Różnica polega na tym, że asystenci osobiści pomagają tylko jednej osobie, a także mogą pomagać w osobistych zadaniach, takich jak robienie zakupów lub planowanie spotkań towarzyskich.
Niektóre osoby delegują pracę projektową swoim asystentom lub mają asystentów przy ich zastępowaniu pod ich nieobecność.
Wymagania dotyczące stanowiska dla asystentów osobistych
Chociaż nie ma ustalonego minimalnego wymogu dla asystentów osobistych w zakresie wykształcenia, pomaga pomoc w pracy służbowej lub administracyjnej. Drugi lub trzeci język może być również ważny w niektórych przypadkach. Generalnie umiejętności, które posiadasz, są ważniejsze niż twoje wykształcenie. Omówienie niektórych z tych niezbędnych umiejętności może pomóc w podjęciu decyzji, czy ten rodzaj pracy jest dla Ciebie.
Oto lista umiejętności asystenta osobistego na życiorysy, listy motywacyjne, podania o pracę i wywiady. Wymagane umiejętności będą się różnić w zależności od stanowiska, o które aplikujesz, a także przejrzyj listę umiejętności wymienionych na liście według stanowiska i rodzaju umiejętności . Przejrzyj tę listę i sprawdź, czy wykorzystałeś te umiejętności w poprzednich zadaniach lub czy nabrałeś ich przez szkolenie.
Zrób notatki, kiedy i jak wykorzystałeś lub rozwinąłeś te umiejętności.
Następnie dodaj je do swojego CV i listu motywacyjnego lub bądź przydatny do wypełniania wniosków o pracę. Ludzie, którzy przesyłają aplikacje, często szukają kluczowych umiejętności. Dopasuj swoje umiejętności do tych, które zostały zaksięgowane jako wymagane do pracy. Następnie upewnij się, że są one wymienione w liście przewodnim i wymienione w twoim CV.
Powinieneś także opracować odpowiedzi na rozmowę o tym, w jaki sposób wykorzystałeś swoje umiejętności na poprzednich pozycjach. Podaj przykład rozwiązania problemu w miejscu pracy przy użyciu jednej lub kilku z tych umiejętności. Pokaż, jak wykorzystanie umiejętności przyczyniło się do sukcesu projektu.
Przykłady osobistych umiejętności asystenta
Ta lista nie jest wyczerpująca, ale zawiera niektóre z najważniejszych, poszukiwanych umiejętności dla osobistych asystentów.
Organizacja i zarządzanie czasem
Jako osobisty asystent, duża część twojej pracy będzie polegać na tym, aby ktoś inny był zorganizowany i zaplanowany. Musisz więc być dobrze zorganizowany. Na szczęście można się nauczyć organizacji . Istnieją specyficzne techniki, które można dostosować, aby zwiększyć efektywność wykorzystania czasu i utrzymać porządek w swoim życiu i zarządzaniu.
Komunikacja pisemna i werbalna
Będziesz musiał zrozumieć i postępować zgodnie z instrukcjami, a będziesz musiał przekazywać informacje jasno i szczerze. W zależności od szczegółów Twojej pozycji możesz również powitać klientów, odpowiadać na korespondencję lub tworzyć raporty i prezentacje. Wszystkie te zadania wymagają najwyższej klasy umiejętności komunikacyjnych, w tym mówienia i pisania, słuchania i czytania.
Dokładność i dbałość o szczegóły
Dbałość o szczegóły jest kluczowym elementem zarówno dobrze zorganizowanej komunikacji, jak i dobrej komunikacji.
Niejasność lub niedokładność powodują w najlepszym przypadku nieskuteczność, a także mogą powodować poważne błędy lub zrażać kolegów z pracy.
