W coraz większej liczbie sektorów sekretarki posiadają stopień licencjata lub zdobywają specjalistyczne certyfikaty, takie jak akredytowany sekretarz prawny lub certyfikowany asystent administracyjny.
Wymagania dotyczące pracy dla sekretarzy / asystentów administracyjnych
Aby pracować na stanowisku administracyjnym , będziesz oczekiwał wygodnego korzystania z technologii na różne sposoby. Możesz być zmuszony do generowania dokumentów, tworzenia prezentacji slajdów, tworzenia arkuszy kalkulacyjnych, zarządzania bazami danych i utrzymywania stron internetowych. Powinieneś czuć się komfortowo używając pakietu Microsoft Office, poczty e-mail i Internetu. W przypadku pracy w małej firmie może być konieczne zapoznanie się z QuickBooks lub innymi programami do księgowania.
Niezbędna jest dobra umiejętność komunikacji werbalnej i pisemnej. Podczas pracy w biurze musisz być zorientowany na szczegóły i posiadać umiejętności korekty. Powinieneś dobrze władać językiem angielskim, w tym umiejętności pisania / edytowania. Niektóre obowiązki związane z pracą mogą obejmować tworzenie dokumentów i / lub stron internetowych. Konieczne będzie wygodne przeglądanie lub komponowanie komunikacji lub treści internetowych.
Rola kierownika biura może być częścią twoich obowiązków. Aby odnieść sukces jako menedżer, musisz mieć możliwość pracy wielozadaniowej i dobrze zorganizowanej. Jako menedżer często planujesz wydarzenia dla pracowników, takie jak nagrody za kolacje i wydarzenia związane z pozyskiwaniem funduszy lub zaplanujesz spotkania z klientami i ustalasz harmonogramy dla swoich współpracowników.
Jak znaleźć pracę jako sekretarz / asystent administracyjny
Przed rozpoczęciem wyszukiwania należy zebrać referencje od poprzednich pracodawców. Jeśli nie masz dużego doświadczenia zawodowego, możesz użyć osobistego odniesienia .
Pracodawcy zatrudniający sekretarza lub asystenta administracyjnego szukają osoby, z którą mogą wygodnie pracować, która dobrze wtopi się w kontakt z innymi pracownikami i którym można zaufać za pomocą poufnych informacji. Mocne listy polecające mogą wykazać te cechy.
Wejdź do sieci, aby uzyskać informacje o otwarciu ofert pracy. Sięgnij do kontaktów na Facebooku i LinkedIn, znajomych z rodziny, sąsiadów i byłych pracodawców, i daj im znać, że z pewnością docenisz wstępy każdemu, kogo znają, może zatrudnić.
Jeśli koncentrujesz się na wyszukiwaniu w sektorze, takim jak prawo, medycyna, wydawnictwo lub szkolnictwo wyższe, poproś swoich znajomych o skierowanie do specjalistów, których znają w tych obszarach zatrudnienia.
Zastosowanie w osobie
Będziesz przedstawicielem firmy, która zatrudnia ciebie i często zapewnia pierwsze wrażenie klientom lub klientom. Oznacza to, że czysty wizerunek i silne umiejętności interpersonalne są ważne dla sekretarzy i asystentów administracyjnych.
Jeśli możesz znaleźć sposób na zauważenie przez potencjalnych pracodawców, może dać ci przewagę jako kandydata. Wraz z listami polecającymi i wznowieniem pracy odwiedź lokalne organizacje i firmy. Oto jak osobiście ubiegać się o pracę .
Uratuj odźwiernych i zapytaj, czy możesz porozmawiać z jednym z przełożonych lub menedżerami na temat stanowisk personelu pomocniczego w organizacji. Jeśli menedżerowie są niedostępni, powiedz recepcjonistce kilka kluczowych faktów na temat twoich poświadczeń i zapytaj, czy mogą być na tyle uprzejmi, aby udostępnić swoje CV swoim szefom.
Wyszukaj oferty pracy online
Wykonaj wyszukiwanie ofert pracy w Google za pomocą słów kluczowych, takich jak asystent administracyjny, asystent marketingu, asystent redaktora, sekretarka medyczna, sekretarz prawny i asystent biurowy w celu generowania ofert pracy. Wiele stanowisk administracyjnych będzie również reklamowanych w dziale zatrudnienia na stronie internetowej dla lokalnej gazety lub Izby Handlowej.
Wywiady dotyczące pracy asystenta administracyjnego
Twój osobisty wizerunek i umiejętności interpersonalne będą oceniane przez pracodawców podczas wywiadu na otwartą pozycję. Upewnij się, że jesteś nienagannie ubrany i zadbany. Pozdrów swojego rozmówcę ciepłym uśmiechem i stanowczym uściskiem dłoni. Nawiąż kontakt wzrokowy z każdym z rozmówców w sytuacjach grupowych.
Przygotuj się na rozmowę, badając biznes z wyprzedzeniem. Dowiedz się, co robią w biurze i kim jest ich klientela. Przygotuj się także do sprzedaży samemu, podkreślając 5 - 7 aktywów, które umożliwią Ci efektywne pełnienie roli sekretarza lub asystenta administracyjnego w organizacji. W przypadku każdego zasobu, o którym wspomniałeś, przygotuj się na rolę, projekt lub pracę, w której zastosujesz tę siłę i uzyskasz pozytywne wyniki.
Opowiadanie tych historii o tym, jak udało Ci się osiągnąć sukces w przeszłości, może pomóc Ci przekonać pracodawców, że masz odpowiednie umiejętności, aby osiągnąć sukces. Uważnie przejrzyj reklamę lub opis stanowiska i zrób listę swoich preferencji / wymagań. Dla każdej kwalifikacji wymień przykład tego, jak wystawiłeś tę jakość lub zastosował tę umiejętność.
Przygotuj odpowiedzi na inne często zadawane pytania dotyczące wywiady administracyjnej, takie jak słabości i wyzwania, które spotkałeś w przeszłości. Pracodawcy będą prawdopodobnie pytać cię o relacje z przełożonymi w przeszłości, więc bądź gotów na odniesienie się do tego, jak dobrze pracujesz z szefami i skutecznie radzisz sobie z wyzwaniami osobowości i czy masz dostęp do tych referencji.
Kontynuacja po wywiadzie
Natychmiast po rozmowie składaj kartę z podziękowaniami lub list, który wyraźnie wskazuje, że chciałbyś pracować z tym pracodawcą. Wyraź, jak bardzo je doceniasz, poświęcając czas na spotkanie z Tobą i krótko wyjaśniając, jak doskonale pasujesz do stanowiska.
Jeśli spotkałeś się z wieloma ankieterami, spróbuj włączyć do każdej komunikacji coś innego, aby pokazać, że jesteś osobą niezwykle zmotywowaną i rozważną.