Niezależnie od tego, czy jest to przegląd wydajności , spotkanie dostosowania wynagrodzeń, czy wdrożenie planu poprawy wydajności (PIP) , te wskazówki pomogą Ci pewniej prowadzić spotkanie.
Te wskazówki dotyczą codziennych rozmów z pracownikami. Są również krytyczne w okresowych, formalnych spotkaniach z pracownikami w celu omówienia celów zawodowych i wyników. Te dziesięć wskazówek pomoże Ci sprawić, że opinie o wynikach będą pozytywne i motywujące. Poprawią się - a nie zwiną - Twoja zdolność do interakcji z pracownikami raportującymi.
Wskazówki dotyczące przeglądu wydajności
Pracownik nie powinien nigdy słyszeć o pozytywnym działaniu lub wydajności wymagającej poprawy po raz pierwszy podczas formalnego spotkania dyskusyjnego, chyba że jest to nowa informacja lub wgląd. Skuteczni menedżerowie omawiają zarówno pozytywne wyniki, jak i obszary wymagające poprawy, nawet codziennie lub co tydzień. Staraj się, aby treść dyskusji na temat oceny wydajności ponownie kładła nacisk na punkty krytyczne.
W trosce o regularne przekazywanie opinii, oceny wydajności nie są wydarzeniami corocznymi . Kwartalne spotkania są zalecane z pracownikami.
W jednej średniej firmie planowanie pracy i ocena odbywają się dwa razy w roku. Planowanie rozwoju kariery dla pracowników jest również planowane dwa razy w roku, więc pracownik omawia swoją pracę i karierę, formalnie, cztery razy w roku.
Bez względu na elementy procesu oceny wydajności, pierwszym krokiem jest ustawienie celów .
Konieczne jest, aby pracownik dokładnie wiedział, czego oczekuje się od swoich osiągnięć. Twoje okresowe dyskusje na temat wydajności muszą skupiać się na tych znaczących częściach pracy pracownika.
Musisz udokumentować ten plan pracy : cele i oczekiwania w planie pracy lub formacie oczekiwań pracy lub w formacie pracodawcy. Bez pisemnej zgody i wspólnego obrazu celów pracownika, sukces dla pracownika jest mało prawdopodobny.
Podczas przygotowywania i ustalania celów musisz jasno określić, w jaki sposób ocenisz wydajność pracownika. Opisz dokładnie, czego szukasz od pracownika i dokładnie w jaki sposób ocenisz wydajność. Porozmawiaj z pracownikiem o jej roli w procesie oceny. Jeśli proces oceny wydajności Twojej organizacji obejmuje samoocenę pracownika , udostępnij formularz i porozmawiaj o tym, co pociąga za sobą samoocena.
Udostępnianie formatu przeglądu wydajności
Upewnij się, że udostępniasz pracownikowi formularz oceny skuteczności , więc nie jest zaskoczona pod koniec okresu sprawdzania wydajności. Istotnym elementem tej dyskusji ewaluacyjnej jest udostępnienie pracownikowi informacji o tym, w jaki sposób Twoja organizacja oceni wydajność.
Pracownik musi zrozumieć, że jeśli robi to, czego się oczekuje, będzie uważany za wykonawcę.
W niektórych organizacjach, które oceniają pracowników, jest to odpowiednik trzech na pięciostopniowej skali. Pracownik musi zrobić więcej, niż tylko wykonywać, aby zostać uznanym za wybitnego pracownika.
Unikaj rogów i efektu halo, w którym wszystko omawiane podczas spotkania wiąże się z pozytywnymi i negatywnymi ostatnimi wydarzeniami. Ostatnie wydarzenia zmieniają kolorystykę oceny wydajności pracownika. Zamiast tego jesteś odpowiedzialny za dokumentowanie pozytywnych zdarzeń, takich jak ukończone projekty, oraz negatywnych zdarzeń, takich jak nieodebrane terminy, w całym okresie objętym przeglądem wydajności.
(W niektórych organizacjach są one nazywane krytycznymi raportami o incydentach.) Poproś pracownika, aby zrobił to samo, aby wspólnie opracować kompleksowe spojrzenie na wyniki pracownika w okresie, który obejmuje twoja dyskusja.
Zastrzeżenia opinii
Pozyskuj opinie od współpracowników, którzy ściśle współpracowali z pracownikiem. Czasami nazywany jest 360-stopniową informacją zwrotną, ponieważ uzyskujesz informacje zwrotne od pracownika od swojego szefa, współpracowników i innych pracowników raportujących. Dzięki tym informacjom możesz poszerzyć informacje o skuteczności, które zapewniasz pracownikowi.
Zacznij od nieformalnych dyskusji, aby uzyskać informacje zwrotne. Zastanów się nad opracowaniem formatu, aby opinie były łatwe do odczytania i udostępnienia menedżerowi. Jeśli Twoja firma korzysta z formularza, który wypełniasz przed spotkaniem, przekaż ocenę wydajności pracownikowi przed spotkaniem. Pozwala to pracownikowi przetrawić zawartość przed omówieniem szczegółów z tobą. Ten prosty gest może usunąć wiele emocji i dramatów ze spotkania oceny wydajności.