Znajomość odpowiedniego oprogramowania
To, z którym oprogramowaniem będziesz musiał sobie poradzić, może się różnić, ale najprawdopodobniej będzie obejmowało przetwarzanie tekstu, arkusze kalkulacyjne, bazy danych, kalendarze, publikowanie pulpitu i PowerPoint lub coś podobnego. Możliwość zapewnienia przynajmniej minimalnego wsparcia technicznego to plus. Być może będziesz musiał ocenić kilka różnych programów i aplikacji, które wybierzesz dla siebie, co zapewni najlepsze narzędzia do realizacji celów twojego menedżera. Zawsze Twoim zadaniem jest ułatwianie i upraszczanie pracy Twojego menedżera, co może wymagać wielu problemów.
Takt i Dyskrecja
Jako osobisty asystent będziesz często narażony na wrażliwe materiały, od tajemnic handlowych po bardzo osobiste informacje, które będziesz musiał zachować w tajemnicy.
Powiązaną umiejętnością jest takt, umiejętność łagodnego reagowania na informacje, które inni mogą uznać za trudne lub kłopotliwe. Innymi słowy, musisz być osobą bezpieczną, aby twój menedżer był podatny na ataki. W końcu tylko ty wiesz, ile potrzebujesz pomocy.
Osobista lista umiejętności asystenta
Umiejętności administracyjne
Umiejętności te są często częścią opisu stanowiska dla osobistego asystenta lub mają wartość dodaną. Twój pracodawca może potrzebować kogoś, kto może dla niej wykonać te zadania.
- Administracyjny
- Nominacje
- Korespondencja
- Źle
- Wydarzenia
- Planowanie wydarzenia
- Odkładanie do akt
- Procedury wykonawcze
- Utrzymywanie harmonogramów
- Spotkania
- Zarządzanie biurem
- Zarządzanie projektem
- Badania
- Planowanie
- Biorąc dyktando
- Odbieranie wiadomości
- Robić notatki
- Organizacja podróży
- Planowanie podróży
Umiejętności komunikacyjne
Jako osobisty asystent, wszystkie aspekty komunikacji są ważne dla tego zadania. Przygotuj się na pokazanie swoich doświadczeń lub treningu.
- Odbierz telefon
- Komunikacja
- Powitanie odwiedzających
- Obsługa zapytań
- Networking
- Komunikacja niewerbalna
- Screening Calls
- Komunikacja słowna
- Pisemne komunikaty
Umiejętności finansowe
Czy masz doświadczenie lub przeszkolenie w zakresie tych zadań?
- Rachunkowość
- Asygnowanie
- Nabywczy
- Pozyskiwanie
- Zakupy
Umiejętności technologiczne
Czy potrafisz korzystać z różnych platform i urządzeń i rozwiązywać podstawowe problemy?
- Komputer (PC, Mac, tablet)
- Zarządzania bazami danych
- Microsoft Office
- Przygotowanie prezentacji
- Raporty
- Przetwarzanie tekstu
Osobiste umiejętności mistrzowskie
Umiejętności te są często częścią twojej osobowości. Pokaż, w jaki sposób je wykorzystałeś i jak je opracowałeś.
- Poufność
- Dyplomatyczny
- Dyskrecja
- Elastyczność
- Interpersonal
- Wielozadaniowość
- Organizacja
- Pozytywne nastawienie
- Rozwiązywanie problemów
- Profesjonalna postawa
- Samozmotywowany
- Gracz zespołowy
- Zarządzanie czasem
- Pracować niezależnie
Jeśli nie wykorzystałeś tych umiejętności w poprzedniej pracy, spójrz, w jaki sposób opracowałeś je na ochotniczej lub nieodpłatnej pracy lub wykorzystaj je w życiu osobistym. Czy wykorzystujesz te umiejętności jako część społeczności wyznaniowej lub projektu studenckiego w szkole? Czy rozwinąłeś umiejętności jako część zespołu sportowego lub indywidualnego sportu? To doświadczenie może być również cenne i sprawi, że będziesz lepszym kandydatem na to stanowisko.
