Jeśli szukasz tego typu pracy, możesz znacznie zwiększyć swoje szanse, wiedząc, które z Twoich umiejętności i doświadczeń podkreślają podczas procesu aplikacji i rozmowy.
Jak korzystać z list umiejętności
Przejrzyj listę poszukiwanych umiejętności. Może się okazać, że masz ich więcej, niż myślałeś. Używaj nazw odpowiednich umiejętności jako słów kluczowych w swoim CV i liście motywacyjnym , aby osoba nadzorująca zatrudnienie mogła wyraźnie zobaczyć, że masz to, czego szuka. Uważnie przeczytaj opis stanowiska, aby wiedzieć, jakie umiejętności są najważniejsze dla przyszłego pracodawcy. Badanie pomaga również firmie.
Kiedy przygotowujesz się do rozmowy kwalifikacyjnej , przygotuj co najmniej jeden konkretny przykład czasu, w którym zademonstrowałeś każdą z umiejętności, które zamierzasz omówić. Nie oczekuj, że uwierzą ci na słowo.
Możesz również przejrzeć nasze listy umiejętności wymienione według stanowiska i rodzajów umiejętności .
Przykłady umiejętności Office Managera
Nie wszystkie stanowiska menedżera biura wymagają dokładnie tego samego zestawu umiejętności . Wiele będzie zależeć od tego, ilu asystentów biurowych trzeba nadzorować, ilu ludzi korzysta z biura, którym zarządzasz, i jakie rodzaje oprogramowania i innych systemów używa twój pracodawca.
Ale są pewne umiejętności, których praktycznie wszyscy efektywni menedżerowie biura mają i nie mogą obejść się bez nich.
Umiejętności administracyjne
Jako kierownik biura będziesz odpowiedzialny za wykonanie kilku zadań administracyjnych . Należą do nich zatrudnianie i zwalnianie pracowników, przeprowadzanie ocen wydajności, szkolenie nowych pracowników i nadzorowanie innych.
Zatwierdzenie formalnych zapotrzebowań, prowadzenie ogólnych operacji biznesowych oraz prowadzenie dokumentacji i dokumentacji personelu może również należeć do Twojej jurysdykcji.
Będziesz musiał także zaplanować, przejąć przetwarzanie poczty, zaplanować i uczestniczyć w spotkaniach. Możesz zostać wezwany do praktykowania rozwiązywania konfliktów , delegowania pracy i bycia politykiem oraz decydentem .
Umiejętności analityczne
Częścią twojej pracy będzie znalezienie sposobów lepszego wykonywania pracy. Jeśli potrafisz zidentyfikować nieefektywne działanie biura i rozwiązania, możesz zaoszczędzić pracodawcy dużo pieniędzy i uratować swoich kolegów z dużo większym obciążeniem. Wspaniały menadżer biura zawsze będzie się zastanawiał nad procesem, praktykami i procedurami "czy to ma sens? Czy to jest najlepsze, co możemy zrobić? "Oto lista umiejętności analitycznych, które możesz uwzględnić w swoim CV.
Dbałość o szczegóły
Jako kierownik biura, groźby znikają z tobą. Będziesz odpowiedzialny za terminowe dostarczanie prawidłowych materiałów biurowych, prowadzenie dokumentacji dokładnie i w sposób zorganizowany oraz śledzenie potrzeb i problemów wszystkich osób w biurze. Jeśli zrobisz to dobrze, biuro zdaje się działać samo. Jeśli zauważysz mały szczegół, inne osoby mogą nie być w stanie wykonywać swojej pracy.
Umiejętności komunikacyjne
Podobnie jak asystenci biurowi, często jesteś jedną z pierwszych osób, które odwiedzają nas odwiedzający, a ty możesz czasami być jedyną osobą, którą widzą, jeśli jest to profesjonalista, którego biuro się znajduje. Dlatego musisz działać jako skuteczny recepcjonista, wykonując jednocześnie inne obowiązki.
Możesz również być podstawowym punktem połączenia pomiędzy różnymi osobami, które korzystają z biura, a także między biurem a innymi osobami w obrębie tej samej organizacji. Być może będziesz musiał ćwiczyć rozwiązywanie konfliktów . Zdecydowanie będziesz musiał delegować pracę. Wszystko to składa się na wiele komunikacji, zarówno pisemnej, jak i słownej, z których wszystkie muszą być zawsze dokładne, skuteczne, przyjazne i profesjonalne.
Znajomość obsługi komputera
Ważne jest, aby menedżerowie biur mieli szeroki zakres umiejętności obsługi komputera .
Szczegóły będą zależeć od twojego pracodawcy, ale będą obejmować wprowadzanie danych, arkusze kalkulacyjne i ogólne zadania IT.
Zarządzanie biurami może być ogromną odpowiedzialnością. Menedżerowie biura zazwyczaj pracują na szczycie organizacji, z rękami w każdym aspekcie firmy. Jeśli ta centralna rola ci się spodoba, przejrzyj naszą listę umiejętności, aby sprawdzić, czy może to być dla ciebie kariera.
Sprawy finansowe
Twoje obowiązki mogą obejmować księgowość, fakturowanie, budżetowanie i księgowość. Możesz być również zobowiązany do obsługi list płac, drobnych pieniędzy i książek QuickBook . Kwartalne i półroczne raporty mogą również należeć do zakresu obowiązków. Przynajmniej, jeśli twoje biuro w ogóle zarabia pieniądze, będziesz ostatecznie odpowiedzialny za zapewnienie, że jest dobrze traktowany
Umiejętności kierownicze
Jako kierownik tego, co może być dużą grupą asystentów biurowych, musisz motywować i koordynować wszystkich. Będziesz musiał poprowadzić pracę zespołową . Twoja praca będzie polegać na wyznaczeniu standardu dla pracy wszystkich innych i upewnieniu się, że te standardy są spełnione. Często prowadzi to do pomagania innym ludziom w rozwoju kariery zawodowej, a także do ułatwiania ludziom samodzielnego rozpoczynania pracy i wzajemnej dobrej komunikacji.
Umiejętności społeczne
Umiejętności interpersonalne odgrywają dużą rolę w byciu kierownikiem biura. Będziesz musiał mieć pozytywne nastawienie, witać gości i angażować się w pracę zespołową .
Różne mocne strony
Menedżerowie biura mają zazwyczaj różne umiejętności, które pomagają im wykonywać swoją pracę. Obejmuje to zwracanie uwagi na szczegóły, a przede wszystkim elastyczność w zakresie zadań, które należy wykonać i niezawodności.
Kierownicy biur także powinni być networkerami, myślicielami logicznymi , wielozadaniowymi i rozwiązującymi problemy . Zarządzanie czasem i organizacja powinny być drugą naturą dla osób pełniących tę funkcję.