Przygotowanie do dyskusji
Przygotuj się do dyskusji z pracownikiem. Nigdy nie przystępuj do przeglądu wydajności bez przygotowania. Jeśli to zrobisz, przeglądy wydajności zakończy się niepowodzeniem. Będziesz tęsknił za kluczowymi możliwościami informacji zwrotnej i poprawy, a pracownik nie będzie czuł się zachęcany do swoich sukcesów. Dokumentacja , którą prowadziłeś w okresie oceny wydajności, służy ci dobrze, przygotowując się do oceny wydajności pracownika.
W razie potrzeby ćwicz podejścia z personelem działu kadr, współpracownikiem lub menedżerem. Notatki Jot z głównymi punktami sprzężenia zwrotnego. Dodaj punkty, które jasno ilustrują punkt, który chcesz przekazać pracownikowi. Im więcej możesz zidentyfikować wzorce i podać przykłady, tym lepiej pracownik zrozumie i będzie mógł działać w oparciu o opinie.
Spotkanie z pracownikiem
Kiedy spotykasz się z pracownikiem, poświęć czas na pozytywne aspekty jego działania. W większości przypadków omówienie pozytywnych składników wydajności pracownika powinno zająć więcej czasu niż negatywnych składników.
Dla ponadprzeciętnych pracowników wykonujących pracę i twoich skutecznych pracowników pozytywne opinie i dyskusje na temat tego, w jaki sposób pracownik może nadal zwiększać swoje wyniki, powinny stanowić większość dyskusji. Pracownik uzna to za satysfakcjonujące i motywujące.
Żadna wydajność pracownika nie jest całkowicie negatywna - jeśli tak, dlaczego pracownik nadal pracuje dla Twojej organizacji? Ale nie zaniedbuj również obszarów wymagających poprawy. Specjalnie dla niedoświadczonego pracownika, mów bezpośrednio i nie męczcie słów. Jeśli nie jesteś bezpośredni, pracownik nie zrozumie powagi sytuacji wydajności. Użyj przykładów z całego okresu objętego przeglądem wydajności.
Rozmowa jest kluczem do wydajnego spotkania wydajności
Duch, w którym podchodzisz do tej rozmowy, sprawi, że różnica będzie skuteczna. Jeśli twoja intencja jest autentyczna, aby pomóc pracownikowi w poprawie, a masz pozytywne relacje z pracownikiem, rozmowa jest łatwiejsza i bardziej efektywna.
Pracownik musi ufać, że chcesz pomóc mu poprawić jego wydajność. Musi usłyszeć, jak mówisz, że masz zaufanie do jego zdolności do poprawy. Pomaga mu to uwierzyć, że ma zdolność i wsparcie niezbędne do poprawy.
Konwersacja jest słowem kluczowym podczas definiowania spotkania sprawdzania wydajności. Jeśli robisz wszystkie rozmowy lub spotkanie staje się wykładem, ocena wydajności jest mniej skuteczna. Pracownik poczuje się tak, jakby go okrzyknięto i niesprawiedliwie potraktowano. Nie jest tak, jak chcesz, aby pracownicy czuli się, gdy opuszczają recenzje swoich wyników.
Chcesz pracownika, który jest zmotywowany i podekscytowany swoją zdolnością do dalszego rozwoju, rozwoju i wkładu. Celuj w spotkania z oceną wydajności, w których pracownik rozmawia przez ponad połowę czasu. Możesz zachęcić tę rozmowę, zadając takie pytania.
- Czego oczekujesz od najtrudniejszych celów w tym kwartale?
- Jakie wsparcie może zapewnić ci dział, który pomoże ci osiągnąć te cele?
- Jakie są twoje nadzieje na twoje osiągnięcia w naszej firmie w tym roku?
- Jak mogę być lepszym menedżerem dla ciebie?
- Jak często chcesz otrzymywać opinie?
- Jakiego rodzaju harmonogramu możemy skonfigurować, aby nie poczuć się mikroporterem, ale otrzymuję informację zwrotną, która jest mi potrzebna, jeśli chodzi o postępy w osiąganiu celów?
- Jaki byłby przydatny program naszych cotygodniowych spotkań jeden-na-jeden ?
Jeśli weźmiesz pod uwagę te wskazówki dotyczące oceny wydajności i zastosujesz te zalecenia podczas spotkań dotyczących oceny wydajności, opracujesz ważne narzędzie do zarządzania torbą narzędzi zarządzania. Przegląd wydajności może poprawić twoje relacje z pracownikami, poprawić wydajność Twojej organizacji i znacząco poprawić komunikację między pracownikiem a menedżerem - dobrodziejstwem dla klientów i relacji służbowych.