Komunikacja jest kluczowa, gdy chcesz, aby ludzie się zmieniali
Nie istnieje organizacja, w której pracownicy są całkowicie zadowoleni z komunikacji . Komunikacja jest jednym z najtrudniejszych problemów w organizacjach.
Jest to obszar, na który najczęściej skarżą się pracownicy podczas zmian organizacyjnych i codziennych operacji. Powód?
Skuteczna komunikacja wymaga czterech komponentów, które doskonale współdziałają w tworzeniu wspólnego znaczenia, ulubionej definicji komunikacji.
- Osoba wysyłająca wiadomość musi jasno i wyraźnie przedstawić komunikat oraz promieniować uczciwością i autentycznością.
- Osoba otrzymująca wiadomość musi zdecydować się słuchać, zadawać pytania dla jasności i ufać nadawcy wiadomości.
- Wybrana metoda dostawy musi odpowiadać okolicznościom i potrzebom zarówno nadawcy, jak i odbiorcy.
- Treść wiadomości musi rezonować i połączyć, na pewnym poziomie, z już posiadanymi przekonaniami odbiorcy. Musi zawierać informacje, które pracownik chce usłyszeć. Musi odpowiedzieć na najbardziej cenione i zadbane przez pracownika pytania.
- Biorąc to wszystko pod uwagę w komunikacji, to cud, że organizacje robią to dobrze.
Praktycy zarządzania zmianami przedstawili szeroką gamę sugestii dotyczących dobrego komunikowania się podczas wszelkich zmian organizacyjnych.
Zalecenia dotyczące komunikacji w celu efektywnego zarządzania zmianą
Opracuj pisemny plan komunikacji, aby upewnić się, że wszystkie poniższe czynności zachodzą w twoim procesie zarządzania zmianą.
- Komunikuj się konsekwentnie, często i za pośrednictwem wielu kanałów, w tym mówienia, pisania, wideo, szkoleń, grup dyskusyjnych, tablic ogłoszeń, intranetów i innych informacji o zmianie.
- Przekazuj wszystko, co wiadomo na temat zmian, tak szybko, jak tylko informacje są dostępne. (Wyjaśnij, że twoje nastawienie jest skierowane na natychmiastową komunikację, więc niektóre szczegóły mogą ulec zmianie w późniejszym terminie.) Powiedz ludziom, że twoim drugim wyborem jest utrzymywanie komunikacji, dopóki nie uzyskasz pozytywnej opinii na temat decyzji, celów i postępów. To katastrofalne w skutecznym zarządzaniu zmianami.
- Zapewnij znaczną ilość czasu, aby ludzie mogli zadawać pytania, prosić o wyjaśnienia i dostarczać informacji. Jeśli byłeś częścią scenariusza, w którym lider przedstawił zmiany, na przezroczystych foliach, do dużej grupy, a następnie uciekł, wiesz, co złego to jest dla integracji zmian. Ludzie muszą czuć się zaangażowani w zmianę. Zaangażowanie tworzy zaangażowanie - nic innego nie jest równie ważne w procesie zmian.
- Jasno przekazuj wizję , misję i cele związane z zarządzaniem zmianą. Pomóż ludziom zrozumieć, w jaki sposób te zmiany wpłyną na nich osobiście. (Jeśli nie pomożecie w tym procesie, ludzie stworzą własne historie, zwykle bardziej negatywne niż prawda).
- Rozpoznajcie, że prawdziwa komunikacja jest rozmową. Jest dwukierunkowy i musi prowadzić prawdziwa dyskusja. To nie może być tylko prezentacja.
- Przywódcy zmian lub sponsorzy muszą poświęcać czas na rozmowę jeden-na-jeden lub w małych grupach z osobami, od których oczekuje się wprowadzenia zmian.
- Przekazuj przyczyny zmian w taki sposób, aby ludzie rozumieli kontekst, cel i potrzebę. Praktycy nazwali to: "budowaniem pamiętnych, koncepcyjnych ram" i "tworzeniem teoretycznych ram dla wsparcia zmiany".
- Udziel odpowiedzi na pytania tylko wtedy, gdy znasz odpowiedź. Przywódcy niszczą swoją wiarygodność, gdy dostarczają niepoprawne informacje lub wydają się potykać lub cofają, gdy udzielają odpowiedzi. O wiele lepiej jest powiedzieć, że nie wiesz, i że spróbujesz się dowiedzieć.
- Przywódcy muszą słuchać. Unikaj defensywności, usprawiedliwiania i odpowiedzi udzielanych zbyt szybko. Działaj z zamyśleniem.
- Prowadź liderów i zmieniaj sponsorów, codziennie, gdy to możliwe, aby mieszać się z innymi w miejscu pracy.
- Organizuj interaktywne warsztaty i fora, na których wszyscy pracownicy mogą wspólnie analizować zmiany, jednocześnie ucząc się więcej. Skorzystaj ze szkolenia jako formy interaktywnej komunikacji i jako szansy dla ludzi na bezpieczne odkrywanie nowych zachowań i pomysłów dotyczących zarządzania zmianami i zmianami. Wszystkie poziomy organizacji muszą uczestniczyć w tych samych sesjach.
- Komunikacja powinna być proaktywna. Jeśli młyn plotek jest już w akcji, organizacja zbyt długo czekała na komunikację.
- Zapewnienie ludziom możliwości łączenia się ze sobą, zarówno formalnie, jak i nieformalnie, w celu dzielenia się pomysłami na temat zmian i zarządzania zmianą.
- Publicznie przejrzyj pomiary, które są stosowane do wyznaczania postępu w zarządzaniu zmianami i zmianach.
- Nagłośnienie nagród i uznania za pozytywne podejścia i osiągnięcia w zakresie zmian i zarządzania zmianami. Świętuj każdą małą wygraną publicznie.
Dodatkowe informacje na temat zarządzania zmianami
- Zmień, zmień, zmień: Zmień lekcje zarządzania z pola
- Executive Support and Leadership in Change Management
- Planowanie i analiza w zarządzaniu zmianami
- Zmień lekcje zarządzania na temat zaangażowania pracowników
- Zbuduj wsparcie dla efektywnego zarządzania zmianą
- Zmień wskazówki dotyczące zarządzania
- Zmień mądrość zarządzania