Kluczowe umiejętności do CV, listów motywacyjnych i wywiadów
Podczas gdy wiele firm oczekuje, że asystenci wykonaw- cy ukończyli odpowiednie zajęcia w college'u, niewielu wymaga dyplomu. Duże znaczenie ma odpowiednie doświadczenie zawodowe, najlepiej kilka lat jako asystent wykonawczy lub administracyjny.
Obowiązki asystenta wykonawczego
Obowiązki asystenta kierowniczego obejmują takie same obowiązki jak asystent administracyjny: wykonywanie i odbieranie połączeń telefonicznych; wysyłanie notatek, e-maili i listów w imieniu władzy wykonawczej; przyjmowanie gości i planowanie obsługi. Ale działają też jako strażnik, podejmując decyzje o tym, kto ma dostęp do władzy wykonawczej i jakie informacje otrzymuje kierownictwo.
Często prowadzą badania i przygotowują raporty, które mają wpływ na politykę firmy. Te obowiązki oznaczają, że asystenci wykonawczy muszą dokładnie zrozumieć pracę swojego pracodawcy. W rezultacie ci pracownicy mogą również pełnić funkcję łącznika między władzą wykonawczą a resztą personelu biurowego.
Jak korzystać z list umiejętności
Pamiętaj, aby napisać list motywacyjny i wznowić, aby podkreślić umiejętności, których chce twój przyszły pracodawca. Możesz skorzystać z poniższej listy, aby dowiedzieć się, jakie są pożądane umiejętności, ale pamiętaj, aby zawsze dokładnie przeczytać opis stanowiska, ponieważ nie wszystkie firmy szukają tego samego u asystenta wykonawczego.
Sprawdź także nasze kompilacje umiejętności wymienionych według stanowiska i rodzajów umiejętności . Przygotowując się do rozmowy kwalifikacyjnej , należy podać przykłady konkretnych czasów, w których uosabiałeś różne umiejętności, których chce twój przyszły pracodawca.
Przykłady umiejętności asystenta wykonawczego
Poniższa lista nie jest wyczerpująca, a wymagane umiejętności mogą się nieznacznie różnić w zależności od firmy, a nawet od jednego biura do drugiego w ramach tej samej firmy. Niemniej jednak, większość najważniejszych i poszukiwanych umiejętności, które musi mieć przyszły asystent wykonawczy, znajduje się tutaj.
Znajomość umiejętności pisania i pisania werbalnego
Jednym ze sposobów myślenia o roli asystenta wykonawczego jest w istocie, jako specjalistka od komunikacji. Znaczna część pracy obejmuje komunikację i koordynację z ludźmi w całej firmie, a czasami także z klientami, w zależności od rodzaju działalności. Zdolność do bycia profesjonalnym, jasnym, elokwentnym i dokładnym, zarówno w formie ustnej, jak i pisemnej, jest na szczycie listy wymagań dotyczących nienagannych umiejętności komunikacyjnych .
Znajomość obsługi komputera
Asystenci wykonawczy potrzebują czegoś więcej niż tylko biegłości w zakresie przetwarzania tekstów i arkuszy kalkulacyjnych. Niezbędne umiejętności komputerowe obejmują również możliwość konfigurowania i utrzymywania systemów pocztowych, systemów wymiany plików i kalendarzy, a także biegłość w oprogramowaniu statystycznym, oprogramowaniu do publikowania i bazach danych.
Bycie własnym specjalistą od wsparcia technicznego jest zawsze dodatkowym atutem, zwłaszcza, że od asystentów wykonawczych oczekuje się, że zrobią wszystko, od naprawy drukarki po sugerowanie nowego oprogramowania.
Umiejętności interpersonalne
Silne umiejętności interpersonalne to także konieczność interakcji z klientami, szkolenia innych pracowników administracyjnych oraz pracy z dyrektorami generalnymi i menedżerami najwyższego szczebla. Ponieważ asystenci wykonawczy często obsługują poufne dane firmy, ważne jest, aby nie tylko zachować odpowiednią poufność, ale także zawsze zachowywać się w sposób sugerujący osobistą dyskrecję i uczciwość. Krótko mówiąc, konieczne jest wzbudzenie zaufania.
Zarządzanie czasem
Asystent wykonawczy nie tylko musi dobrze radzić sobie z czasem, ale także szefem. Oznacza to koordynację potrzeb i wymagań wielu osób w celu stworzenia realistycznego harmonogramu, a następnie często zmienianie tego harmonogramu w krótkim czasie w przypadku zmiany sytuacji.
Praca może równie dobrze obejmować taktowne upewnianie się, że osoba wykonawcza pozostaje w harmonogramie, bez rozpraszania uwagi.
Umiejętności badawcze
Badania same w sobie to umiejętność, wymagająca znajomości wielu wyszukiwarek, a także zasobów informacyjnych, które są istotne w konkretnych obszarach zainteresowania firmy. Bez tych umiejętności asystent wykonawczy nie byłby w stanie przygotować raportów potrzebnych kadrze kierowniczej.
Lista umiejętności asystenta wykonawczego
Umiejętności techniczne
- Koordynowanie połączeń konferencyjnych wideo i audio
- Tworzenie i utrzymywanie baz danych
- Microsoft Excel
- Microsoft Office
- Microsoft Outlook
- Microsoft PowerPoint
- Microsoft Word
- Wyposażenie biura
Umiejętności administracyjne
- Księgowość / księgowość
- Wsparcie administracyjne
- Nominacje
- Zarządzanie kalendarzem
- Urzędniczy
- Relacje z klientami
- Projektowanie i utrzymywanie systemu archiwizacji
- Organizacja spotkań
- Obsługuj kalendarze
- Ewidencjonowanie
- Organizacja podróży
- Pisanie na maszynie
- Planowanie wydarzenia
- Przygotowywanie raportów
- Przetwarzanie raportów wydatków
- Korekta
- Planowanie
- Sporządzanie protokołów posiedzeń
Umiejętności komunikacyjne
- Korespondencja
- Obsługa klienta
- Zarządzanie relacjami z klientami
- Przetwarzanie połączeń telefonicznych i wniosków
- Pisemna / werbalna komunikacja
Cechy osobiste
- Precyzja
- Aktywne słuchanie
- Możliwość podążania za wskazówkami
- Zdolność do samodzielnej pracy
- Pewność siebie
- Analityczny
- Współpraca
- Energetyczny
- Dyplomatyczny
- Podejmowanie decyzji
- Rzetelność
- Szczegółowo zorientowany
- Elastyczność
- Podążaj przez
- Inicjatywa
- Dobry osąd
- Motywowane
- Wielozadaniowość
- Utrzymywanie poufnych informacji
- Ostateczna data spotkania
- Priorytetyzacja
- Proaktywne
- Rozwiązywanie problemów
- Zarządzanie projektem
- Niezawodność
- Pewność siebie
- Self Directed
- Praca w zespole
- Zarządzanie czasem
- Szybko pracuję
- Dobrze działa pod ciśnieniem
Więcej o pracy i umiejętnościach asystenta wykonawczego
- Jak zdobyć pracę jako asystent administracyjny
- Office Manager Skills
- 7 wskazówek dotyczących efektywnego zarządzania czasem
- Jak pracować szybciej i sprawniej