janes w biurze, aby przypomnieć im, że punktem wyjścia do wspólnej pracy jest dzielenie się pomysłami ze wszystkimi, a jeśli ona dominuje, spotkanie nie będzie tak udane. Lub, zaraz po spotkaniu, działa również dobrze, ponieważ będziesz miał świeże przykłady, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Ludzie, którzy poświęcili czas na udział w spotkaniu, przynosząc swoją wiedzę i doświadczenie, zasługują na szansę przemówienia i podzielenia się swoimi opiniami. Jako lider możesz nauczyć się kontrolować zachowania, które podważają spotkanie .
5. Stwórz przedmioty do działania
Spotkanie, które kończy się bez działań, było tylko stratą czasu . Jest to zrzut informacji, w którym to przypadku spotkanie nie było najlepszym sposobem postępowania. Ciekawe i ekscytujące spotkanie kończy się na rzeczach, które ludzie mogą i powinni robić, aby realizować swoje indywidualne cele, cele firmy lub, najlepiej, obie te rzeczy . Jeśli ludzie nie odejdą, wiedząc, jakie są ich następne kroki, spotkanie się nie powiodło.
Oprócz przedmiotów, które można podjąć, konieczne jest podjęcie działań następczych. Może się to odbyć na drugim spotkaniu lub indywidualnie, ale musi się zdarzyć. Ludzie się strzegą, jeśli wiedzą, że przedmioty akcji są na pokaz.
Spotkania nigdy nie zastąpią wycieczek do Disneylandu z ekscytacji, ale możesz sprawić, że będą bardziej ekscytujące, ciekawe i produktywne. Dokonaj tych pięciu zmian, a twoje nudne spotkania będą bardziej ekscytujące dla uczestników. I to jest dobre dla sukcesu Twojej organizacji.