Przykładowe osobiste CV asystenta
W poniższym życiorysie próbnym opracowanym dla asystenta osobistego zwróć uwagę na to, jak wiele z wyżej wymienionych umiejętności zostało uwzględnionych w tekście - szczególnie w początkowym "Podsumowaniu kwalifikacji".
Karen O'Dell
2704 Hill Street
Columbia, MO 65203
karenodell@myemail.com
Telefon komórkowy: 870.123.4567
Osobisty asystent
Szczegółowy i wysoce zorganizowany asystent osobisty, dobrze zorientowany w zapewnieniu płynnego wsparcia dla kadry kierowniczej na poziomie C. Bezbłędnie i niezależnie wykonuje obowiązki administracyjne, związane z planowaniem, podróżowaniem, robieniem zakupów i planowaniem wydarzeń z łatwością i bez wysiłku. Kompetencje kluczowe:
- Administracja : przetwarzanie danych wrażliwych i przetwarzanie wszelkiej korespondencji i dyktowania przy zachowaniu bezkompromisowej integralności i poufności. Zapewnienie środowiska bez stresu dla podejmowania decyzji przez kierownictwo poprzez proaktywną koordynację spotkań i wydarzeń specjalnych oraz rozwiązywanie komplikacji na etapach tworzenia.
- Komunikacja: z łatwością buduj relacje z klientami, dostawcami i interesariuszami projektu osobiście i na piśmie. Adept w tworzeniu sieci dyplomatycznie między stronami w celu zapewnienia wysokiej jakości realizacji projektów i wydarzeń.
- Administracja finansowa: Potrafi wykorzystać edukację w rachunkowości, aby dokładnie zbilansować książki i wykonywać funkcje budżetowania i zakupów.
- Kluczowe atuty: Pozytywny i profesjonalnie przygotowany w zachowaniu, z umiejętnością wpajania zaufania i zaangażowania innych. Do kompetencji technicznych należą pakiet Microsoft Office, QuickBooks i Adobe Creative Suite. Biegle w języku hiszpańskim.
Glengarry Incorporated, Columbia, MO
Osobisty asystent prezydenta (20XX do przedstawienia)
Zapewnienie wszechstronnego wsparcia administracyjnego i osobistego założycielowi butiku doradztwa finansowego, z zakresem odpowiedzialności obejmującym dyktowanie, korespondencję, zarządzanie biurem, relacje z dostawcami, planowanie spotkań, koordynację podróży i funkcje planowania zdarzeń.
- Zaplanowano wszystkie szczegóły dotyczące odnoszących sukcesy wydarzeń związanych z relacjami z klientami, w tym weekendów golfowych i tenisowych, seminariów dotyczących planowania finansowego i bankietów dla akcjonariuszy.
- Pozyskiwanie i zabezpieczanie opłacalnych dostawców usług turystycznych i rozrywkowych, zmniejszając wydatki na podróże o 15%.
- Wykorzystano pakiet Adobe Creative Suite do tworzenia atrakcyjnych wizualnie nowych broszur marketingowych i miesięcznego biuletynu.
Creekside Accounting, Columbia, MO
Asystent administracyjny (od 20XX do 20XX)
Służyła jako asystent administracyjny w grupie trzech CPA. Witał klientów i zebrał osobiste dane kontaktowe i finansowe; zorganizowane pliki klienta. Zaplanowano i sporządzono notatki na spotkaniach, obsłużono telefony i przetwarzano korespondencję.
- Często polecany zarówno przez klientów, jak i pracodawców, za wesołe zachowanie i dużą dbałość o szczegóły.
- Pomógł w szkoleniu zarówno klientów, jak i nowych pracowników przy użyciu oprogramowania do zarządzania podatkami.
Edukacja
BS w Business Administration (Minor: Accounting); 3,52 GPA
University of Missouri, Columbia, MO
Drużyna tenisowa, Kappa Alpha Theta Sorority, Klub Toastmasters, rok za granicą w Madrycie, Hiszpania